Cómo pueden saber los autónomos si sus empleados están fichando en el trabajo y cumpliendo con la jornada laboral

Dos años y medio después de que entrara en vigor el Real Decreto ley 8/2019 que obliga a todos los autónomos y empleadores a registrar la jornada laboral de sus trabajadores, muchos negocios continúan incumpliendo esta medida. De hecho, en marzo de 2021, la cifra total de sanciones impuestas por la inspección a negocios a causa de no llevar a cabo el control horario superaba la friolera de 16 millones de euros, según la consultora WoltersKluwer.

La Inspección de Trabajo continúa llevando a cabo una labor exhaustiva para cerciorarse de que los negocios cumplen con el registro de la jornada, pudiendo imponer multas de hasta 6.250 euros por no hacerlo. Si bien es cierto que este control de las entradas y salidas se puede hacer de forma manual, los expertos recomiendan recurrir a programas especializados. Más aún cuando muchas de estas aplicaciones tienen funcionalidades que pueden resultar muy útiles, además del cumplimiento de la propia normativa.

Un ejemplo de ellos es la aplicación 'Reloj laboral', uno de los sistemas para fichar en el trabajo mejor valorados para cumplir y hacer cumplir esta normativa. La app no sólo pone a disposición de los autónomos un sistema que registra al detalle las entradas y salidas del puesto de trabajo de cada uno de sus trabajadores, sino que además le permite hacerlo por todo tipo de vías: desde la app en el móvil, ordenador, o hasta por llamada telefónica.

'El reloj laboral' para cumplir el registro horario, localizar a empleados o restringir dispositivos

La aplicación permite controlar los dispositivos de acceso y las ubicaciones geográficas desde donde han fichado los empleados. A través de un mapa de ubicación, la app permite controlar las ubicaciones de los empleados de forma diaria, visualizando los registros de entrada y de salida de forma individual o grupal.

También da la posibilidad de restringir dispositivos y ubicaciones, es decir, obligar a los empleados a registrar sus entradas y salidas sólo en determinadas ubicaciones, para asegurarse de que lo hacen desde su puesto de trabajo.

Mapa de ubicaciones y restricción de dispositivos 

Con el objetivo de que el empleador tenga un mayor control de su negocio, la aplicación permite restringir los dispositivos o ubicaciones desde donde pueden fichar los empleados. De este modo, sólo permite fichar desde aquellos dispositivos móviles, PC o teléfonos o desde el lugar de trabajo autorizado. Estas restricciones son independientes, de modo que el autónomo puede obligar a que sólo se fiche desde el móvil en la oficina o cualquier otro lugar de trabajo; o por ejemplo sólo permitir fichar desde el dispositivo ordenador. 

De este modo, todos los dispositivos usados para el fichaje laboral serán etiquetados automáticamente con el nombre del dispositivo (móvil, PC, navegador web, teléfono, tablet, etc.) y el nombre del empleado. Estas etiquetas son personalizables según las necesidades.

Por otra parte, a cada localización móvil que se registre se le añadirá una etiqueta personalizada con el nombre de la calle y población o con cualquier otro nombre que el empleador quiera darle para facilitar la identificación de cada lugar de trabajo. 

De hecho, la aplicación permite incluso mostrar información detallada de la geolocalización móvil de los trabajadores durante la jornada laboral. A través del mapa de ubicaciones, se pueden controlar las localizaciones de los empleados de forma diaria, visualizando los registros de entrada y de salida de forma individual o grupal. Debajo de dicho mapa se dispone de información tan importante para el autónomo -y la inspección- como las horas de registro, las entradas o salidas, el nombre del empleado o la ubicación exacta

Aplicaciones para fichar en el trabajo y controlar las horas

Además de estas funcionalidades, la aplicación permite a los autónomos y pymes elegir entre distintas formas de que los trabajadores fichen en el negocio, así como combinar los distintos tipos de sistemas de fichar en el trabajo, dependiendo si los empleados realizan su labor en la oficina, en la calle o teletrabajan desde sus casas.

El 'Reloj laboral' permite:

• Fichar en el trabajo a través del móvil:  La app genera un registro de entrada y salida de los empleados con la geolocalización móvil de los mismos. El autónomo puede ver  quién está trabajando, controlar y gestionar a los empleados, ver los registros diarios, o establecer horarios y preferencias de cada empleado o grupo
• Fichar en un grupo:  Un registro de asistencia que permite fichar las entradas y salidas con geolocalización de todos los empleados desde un único dispositivo: tablet, móvil u ordenador. 
•  Fichar en el ordenador: El empleado puede fichar en el PC de forma manual o automática cuando enciende o apaga el equipo informático. La aplicación de reloj es compatible con Windows, macOS y Linux.
•  Fichar desde el navegador web: Cada empleado debe ir a su control horario online para fichar con sus credenciales, una vez dentro de su panel de fichaje web solo tiene que ir al sistema de fichaje online y empezar a fichar por Internet o parar
• Fichar mediante llamada telefónica: El empleado puede fichar a través del teléfono mediante una llamada para registrar el inicio y final de la jornada laboral. Cuando realice la llamada escuchará una locución que le dirá que ha comenzado o ha terminado la jornada laboral.