Todas las pruebas que debería guardar un autónomo para no tener que devolver el dinero de las deducciones a Hacienda

Geolocalizaciones, notas de voz, tickets del Mercadona, vídeos, fotografías, capturas de pantalla, Whatsapp, correos y hasta justificantes de Bizum. Estas pruebas son sólo una pequeña muestra de todos los documentos que llegan a enviar los autónomos a través de sus asesores a la Agencia Tributaria, con el único objetivo de demostrar que los gastos que han presentado en IVA o IRPF eran realmente deducibles, y evitar tener que devolver el dinero a Hacienda.

La Agencia Tributaria envía cada año miles de requerimientos a los autónomos para verificar si los gastos que están incluyendo en sus declaraciones y reducen su factura fiscal, se ajustan a los requisitos de deducibilidad: que el gasto sea real, que esté registrado, que esté relacionado con el negocio, que se haya devengado y que, además, se pueda acreditar. Cada vez que llega una comprobación al despacho de un asesor o abogado fiscalista, los expertos se embarcan en una batalla legal que se puede alargar meses, a veces, incluso años para justificar al Fisco que ese gasto que se dedujo el autónomo existe y está realmente relacionado con su actividad.

Muchos expertos se refieren a esta comprobación como 'la prueba diabólica' por lo complicado que resulta demostrar a la Agencia Tributaria la correlación entre gasto y actividad. ¿Cómo demuestra un autónomo que un mueble comprado en Ikea es para su despacho y no para casa? y ¿de qué manera puede justificar que el gasto en un parking se hizo para ver a un cliente o al gestor, y no para ir a ver a un amigo?.

La extrema dificultad que entraña justificar que estos gastos han existido y, sobre todo, que están verdaderamente relacionados con la actividad que desempeña el autónomo ha agudizado el ingenio de los asesores, gestores y abogados de los autónomos, llevándoles a tener que presentar a Hacienda pruebas tan insólitas y personales como fotografías de una sobremesa en un restaurante entre un autónomo y su cliente, mensajes de Whatsapp o hasta una nota de voz. "Cualquier prueba documental imaginable vale. De hecho, suelen ser muy necesarias, porque la factura no es suficiente para la Agencia Tributaria en el 80% de los casos en los que se requiere acreditación ", explicó Pablo G. Vázquez de GVA asesores, experto fiscalista especializado en deducciones.

Pruebas que pueden aportar los autónomos para justificar que un gasto es deducible

En principio, el abanico de gastos que un profesional se puede deducir para reducir lo que paga de impuestos al Fisco es casi interminable. De hecho, la norma del IVA, por ejemplo, no precisa los gastos que sí se pueden deducir los contribuyentes, sino los que en ningún caso se pueden desgravar. 

Según el artículo 95 de la Ley del IVA en su punto Uno: “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”.

El problema viene a la hora de discernir lo que de verdad está directa y exclusivamente relacionado con la actividad del autónomo y lo que se puede justificar como tal. Para acreditarlo, la ley hace referencia a la factura como un medio prioritario, pero no absoluto para acreditar un gasto. "No olvidemos que una factura, a fin de cuentas, no deja de ser un documento privado de Word o PDF. Un documento esencial, pero la mayoría de las veces insuficiente para Hacienda. Casi siempre, en las comprobaciones se piden otras pruebas complementarias a la factura", explicó el experto fiscalista de GVA asesores.

Ejemplos de documentos que se podrían aportar más allá de la factura

De hecho, en la normativa se dice que serán válidos para justificar la deducibilidad de un gasto "cualquier medio de prueba admitido en derecho". En este sentido, Mónica Serra, abogada fiscalista senior en la asesoría online Declarando puso un ejemplo típico para ilustrar el amplio abanico de pruebas que se pueden aportar y de hecho se aportan en estas justificaciones. "Nos han llegado requerimientos de la Renta en los que Hacienda no admitía devolverle el importe de la Renta a un extranjero que vivía aquí porque no se creían que viviera aquí. Para probar que era residente en España tuvimos que aportar tickets de Mercadona, facturas de luz, agua, citas e informes médicos de aquí, pagos al colegio de sus hijos, contrato de alquiler".

Otro ejemplo es "cuando no se admiten gastos en el IVA de mobiliario del despacho de un autónomo. En este caso hemos aportado fotos del despacho. O en el gasto del vehículo aportamos fotos del kilometraje y un excel con los viajes. En principio, como prueba sirve cualquier documento, fotografía, etc.", dijo la abogada tributaria de la asesoría online Declarando.

De hecho, estos documentos no sólo sirven sino que muchas veces pueden decantar la balanza y hacer que la Agencia Tributaria admita o no una determinada deducción. "La Agencia Tributaria mide bien su energía y hace siempre un primer cribado. En él, pide los registros de facturas. Y, por más que se tenga la factura, si no está registrada, no hay nada que hacer. Si lo está, llega la segunda fase, que es cuando los funcionarios dicen que necesitan más acreditación de la deducción de ese gasto por que creen que no ha existido o está poco justificado. Aquí es cuando empieza la búsqueda de cualquier prueba", explicó el experto tributario especializado en deducciones de GVA asesores, Pablo G. Vázquez.

Éstas serían algunas de las pruebas que se podrían aportar, según los expertos consultados: 

• Un mensaje de Whatsapp o SMS
• Un email en el que se comunica a un cliente , por ejemplo, que se le va a enviar un detalle o invitarle a comer/cenar
• Una llamada telefónica
• Una fotografía, por ejemplo, comiendo con un cliente o de un despacho para demostrar que un determinado mobiliario comprado se encuentra en el negocio
• Un vídeo para demostrar que el autónomo estuvo en un determinado lugar o con una determinada persona
• Un mensaje de voz en el que se informa, por ejemplo, de una próxima cita al abogado o gestor
• Un ticket de aparcamiento con registro de matricula 
• Geolocalización del teléfono o del vehículo para demostrar que el autónomo viajó o se desplazó a un determinado lugar
• Una transferencia bancaria
• Un justificante (a poder ser apuntando el concepto) de un pago por Bizum
• Un post o mensaje en Redes Sociales para organizar un evento, una cena de Navidad de la empresa...