El BOE publica los nuevos modelos de cuentas anuales para los negocios: éstas son las novedades

La Dirección General de la Seguridad Jurídica y Fe Pública publicó el pasado martes en el Boletín Oficial del Estado (BOE) la Resolución de 18 de mayo de 2023, referida a los modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación. Con ella, se aprueban para este año los modelos para que los negocios presenten sus cuentas de 2022 antes del próximo 30 de julio. Este año, estas cuentas han sufrido algunos cambios que afectarán a las pequeñas sociedades y microempresas regentadas por autónomos como, por ejemplo, la eliminación de la conocida Hoja COVID o la introducción de nuevos apartados obligatorios para informar del porcentaje de mujeres que hay en el órgano de Administración de la empresa.

La Ley de Sociedades de Capital recoge que las empresas españolas -sea cual sea su tamaño o actividad- deben presentar su informe anual de cuentas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a la aprobación de las mismas. Las empresas las aprueban durante el mes de junio y las depositan en julio, coincidiendo con el fin la campaña del Impuesto sobre Sociedades.

La elaboración de las Cuentas Anuales forma parte de las obligaciones contables de las sociedades mercantiles, es decir que sólo afecta a personas jurídicas y no a autónomos persona física. Esta obligación va dirigida a Sociedades Anónimas (S.A.); Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca; o  Sociedades de responsabilidad limitada (S.L.), entre otras.

La mayoría de los apartados que hay en estas cuentas se mantienen igual en los modelos que publica anualmente el Boletín Oficial del Estado. Por ejemplo, los apartados del balance de situación -activos y pasivos-; las cuentas de pérdidas y ganancias o los cambios de patrimonio, son prácticamente idénticos de un año a otro. Sin embargo, hay otros apartados que se van incluyendo o suprimiendo en cada ejercicio.

Novedades de las cuentas anuales que afectan este año a las sociedades regentadas por autónomos

Los nuevos modelos tanto colectivos como individuales han sufrido algunos cambios este año en la hoja de identificación o en la de titularidad real. Muchas  de estas modificaciones, que también afectan a microempresas y pymes, corrigen cuestiones pendientes que no se pudieron incorporar a tiempo en la orden del año pasado.  Otras, como la inclusión de un nuevo apartado para informar sobre el porcentaje de mujeres en el órgano de administración, son fruto de algunos cambios recientes en la normativa contable.

Estas son las principales novedades que afectan a los negocios:

Cambios en la hoja de identificación.

Tal y como avanza la Resolución publicada en el BOE, "en estos nuevos modelos se incluyen, en la hoja de datos generales de identificación, el porcentaje de mujeres en el Órgano de Administración. Este nuevo campo obligatorio deberá rellenarse en la casilla 04211 , como aparece en la captura a continuación:

Además, para todos los modelos individuales, normal, abreviado y Pyme se elimina la hoja Covid. Esta hoja se introdujo en 2020 y 2021 para ayudar a las autoridades a conocer los efectos de la pandemia y poder implementar, en base a ellas, medidas de política económica. Por ejemplo, en ella las empresas debían aportar datos sobre fecha de inicio y finalización del ERTE, las causas, el número de los trabajadores de la plantilla y los afectados por la medida o el porcentaje de personal fijo afectado por baja laboral por Covid..

 Cambios en la hoja de titularidad real.

Para todos los modelos individuales, normal, abreviado y Pyme se modifica la hoja de titularidad real en aplicación de la Directiva (UE) 2018/843 del Parlamento Europeo relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales.

Las principales novedades en esta hoja consisten en que:

• Se establecen campos adicionales que permiten una mejor identificación de las personas físicas (país de expedición del documento y tipo de documento).
• Las tablas I y III se desdoblan en dos, para cumplimentar los datos según se trate de control a través de participación en el capital o control a través de derechos de voto.

Nueva hoja con información medioambiental voluntaria

También se incluye una hoja de información voluntaria.  Las empresas que quieran, independientemente de su tamaño, podrán opcionalmente reportar cinco indicadores clave en materia medioambiental como son los datos relativos a las emisiones de CO₂ en sus tres alcances, y los consumos de agua y electricidad respectivamente.

En la captura a continuación se puede ver la nueva hoja que podrán completar las microempresas y pymes:

Fechas para que los negocios aprueben y presenten sus cuentas anuales

Como cada año, las cuentas anuales han de ser formuladas por el empresario o los administradores. Para aquellas sociedades cuyo ejercicio finalice el 31 de diciembre de cada año, los plazos a tener en consideración son los siguientes:

- Formulación de las cuentas anuales por los administradores de la entidad: 31 de marzo de 2023 (3 meses posteriores al cierre).

- Legalización de los libros contables obligatorios: Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Hasta el 30 de abril de 2023 (4 meses posteriores al cierre).

- Aprobación de las cuentas anuales por la Junta General de la Entidad: Hasta el 30 de junio de 2023 (6 meses posteriores al cierre).

- Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: Hasta el 30 de julio de 2023 (un mes desde su aprobación por la Junta General).

¿Qué debe presentar un negocio en sus cuentas anuales?

Las cuentas anuales son diferentes documentos que, en su conjunto, muestran la situación económica del negocio.

Por un lado, está el balance de situación. En él se reflejan los datos de los derechos y posesiones de la empresa, denominados activos; y sus deudas y obligaciones, sus pasivos. Dicho balance también registra el patrimonio neto del negocio, formado por los fondos propios o fuentes de financiación no exigibles, como el capital social, las reservas y los beneficios acumulados de anteriores ejercicios. El activo y el pasivo indican, respectivamente, lo que lo se tiene y lo que se debe:

• Bienes: todo lo que compone el patrimonio de la empresa y los derechos de cobro: facturas pendientes de abonos por parte de clientes, rendimientos procedentes de inversiones, etc.
• Obligaciones: Pagos o deudas con proveedores, entidades de crédito o terceros. También figuran los fondos propios.

El segundo documento se trata de la cuenta de pérdidas y ganancias. También denominado cuenta de explotación o cuenta de resultados, que integra los ingresos y gastos del ejercicio contable. Además, la diferencia entre los ingresos y gastos del negocio mostrará el resultado contable de cada ejercicio:

• Ganancias: el negocio debe incluir las ventas o prestaciones de servicios, subvenciones, ingresos financieros, etc.
• Pérdidas o gastos: adquisición de aprovisionamiento, gastos de personal, suministros, gastos bancarios, etc.

Por otra parte, los negocios deberán presentar dos estados: el estado de cambios del patrimonio neto y estado de flujos de efectivo. En el patrimonio neto se recogen las ampliaciones de capital, el reparto de dividendos, los resultados de ejercicios anteriores, las reservas; así como las subvenciones y correcciones de errores. Se trata de una partida en la que se reflejan las operaciones del negocio que se producen durante el ejercicio, pero que no influyen en el resultado del mismo. Respecto al estado de flujos de efectivo, este documento informa sobre las variaciones y los movimientos de efectivo. Es decir, muestra el efectivo que ha sido generado por la empresa y aprovechado en las actividades operativas, inversión o financiación.

Finalmente, los negocios deberán presentar la memoria. En ella se recopila toda la información cualitativa y cuantitativa adicional al balance de situación y a la cuenta de pérdidas y ganancias.  El contenido de la memoria se incluye atendiendo a las normas que establecen los artículos 259, 260 y 261 de la Ley de Sociedades de Capital.  En la Memoria debe incluirse cierta información, como las explicaciones sobre:

• La actividad de la empresa;
• los gastos de formación, activos fijos y fondo de comercio, los cuales son necesarios para el funcionamiento de la empresa;
• los pasivos devengados e ingresos devengados;
• cualquier cambio en los cálculos contables, etc.

¿A qué modelo de cuenta anual se acoge mi negocio?

La cifra de negocios, el número de trabajadores y el activo de la empresa determinará la obligatoriedad de presentar un modelo u otro de cara a la administración. Por ello, existen cuatro modelos oficiales de cuentas anuales:

• Cuentas anuales ordinarias: Todas las sociedades deben presentar su cuenta anual ordinaria, a excepción de los tres casos que se explicarán a continuación. En ella es necesario presentar los cinco documentos que mencionamos en el apartado anterior: el balance; la cuenta de pérdidas y ganancias; el estado de cambios en el patrimonio neto; estado de flujos de efectivo y la memoria.
• Cuentas anuales abreviadas: Éstas se diferencian principalmente de las ordinarias por su simplicidad. Su formato permite que el negocio sólo deba presentar el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias (abreviada) y la memoria (también abreviada). Según el Real Decreto 151/2007, los requisitos para presentar este modelo son “que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros; que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros; y que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta”.
• Cuentas anuales pymes: Una pyme puede decidir si presenta sus cuentas anuales en el modelo ordinario, una versión específica para pymes o, si cumple los requisitos, la versión abreviada. Cómo especifica el Real Decreto, este modelo lo podrán presentar los negocios que “durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre: que el total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 euros; que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros; y que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50”.
• Cuentas anuales microempresas: Las microempresas también pueden aplicar unos criterios específicos en sus cuentas. Su versión es todavía más simplificada.

¿Cómo presentar las Cuentas Anuales?

Las Cuentas Anuales deben presentarse obligatoriamente cada doce meses. El plazo es de un mes desde que se aprueban en la Junta General Ordinaria de Acciones, que debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. Por lo general, como en la mayoría de negocios, el ejercicio fiscal coincide con el año natural, el plazo máximo será el 30 de junio del año siguiente. Por ello, los canales disponibles para presentar las cuentas anuales son:

• Papel: Será necesario acudir al Registro Mercantil con la instancia de presentación, la certificación de aprobación de cuentas y todos los documentos debidamente cumplimentados. En la página web del Colegio de Registradores están disponibles todos los formularios que hay que cumplimentar.
• En CD o DVD: Otra opción es presentar un fichero almacenado en un soporte digital como un CD o un DVD. Debe presentarse: Instancia de presentación (por triplicado); certificación de aprobación de cuentas; certificado de la huella digital firmado; y CD o DVD en el que conste el fichero Zip con todos los demás documentos objeto de depósito.
• Por Internet: La forma más rápida y cómoda para presentar las cuentas anuales es por Internet. En este caso, se enviará las cuentas anuales en formato digital a la sede electrónica del Colegio de Registradores. Para ello, necesitas estar dado de alta y tener un certificado de firma digital