Errores con el control horario que cometen algunos autónomos y que lastran la rentabilidad de su negocio
Los autónomos tienen que lidiar a diario con decenas de cargas administrativas añadidas a su trabajo, desde pagos de impuestos, presentación de documentos y facturas, pagos a proveedores y cobros a clientes, hasta la gestión de la plantilla, cuando tienen empleados a su cargo. A diferencia de las grandes empresas, los trabajadores por cuenta propia tienen que hacer frente muchas veces ellos solos a todas estas tareas que les distraen de sus objetivos comerciales y lastran la rentabilidad de su negocio.
Miles de pequeños negocios en España no tienen un departamento de Recursos humanos ni administrativos que les ayuden con todas estas tareas. Los expertos advierten que estos autónomos y pequeños empresarios deberían estar todavía más digitalizados si cabe que cualquier otro negocio, ya que tienen que hacer frente a decenas de tareas que pueden resultar agotadoras si se realizan con los métodos antiguos. No sólo eso, también pueden conllevar a despistes que acaben en una sanción.
Un ejemplo de ello es el control de la entrada y salida de los empleados. No cumplir con la obligación de registro horario no sólo puede conllevar multas de miles de euros a los autónomos, sino que además puede hacerles perder dinero al no tener bien optimizada la organización de la plantilla, las horas extra y los descansos.
Con las nuevas herramientas digitales, el control horario a diferencia del clásico folio o de los documentos en Excel, los autónomos no sólo tienen más facilidades para cumplir con sus obligaciones, sino que además evitan los errores administrativos más básicos. A día de hoy, ya hay software que permiten que los empleados pueden declarar los tiempos de trabajo, así como también las desviaciones de cada jornada, y hacen más fácil al autónomo cumplir con la legislación y tener más controlado el buen funcionamiento de su negocio. Con la herramienta de control de horario Timmi (Lucca), el autónomo puede tener al alcance de unos pocos clics la información de control en tiempo real.
Algunos errores administrativos que se pueden evitar con los softwares de control horario
El control de entrada y salida de los empleados en una compañía siempre ha sido el trabajo principal del área de recursos humanos y la tarea que más dolor de cabeza produce. Trabajo que, en el caso de los autónomos, tiene que desempeñar una sola persona.
Los nuevos software administrativos permiten identificar con anterioridad los puntos que pueden afectar la correcta administración de cualquier organización para ser corregidos de forma rápida y fácil., como pueden ser:
- Documentos no digitalizados, difíciles de encontrar y con muy pocas capacidades de modificación.
- Empleados desinformados acerca de sus jornadas laborales, horas extras y días vacacionales disponibles.
- Herramientas de trabajo poco eficientes, baja calidad de producción en torno a los objetivos.
- No contar con registros operativos, ni objetivos específicos a corto o mediano plazo.
- Falta de archivos actualizados correspondientes a las ventas, compras y costos.
- Infraestructura con pocas actualizaciones tecnológicas y métodos de admisión obsoletos.
Es muy importante que todos los controles estén debidamente optimizados, pues la falta de información puede obstaculizar el buen funcionamiento de un negocio y comenzar a generar gastos innecesarios y esfuerzos extra.
Ventajas de utilizar un software de gestión de control de horarios
La administración digital de horarios es un "documento" en línea que puede ser editado por aquellos que tienen el permiso correspondiente para cargar alertas o aprobar tiempos de llegada o salida. De esta forma, todos los registros internos se vuelven más reales y eficientes –difíciles de refutar en caso de discrepancias– y permiten organizar las vacaciones de forma mucho más sencilla.
Dadas las nuevas reformas laborales en España, es importante que los departamentos que controlan el capital humano en las empresas cumplan una serie de regulaciones en relación con el empleo.
Entre ellas, se encuentra que cada organización tiene la obligación de llevar registro de las horas diarias que ha trabajado cada empleado. Y, en este orden de ideas, una herramienta digital de gestión administrativa puede resultar de gran ayuda.
Por ende, cada departamento tendrá la posibilidad de demostrar los tiempos de jornada diario de los empleados, aprobar la información mediante un flujo de validación disponible en cualquier momento. Al igual que almacenar la información por un par de años e imprimir los controles en muy pocos pasos cuando los pudiera solicitar un inspector de trabajo.
