Red.es explica los pasos a seguir por ambas partes

Así deberán justificar los agentes digitalizadores las ayudas de Kit digital

Los agentes digitalizadores son los encargados de implantar la soluciones digitales a las empresas beneficiaras y de justificar la prestación del servicio.  

KIT DIGITAL CAMARA DE COMERCIO fotografiado por el fotografo Pablo Lorente
Así deberán justificar los autónomos y agentes digitalizadores el uso de las ayudas de Kit digital
Así deberán justificar los agentes digitalizadores las ayudas de Kit digital

El programa Kit Digital sigue en marcha tras casi un año desde su lanzamiento y cada vez más autónomos y pequeñas empresas se están beneficiando de estas ayudas para digitalizar su actividad. El Gobierno, a través de la entidad encargada de la gestión del Programa Red.es ya ha repartido más de 200.000 bonos para que alguna de las cerca de 10.500 empresas inscritas como agentes digitalizadores implanten soluciones tecnológicas en el negocio de los beneficiarios.

Ahora mismo, tras la última extensión del plazo de solicitud, los autónomos, pequeñas empresas y microempresas de menos de cincuenta empleados tienen todavía hasta diciembre de 2024 para tramitar su solicitud y acceder a un bono digital de 2.000, 6.000 o 12.000 euros, en función de su tamaño. Una vez hayan pedido la ayuda y les sea notificada su concesión, los plazos empezarán a correr y tanto el beneficiario como el agente digitalizador que haya elegido tendrán que ir pasando por distintas fases para implantar el servicio y justificar el uso de la ayuda.

A partir de la fecha en la que se notificó la concesión del Bono digital la pyme o autónomo contarán con seis meses para entrar en el catálogo de agentes digitalizadores de www.acelerapyme.gob.es y elegir a una de las cerca de 10.500 empresas disponibles que ofrecen sus servicios. 

Una vez hecho este trámite, tendrán que firmar un 'acuerdo de prestación de soluciones de digitalización' con uno o varios agentes que implanten las soluciones digitales y empezarán las siguientes fases del proceso: la implantación del servicio y la justificación de los acuerdos.

Red.es explica los pasos para justificar el uso de la ayuda de Kit Digital

Por ello, la entidad gestora del programa, Red.es, se ha encargado de informar a través de distintos vídeos divulgativos los pasos que hay que seguir en el proceso de justificación, uno de los que más dudas suscitan.

Según explican desde Red.es, es el agente digitalizador el que debe presentar la justificación del bono digital en nombre del beneficiario. El autónomo o pyme beneficiaria sólo tendrá que validar el documento electrónico cuando se lo haya enviado el digitalizador. 

Pasos para el agente digitalizador

El proceso empieza cuando el agente accede al espacio digitalizador de Red.es con su usuario. Desde la opción del menú de tramitación de acuerdos, se accede a las justificaciones. El usuario deberá entrar con su certificado digital y tras ello, podrá consultar las cincuenta justificaciones más recientes. 

Para iniciar una nueva justificación, el agente digitalizador deberá seleccionar la opción "iniciar nueva justificación". Para iniciarla es necesario contar con un acuerdo previamente validado. Hay un espacio para poner el número de acuerdo que se pretende justificar y hay que seleccionar la opción iniciar.

El formulario de la justificación consta de dos páginas.  En la parte superior de ambas se aprecia el número de la cuenta justificativa, el número del acuerdo, la categoría de la solución, así como el NIF de la pyme y el digitalizador. En la primera página se hace referencia a la memoria técnica y el agente deberá rellenar toda la información requerida en el formulario. Una vez completada debe guardar y pulsar en siguiente.

 La segunda pantalla hace referencia al desglose de todos los costes y las evidencias documentales. El usuario deberá introducir la descripción y el importe sin impuestos de los conceptos que aparecen en la tabla de desglose de costes. La suma de todos los costes deberá ser mayor o igual que el importe de la suma asociada al acuerdo.

Además la suma de todas las filas de la tabla deberán coincidir con el importe de la factura sin impuestos. Una vez completados todos los costes, se procederá a adjuntar la factura que tiene que coincidir con la suma de los costes. También habrá que añadir el justificante de abono que es un documento requerido en todas las categorías.

El beneficiario deberá firmar la justificación y enviarla de nuevo al agente

El último apartado es el correspondiente a las declaraciones responsables y conformidades expresas. La primera parte es para el para el agente digitalizador adherido. Una vez completado se pulsa a enviar a la pyme, y al hacerlo se volverá a validar el formulario completo mostrando errores si los hubiera.  En este momento la justificación es enviada a la pyme quedando 'pendiente de  conformidad por parte de la pyme'. En este estado se puede consultar toda la información pero no se puede editar.

Una vez validada la justificación por parte de la pyme, se podrá acceder a ella y ver que su estado ahora es pendiente de presentar. Accediendo a ella, en la segunda página ya se podrá consultar la memoria técnica, que se genera automáticamente, y habrá que firmarla y presentarla. La justificación en este momento pasa a estado "presentada" y se genera el justificante de presentación, que estará disponible en el apartado de documentos generados.

¿Cómo se puede subsanar una justificación de las ayudas de Kit digital con errores?

Aunque lo habitual es que el proceso de justificación acabe una vez enviada toda la documentación y firmas de los documentos, puede darse el caso de que haya errores. Red. es también explicó a través de un vídeo divulgativo los pasos para subsanarlos.

 

Al igual que en el proceso de presentación de la justificación, también será el agente digitalizador el que tiene que presentar la subsanación de la justificación del bono digital. Desde el espacio digitalizador, el usuario puede conocer las justificaciones pendientes de subsanar en el buzón de notificaciones o haciendo una búsqueda de las justificaciones que están en estado pendientes de subsanación.

Accediendo al buzón de notificaciones, se podrá consultar las notificaciones electrónicas recibidas, y en el concepto se podrá ver cuáles están relacionadas con las justificaciones pendientes de subsanar.

Además, desde el listado de justificaciones se puede acceder al buscador y realizar búsquedas avanzadas filtrando por cualquiera de los filtros de búsqueda. Buscando aquellas que tengan un estado de justificación igual a plazo abierto de subsanación se podrá acceder a las justificaciones en ese estado. Se debe seleccionar la justificación que se quiere corregir y se accederá al mismo formulario que estaba disponible en la presentación inicial. 

En este formulario están abiertas todas las secciones para que el agente digitalizador corrija los datos o aporte los documentos que se solicitan en el requerimiento de subsanación. La propia página ya avisa al principio de cada sección o bloque de la forma correcta de proceder mediante un aviso marcado en rojo. El usuario deberá corregir los datos indicados en el mensaje y/o anexar los documentos que faltan.  

El agente digitalizador deberá confirmar de nuevo su declaración responsable y a continuación enviar a la pyme. En este momento la justificación es enviada a la pyme y pasa de nuevo al estado pendiente de conformidad pyme.  Una vez más la empresa pasará a comprobar la justificación subsanada y una vez confirmada volverá al estado pendiente de presentar. Accediendo de nuevo a la justificación, el agente podrá firmarla con su certificado digital y la subsanación de la justificación quedará presentada.