Hacienda quiere retirar el NIF a los negocios que incumplan sus obligaciones contables

El Ministerio de Hacienda ha sacado a consulta pública una propuesta para reformar distintos reglamentos de la Ley General Tributaria e introducir varias novedades que afectan a los principales impuestos y a las actuaciones de la inspección. Una de las medidas que aparece en el proyecto de Real Decreto es incluir un nuevo supuesto por el que la Agencia Tributaria podría revocar el Número de Identificación Fiscal (NIF) a los autónomos societarios o empresas cuando detecte que no han presentado sus cuentas anuales durante cuatro años consecutivos. 

Como ya avanzó este diario, durante el primer semestre de este año, los expertos han detectado un incremento "importante" de sanciones a negocios 'fantasma' -la mayoría sociedades limitadas o anónimas- por no haber presentado sus cuentas anuales en el registro mercantil.  En España, el Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF) calcula que hay casi 400.000 empresas inactivas y la mayoría de ellas no cumplen sus obligaciones contables, ni tampoco tributarias.  De salir adelante la norma no depositar estas cuentas sería de por si un motivo para que se retire la identificación fiscal a una empresa y, por tanto, pase a ser "irregular" de cara a la Agencia Tributaria.

Según el texto que ha sacado a audiencia pública el Gobierno, Hacienda pretende añadir a las causas ya existentes por las que se puede revocar el NIF a un negocio -como podría ser no presentar el Impuesto de Sociedades-, "el incumplimiento durante cuatro ejercicios consecutivos de la obligación de depositar las cuentas anuales de las entidades en el Registro Mercantil".  Esto supone, en la práctica, que el negocio "no pueda llevar a cabo ningún tipo de operación comercial. Ni emitir una factura, ni hacer una compra en nombre de la sociedad, por ejemplo", según explicó José María Mollinedo, secretario general del sindicato de técnicos de Hacienda (Gestha),

Normalmente, según apuntó Mollinedo, los negocios que dejan de cumplir la obligación de depositar sus cuentas anuales suelen hacerlo por dos motivos: o bien por que el empresario no está al frente de la sociedad, no cerró correctamente la empresa y ha desatendido sus obligaciones; o bien porque esa sociedad se ha creado expresamente para llevar a cabo algún tipo de fraude tributario, como crear falsas facturas para poder deducir el IVA. En ambos casos, el negocio ya no podría hacer "nada" porque si saliera su nombre reflejado en alguna operación, automáticamente, aparecería su nombre en el sistema y se le requeriría a él o al cliente para hacer una inspección. 

Un nuevo supuesto por el que Hacienda podría revocar el NIF a los autónomos y empresas

La revocación del NIF es un mecanismo que utiliza la Agencia Tributaria para asegurarse de que las sociedades que hay constituidas en España estén en funcionamiento. Mediante este control de la actividad administrativa de un pequeño negocio, la Administración sabe los negocios que cumplen asiduamente con sus obligaciones, y también conoce aquellas sociedades que no están funcionando. Y cuando detecta esa falta de “vida” en la sociedad es cuando procede a la revocación de su NIF. 

Hasta ahora, no presentar las cuentas anuales no era un motivo de por sí recogido en la ley para poder retirar la identificación a un negocio. De salir adelante el Real Decreto que está sometido a audiencia pública, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) y los Registros Mercantiles informarían a la Agencia Tributaria de todos los negocios que lleven cuatro años sin presentar su contabilidad. Y, a partir de ahí, la Agencia procederá a revocar el NIF a estas empresas y dejarles sin posibilidad de seguir con su actividad. 

Sólo se podrá recupera este número si la sociedad demuestra que ha subsanado estas irregularidades contables y las demás obligaciones que pudiera tener pendientes, como presentar las distintas liquidaciones de impuestos.

Este nuevo supuesto de revocación que está pendiente de aprobación, se añade a una larga lista de motivos que ya están vigentes y por los que un negocio puede perder su NIF:

• Durante un periodo superior a un año y después de realizar al menos tres intentos de notificación, hubiera resultado imposible la práctica de notificaciones al obligado tributario en el domicilio fiscal.
• No haber presentado, durante tres períodos impositivos consecutivos la declaración del Impuesto sobre Sociedades (Modelo 200).
• Que la sociedad haya sido constituida por uno o varios fundadores, sin que en el plazo de tres meses desde la solicitud del número de identificación fiscal se inicie la actividad económica, ni tampoco los actos que de ordinario son preparatorios para el ejercicio efectivo de la misma, salvo que se justifique la imposibilidad de su aportación.
• Que hubiera comunicado (mediante declaraciones censales) a la Administración Tributaria el desarrollo de actividades económicas inexistentes.
• Que se constate que un mismo capital ha servido para constituir una pluralidad de sociedades, de forma que, de la consideración global de todas ellas, se deduzca que no se ha producido el desembolso mínimo exigido por la normativa aplicable.
• Que comunique el desarrollo de actividades económicas, de la gestión administrativa o de la dirección de los negocios, en un domicilio aparente o falso, sin que se justifique la realización de dichas actividades o actuaciones en otro domicilio diferente.

¿Por qué las empresas dejan de presentar sus cuentas en el Registro Mercantil?

Según explicó José María Mollinedo, secretario general de Gestha, habría fundamentalmente dos motivos por los que un negocio puede dejar de depositar sus cuentas en el registro mercantil.  El primero y más habitual es haber cerrado mal la empresa. La sociedad se encuentra inactiva y el autónomo o empresario no quiere o no puede hacer frente a los gastos que suponen todos los trámites de mantener viva la entidad  como, por ejemplo, presentar la contabilidad anual. Sólo para esta gestión es necesario pagar a un asesor y hacer frente a los costes de depósito -que suelen rondar los 70 euros-.

El segundo de los motivos estaría relacionado con un posible fraude fiscal. En este caso, la sociedad inactiva serviría casi exclusivamente para realizar operaciones que, en realidad, van destinadas a defraudar a la Administración. "Un ejemplo de estas formas de operar sería el conocido 'fraude carrusel'. Éste consiste en crear varias empresas para que hagan operaciones entre sí con el único objetivo de que una de ellas emita facturas a la otra para poder deducirlas y conseguir cobrar un IVA que, en realidad, no ha pagado. Normalmente aquí intervienen varias sociedades e incluso autónomos en módulos para fingir que la sociedad sí tiene actividad mediante compras que no se pueden comprobar porque estos trabajadores por cuenta propia declaran siempre lo mismo", explicó Mollinedo.

¿Qué son las cuentas anuales y cómo se presentan?  

Las cuentas anuales son diferentes documentos que muestran la situación económica de un negocio. Los plazos legales de presentación son:

• Elaboración y formulación de las cuentas anuales: 31 de marzo del año siguiente, en este caso, sería de 2022, es decir, tres meses posteriores al cierre.
• Legalización de los libros contables (libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales): hasta el 30 de abril de 2022 (cuatro meses después del cierre).
• Aprobación de las cuentas anuales por la Asamblea General: hasta el 20 de junio de 2022 (seis meses posteriores al cierre).
• Depósito: hasta el 30 de julio de 2021.

Esta documentación consiste en un primer documento que es el balance de situación. En él se reflejan los datos de los derechos y bienes de la empresa, denominados activos; y sus deudas y obligaciones, es decir, sus pasivos.

Dicho balance también registra el patrimonio neto del negocio, formado por los fondos propios o fuentes de financiación no exigibles -como el capital social, las reservas y los beneficios acumulados de anteriores ejercicios-. El activo y el pasivo indican, respectivamente, lo que lo se tiene y lo que se debe:

• Bienes: todo lo que compone el patrimonio de la empresa y los derechos de cobro: facturas pendientes de abonos por parte de clientes, rendimientos procedentes de inversiones, etc.
• Obligaciones: Pagos o deudas con proveedores, entidades de crédito o terceros. También figuran los fondos propios.

El segundo documento refleja la cuenta de pérdidas y ganancias. También denominado cuenta de explotación o cuenta de resultados, que integra los ingresos y gastos del ejercicio contable. Además, la diferencia entre los ingresos y gastos del negocio mostrará el resultado contable de cada ejercicio:

• Ganancias: el negocio debe incluir las ventas o prestaciones de servicios, subvenciones, ingresos financieros, etc.
• Pérdidas o gastos: adquisición de aprovisionamiento, gastos de personal, suministros, gastos bancarios, etc.

Por otra parte, los negocios deberán presentar dos estados: el estado de cambios del patrimonio neto y estado de flujos de efectivo. En el patrimonio neto se recogen las ampliaciones de capital, el reparto de dividendos, los resultados de ejercicios anteriores, las reservas; así como las subvenciones y correcciones de errores. Se trata de una partida en la que se reflejan las operaciones del negocio que se producen durante el ejercicio, pero que no influyen en el resultado del mismo. Respecto al estado de flujos de efectivo, este documento informa sobre las variaciones y los movimientos de efectivo. Es decir, muestra el efectivo que ha sido generado por la empresa y aprovechado en las actividades operativas, inversión o financiación.

Finalmente, los negocios deberán presentar la memoria. En ella se recopila toda la información cualitativa y cuantitativa adicional al balance de situación y a la cuenta de pérdidas y ganancias.  El contenido de la memoria se incluye atendiendo a las normas que establecen los artículos 259, 260 y 261 de la Ley de Sociedades de Capital.  En la Memoria debe incluirse cierta información, como las explicaciones sobre:

• La actividad de la empresa.
• Los gastos de formación, activos fijos y fondo de comercio, los cuales son necesarios para el funcionamiento de la empresa.
• Los pasivos devengados e ingresos devengados.
• Cambios en los cálculos contables.