Los negocios con fallos en el registro horario podrían ser obligados a tener todos sus empleados a jornada completa

La obligación de registrar el horario de los empleados lleva en vigor más de cuatro años, desde principios de 2019, pero sigue generando problemas a miles de autónomos y pequeñas empresas. Si la Inspección constata que el negocio no ha registrado las horas de sus empleados o lo ha hecho incorrectamente puede exigir una sanción de hasta 7.500 euros. 

No sólo eso, también podría darse el caso de que todos los empleados cuyas horas estén mal registradas se considere que estaban a jornada completa y el negocio deba pagar la diferencia de salario. Así lo confirmó recientemente la sentencia 651/2023 del Tribunal Superior de Justicia de Galicia (TSXG).

En la sentencia, una trabajadora despedida por su empresa recurrió su despido por algunas irregularidades. En un primer momento alegó que la empresa le había dado de alta como auxiliar administrativa siendo que estaba encargada de gestionar las redes sociales del negocio. Además, también solicitó en la demanda que se le abonara la diferencia salarial que no había percibido ya que la empresa le tenía contratada a 20 horas siendo que ella aseguraba trabajar a jornada completa.

A falta de un registro horario bien realizado, se presumirá que el empleado trabaja a jornada completa

La sentencia pone de manifiesto la importancia del registro de la jornada para los negocios ya que, en caso de desacuerdo entre empresa y trabajador, la Inspección de trabajo y la justicia se atendrán a lo que diga el registro. En el caso tratado en la sentencia, la empresa había realizado el registro de la jornada de manera irregular, ya que apenas aparecían dos firmas, sin precisar horas de descanso, las entradas, las salidas o las horas extra de la trabajadora.

Según explicó a este diario Ana Ercoreca, presidenta del sindicato de inspectores de trabajo y Seguridad Social (SITSS), "a efectos prácticos, un registro de la jornada mal realizado es lo mismo que un registro horario sin realizar". En este caso, así lo entendió el tribunal gallego y "a falta de pruebas válidas de que la trabajadora realizase una jornada inferior a la completa y, ante la ausencia de registros horarios, se presume realizada". 

Tal y como recoge el artículo 17.5, la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día, se totalizará mensualmente, entregando una copia al trabajador, el recibo de los salarios y el resumen de todas las horas extra realizadas cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias.  

Y, según recordó la presidenta del SITSS, en caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa salvo pruebas que acrediten el carácter parcial de los servicios.  Es decir, que si no se hace correctamente el registro de jornada, ante cualquier denuncia de un empleado o la inspección, se podría entender que el empleado estaba a 40 horas y no a 20.

Por lo tanto, se obligaría a convertir el contrato a jornada completa y pagar las diferencias salarial que ha habido hasta el momento. También podría exigir la inspección abonar las cotizaciones que no se realizaron a la Seguridad Social.

En el caso que trata la sentencia el TSJ de Galicia estimó la demanda y le otorgó a la trabajadora en concepto de diferencias salariales la suma total de 4.171,74 euros brutos y 586,41 euros en concepto de finiquito.

Aspectos que tienen en cuenta los inspectores de trabajo al revisar el registro horario de los negocios

Si bien es cierto que, a día de hoy, la mayoría de negocios realiza este registro, todavía hay algunos que siguen sin hacerlo o que no lo hacen como se debería hacer, que en la práctica sería lo mismo que no tener el control horario, según la inspectora de trabajo. De hecho, “Una buena parte de las empresas y pequeños negocios lo realizan, pero no lo hacen de forma correcta. Podríamos decir que los autónomos se han relajado en este sentido y le han quitado peso. Hay también algunas empresas que no lo están haciendo y se les está multando”, explicó Luis San José, abogado laboralista de AGM abogados

 Muchos negocios registran solamente la hora de entrada y de salida, sin tener en cuenta que deben tenerse en cuenta el tiempo efectivo de trabajo. Por ejemplo, si el empleado necesita mono o vestimenta especial, el tiempo que dedica a ponérselo debería ser contabilizado. Además, también hay que incluir las horas extra. A continuación, la inspectora de trabajo y presidenta del SITSS, Ana Ercoreca, resumió en cuatro los aspectos básicos del registro horario que se revisan normalmente en una inspección y que el autónomo con empleados a cargo debería tener en cuenta para evitar posibles sanciones.

Disponibilidad y llevanza del registro de jornada, incluso de los empleados teletrabajando

Según Ana Ercoreca, el error más común que se detecta con el registro horario y que origina sanciones en los negocios es también el más básico: la llevanza y disponibilidad del registro horario. "Muchos negocios directamente no lo tienen o no lo tienen disponible", apuntó la inspectora. Éste es uno de los aspectos en los que la normativa no da lugar a confusiones. El documento del registro horario deberá estar disponible en todo momento para cualquier empleado del negocio, los representantes de los trabajadores y , por supuesto, los inspectores.

Es muy recomendable que cualquier empleador lo tenga a mano en todo momento ya que, de lo contrario, puede entenderse que existe voluntad de ocultar alguna infracción con el control de las horas. Además, no hay que olvidar que la norma obliga a conservar los registros de la jornada durante, al menos, cuatro años.

Que conste claramente el registro de todos los días y la hora de inicio y fin de la jornada

Otro de los aspectos básicos que suelen revisar los inspectores y en los que los negocios cometen todavía errores es la claridad en el registro y los datos que se deben incluir. "Hay datos que pueden o no incluirse en el registro como los parones para comer, ya que dependerá de lo que haya acordado el empleador y el empleado. Pero hay otros que son básicos y deben constar en cualquier registro. Estos son la hora de inicio y fin de la jornada de todos los días en los que haya trabajado el empleado, sea a tiempo completo o parcial. Además, tampoco hay que olvidarse de las horas extras, ya que ésta es también una de las infracciones más comunes".

Que se respete el descanso diario y semanal 

Una de las cuestiones en las que se suele fijar un inspector al revisar el registro es el descanso que hay entre las jornadas de trabajo. En realidad, la infracción vinculada a los descansos no está directamente ligada con una mala llevanza del registro pero este control sí puede poner de manifiesto que no se han respetado los tiempos mínimos de descanso entre el final de una jornada y el descanso de otra, o que se ha sobrepasado el número de horas legales que puede trabajar semanalmente un empleado.

Por ejemplo, una de las cosas que suele tener en cuenta la inspección "es la hora de inicio y la de fin de la jornada. Como mínimo tienen que mediar doce horas entre una y otra. En la semana tiene que haber al menos un día y medio de descanso", apuntó Ana Ercoreca.

También el registro de los empleados en teletrabajo

Otro de los aspectos que más se tienen en cuenta últimamente respecto al registro horario es el control de la jornada de los empleados teletrabajando. "Se exige los mismos requisitos para un trabajador presencial y para otro en teletrabajo", explicó la inspectora de trabajo. Sin embargo, algunos negocios estarían incumpliendo tanto el deber de registrar las horas de sus empleados en teletrabajo, como otras obligaciones relativas a la desconexión digital o las horas extra que se ponen de manifiesto con el control.

Uno de los incumplimientos más habituales con este tipo de empleados son los del derecho a la desconexión digital. Según Ercoreca, son fáciles de ver ahora mismo gracias al registro de la jornada laboral y a las conexiones VPN, "que nos indican las horas exactas en las que se realizan comunicaciones por vía telemática en una empresa. Es más, los correos han sido clave para detectar el fraude de muchos negocios en ERTE que tenían teletrabajando a sus empleados fuera de la jornada laboral". 

Sanciones de hasta 7.500 euros por no tener registro de jornada o llevarlo incorrectamente

El incumplimiento del deber de tener el registro horario está recogido en el artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Según este artículo, serán clasificadas como graves las infracciones ligadas a "la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores".

Con la última actualización de las sanciones que se incrementaron un 20%, estas infracciones suponen una posible multa de 751 a 7.500 euros.