jueves. 02.04.2020

RECOMENDACIONES DE CARA A 2020

Los inspectores afirman que lo importante del registro horario es tener voluntad de cumplirlo

Los inspectores afirman que lo importante del registro horario es tener voluntad de cumplirlo
La obligación de registrar la jornada de los trabajadores sigue generando dudas entre los autónomos con empleados. Para aclararlas, SAGE organizó una jornada con inspectores de Trabajo y más de 300 dueños de negocios. Desde la Inspección aseguraron que, mientras haya voluntad de cumplir, los autónomos no tienen motivos para preocuparse.
Los inspectores afirman que lo importante del registro horario es tener voluntad de cumplirlo

El pasado mes de diciembre, la empresa de facturación SAGE reunió en Barcelona a más de 300 dueños de negocios y a inspectores de Trabajo y Seguridad Social para resolver las dudas que aún tienen muchos empleadores sobre el control horario. Ya han pasado más de seis meses desde que entró en vigor la obligación de registrar la jornada de los trabajadores, y algunos siguen sin tener claro cómo poner en práctica la norma. 

Muchos negocios - por desconocimiento o por falta de voluntad -, aún no han puesto en marcha su sistema de control. En 2019, la Inspección detectó infracciones de este tipo en el 18,3% de los 615 negocios investigados. Las sanciones ascendieron a 1,26 millones de euros, de los cuales 1,15 fueron por expedientes sobre tiempo de trabajo -como, por ejemplo, horas extras no remuneradas- y 113.000 euros relacionados exclusivamente con el registro de jornada. 

A pesar de ello, en la reunión celebrada por SAGE, en colaboración con Foment de Treball, la Inspección de Trabajo aseguró que no hay motivo para que los empleadores se preocupen. Es normal que algunos negocios sigan desorientados, ya que este tipo de normas no siempre son fáciles de interpretar, hay muchos condicionantes que entran en juego, “no es lo mismo una empresa de dos empleados que una multinacional de 5.000” explicó Francisco Castillo, Inspector de Trabajo y Seguridad Social.

La clave para cumplir con la obligación, según el inspector, está en el sentido común. "La ley no dice cómo se debe organizar este registro, pero sí que la empresa tiene que garantizar que se haga". La norma se puso en marcha para lograr "un mejor control de la jornada de trabajo y aumentar la seguridad jurídica de las dos partes del contrato laboral, tanto del empleado como del empleador” añadió Castilo. Los negocios que se esfuercen en garantizar el cumplimiento del registro, pueden estar tranquilos.  

Los inspectores comprobarán, sobre todo, que hay voluntad de registro

En la misma línea que el inspector, la Directora General de la Inspección de Trabajo de Cataluña, Rosa Santos, explicó que las investigaciones a negocios no se centrarán tanto en la forma y detalles del registro, como en la propia voluntad del empleador de llevarlo a cabo. "Si el negocio colabora, basta con que los empleados firmen su entrada y salida del trabajo. Hay que garantizar que existe voluntad de registro por parte de la empresa" comentó Santos.

Por su parte, Ronald Lozano, de SAGE, intervino en la jornada organizada por su empresa para dar algunos consejos. Según Lozano, lo más difícil es "recoger lo que nos pide la normativa sin romper lo que tenemos y nos funciona”

La dificultad está en adaptar las peculiaridades del negocio a la normativa

Ni todos los negocios son iguales, ni todos sus empleados tienen la misma relación con la empresa. La verdadera dificultad de poner en marcha la norma está en el análisis previo. ¿Qué condiciones tienen mis trabajadores? ¿Qué acuerdos tengo con ellos? ¿Entra en conflicto la situación de mi plantilla con el registro de jornada? 

"El detalle del registro horario vendrá determinado por cuánto necesitamos explicar o recoger de nuestros acuerdos" explicó Lozano. Para él, ésta es la parte más compleja del registro horario porque ni todos los empleados tienen la misma jornada, ni los mismos descansos y puede que no todos desempeñen, en parte o totalmente, su tarea en el centro de trabajo.  "Una vez determinado y adaptado esto, se puede acometer la planificación y puesta en marcha del sistema de registro (sea físico, manual o una combinación de ambos) sin problemas" añadió.

Otra de las cuestiones que más preocupan a los negocios son las posibles sanciones derivadas del control horario. Este asunto también se trató en la jornada organizada por SAGE. El inspector de Trabajo Francisco Castillo intervino a  este respecto para despejar todas las dudas e inquietudes que puedan tener los empleadores con las sanciones derivadas del incumplimiento del deber de registro.

"Pueden ir de 636 a 6.250 euros, pero por empresa, no por centro de trabajo ni por empleado" explicó el Inspector. E insistió en que los negocios que actúen con buena fé deben estar tranquilos: " Lo que valoran los inspectores es el esfuerzo que están realizando las empresas para poder cumplir con esta normativa. Es similar a la de evaluación de riesgos laborales: puede parecer complicada de poner en marcha, pero nadie se plantea hoy en día que una empresa no la tenga" concluyó.

Además, con el objetivo de hacer más fácil la puesta en marcha del registro de la jornada, desde B+SAFE, empresa especializada en sistemas de fichaje biométricos -los que reconocen las huellas dactilares, la geometría de la palma de la mano, el iris o la voz-  dieron cinco claves del control horario en las que suelen fijarse los inspectores y que pueden acabar en sanción.

Cinco aspectos del registro que tendrán en cuenta los inspectores 

Tiempos de descanso.

Los tiempos de descanso son uno de esos aspectos fundamentales que muchos empleadores no tienen en cuenta a la hora de hacer el registro pero que los inspectores suelen revisar. Según la propia normativa, es conveniente que el registro de la jornada incluya las “interrupciones o pausas” que realizan los trabajadores y que no se consideran tiempo de trabajo efectivo. ¿Por qué es importante esta información para los inspectores? Con ella pueden calcular el número de horas reales que trabaja cada uno de los empleados. 

Disponibilidad. 

Es uno de los aspectos en los que la normativa no da lugar a confusiones. El documento del registro horario deberá estar disponible en todo momento para cualquier empleado del negocio, los representantes de los trabajadores y , por supuesto, los inspectores. Es muy recomendable que cualquier empleador lo tenga a mano en todo momento ya que, de lo contrario, puede entenderse que existe voluntad de ocultar alguna infracción con el control de las horas.

Periodicidad. 

La ley no es lo suficientemente clara en este aspecto. No especifica la periodicidad con la que el empleador debe entregar una copia a cada empleado detallando la información sobre su jornada. No obstante, desde B+ SAFE explicaron que el negocio sí tiene la obligación de demostrar que se han ido facilitando dichos documentos al trabajador, bien con una copia firmada por parte del empleado o a través de un correo personalizado. Los técnicos de la Seguridad Social prestarán especial atención a que el empleador haya facilitado esto documentos de forma periódica a su plantilla.

Privacidad.

De vuelta a ley de protección de datos, una de las normativas que más infringen los negocios y que últimamente, ha adquirido peso en las inspecciones. Por supuesto, el sistema de registro -sea manual o biométrico- deberá respetar las recientes actualizaciones en la Ley  de Protección de Datos. Por esto, es esencial " informar al trabajador del método empleado, la finalidad y alcance de la medida implantada. El uso de funciones más sofisticadas como la geolocalización deben estar debidamente justificadas y argumentadas." según explicaron desde B+Safe.

Conservación de datos

La obligación de registrar la jornada lleva relativamente poco en marcha. Aún así, muchos empleadores tienen serias dificultades para guardar los registros de meses anteriores. Esto es de vital importancia. Es probable que al inspector le salten las alarmas si solicita algunos documentos y el negocio es incapaz de facilitarlos. Además, la norma obliga a conservar los registros de la jornada durante, al menos, cuatro años y tenerlos disponibles ante la inspección. Por eso, desde B+SAFE recomendaron, para evitar problemas con la Seguridad Social, digitalizar los documentos aunque el control se haga en papel. Conservar la información en perfecto estado, y reducir los procesos evitará más de un problema" concluyeron desde la empresa de sistemas de fichaje. 

Los inspectores afirman que lo importante del registro horario es tener voluntad de cumplirlo