Declaración trimestral del IVA: Estos son los errores más frecuentes que cometen los autónomos

El plazo para presentar la tercera declaración trimestral del IVA ya ha empezado. Los autónomos tienen hasta el próximo 20 de octubre para preparar el modelo 303 y presentarlo ante Hacienda. Si bien es cierto que se trata de un procedimiento habitual y rutinario que debe hacerse cada tres meses, sigue siendo común que algunos trabajadores por cuenta propia cometan errores durante su elaboración.  

Por este motivo, y aunque se cuente con los servicios de una gestoría para elaborar dicho trámite, es fundamental conocer cuáles son estos errores comunes antes de realizar la autoliquidación. Y es que, en caso de producirse, podrían conllevar una serie de sanciones por parte de la Agencia Tributaria que, a su vez, podrían hacer tambalear los cimientos del negocio en cuestión.  

1.- Gastar el dinero correspondiente al IVA

Al contrario de lo que muchos piensan, la liquidación del IVA no es un impuesto que paga el autónomo, sino el cliente que adquiere un bien o un servicio. El autónomo es un mero intermediario del impuesto que lo recauda y lo entrega al Fisco. Sin embargo, en muchas ocasiones, el autónomo utiliza ese IVA para financiar gastos del negocio a sabiendas de que, tarde o temprano, tendrá que devolvérselo a Hacienda. Llegado el momento, y si este impuesto lo ha gastado, puede tener problemas para abonarlo en el momento adecuado. 

Los motivos para gastarse el IVA antes de la liquidación son tantos como autónomos hay en España. Algunos lo hacen por necesidad, para hacer frente a un gasto imprevisto. Otros por mala planificación. Sin embargo, no guardar ese dinero y utilizarlo para cubrir gastos puede ocasionar, a la larga, un agujero en el negocio, ya que cuando llegue el momento de realizar la liquidación trimestral, el autónomo tendrá que buscar los importes correspondientes por otras vías, como préstamos bancarios o solicitando un aplazamiento a Hacienda. Por este motivo, y para evitar perjudicar al negocio, lo más aconsejable es organizarse y considerar el dinero del IVA como lo que es: un dinero ajeno.  

2.- Presentar fuera de plazo la autoliquidación 

La autoliquidación del IVA se realiza de forma trimestral, por lo que el autónomo tiene la obligación de presentar el modelo 303 cuatro veces al año. No obstante, y pese a que las fechas de presentación son siempre las mismas, puede cometerse el error de olvidar este deber y no presentar a tiempo la declaración. “Este retraso conlleva una sanción económica para el trabajador por cuenta propia, que tendrá que pagar un recargo del 5% del IVA pendiente de liquidar si han pasado menos de tres meses desde la fecha. No obstante, si han pasado entre tres y seis meses, el recargo será del 10% y si han pasado entre seis y 12 meses, el recargo aumenta al 15%. En caso de que haya pasado más de un año, el autónomo deberá soportar un recargo del 20%”, explicó a este medio una asesora laboral consultada. 

Las fechas estipuladas para presentar la autoliquidación durante el año son: 

• Primer trimestre: comprende los meses de enero, febrero y marzo. La fecha para presentar la autoliquidación es entre el 1 y 20 de abril. 

• Segundo trimestre: comprende los meses de abril, mayo y junio. La fecha para presentar la autoliquidación es entre el 1 y el 20 de julio. 

• Tercer trimestre: comprende los meses de julio, agosto y septiembre. La fecha para presentar la autoliquidación es entre el 1 y el 20 de octubre. 

• Cuarto trimestre: comprende los meses de octubre, noviembre y diciembre. La fecha para presentar la autoliquidación es entre el 1 y el 30 de enero del siguiente año.

3.- Aplicar un tipo de IVA incorrecto 

Un error que ocurre más de lo que debería es confundir el IVA a aplicar en las facturas. Es decir, no escoger correctamente el porcentaje de IVA que corresponde por los servicios o productos prestados. Por lo general, suele haber confusión entre el 10% y el 21% aplicable, un fallo “que Hacienda suele reclamar y que conlleva una sanción económica”, explicó a este medio la asesora laboral. Por este motivo, es fundamental conocer cuáles son los tipos de IVA concretos aplicables a los productos y servicios que se comercializan. En términos generales existen tres tipos de IVA:  

• IVA de tipo general: es el que se aplica por defecto a cualquier producto o servicio, que se grava con un 21%. Algunos productos que van gravados a este tipo son artículos de papelería, dispositivos de telefonía, servicios de peluquería, reparación de ordenadores o de asesoramiento profesional, entre otros. 

• IVA de tipo reducido: se aplica a productos y servicios básicos, como alimentos en general, vivienda, transporte, servicios de hostelería, cine, productos de higiene femenina o servicios veterinarios. El tipo de gravamen es del 10%. 

• IVA de tipo superreducido: grava con un 4% los productos y servicios de primera necesidad como pan, frutas o verduras, entre otros. También se aplica a los medicamentos, libros, prensa, sillas de ruedas, prótesis y viviendas sujetas a algún tipo de protección por parte de las administraciones. 

Pero la Agencia Tributaria publica unas tablas de productos y actividades con el IVA correspondiente que es conveniente consultar porque hay productos específicos con IVA  distintos. Es el caso de  actividades como las floristerías, que tienen distintos tipos de IVA para casi cada planta o para las flores. 

4.- No deducir correctamente los gastos 

Uno de los factores más relevantes para los autónomos en lo que al Impuesto sobre el Valor Añadido se refiere es la deducción de los gastos vinculados al desarrollo de la actividad que desempeñan. “Para la confección del trimestre, los autónomos no deben olvidarse de deducir todos los gastos. Eso sí, es importante que los gastos cumplan todos los requisitos y que siempre estén afectos a la actividad que desarrollan. En caso de deducirse gastos de manera incorrecta, Hacienda podrá intervenir”, explicó a este medio el asesor fiscal de la Asesoría Vadillo, Borja Vadillo. 

De hecho, las preguntas que más suelen hacer los autónomos sobre este impuesto tienen relación con los gastos deducibles, ya que siempre se crea mucho conflicto alrededor de estos. Lo más importante a tener en cuenta es que para Hacienda solo son deducibles aquellos gastos que sean 100% afectos a la actividad, o lo que es lo mismo: los gastos que conlleva el desarrollo de la actividad. 

Es fundamental guardar a buen recaudo, y durante un largo periodo de tiempo, los tiques o pruebas de pago de los gastos que han sido incluidos en las declaraciones, ya que podrían ser requeridos y, en caso de no presentarlos, habría una sanción económica. Normalmente, se recomienda su conservación durante cuatro o cinco años. 

5.- Incluir gastos que no pertenecen al trimestre fiscal 

Puede ocurrir que en la declaración se incluyan facturas que no pertenecen al periodo para el que se presenta la declaración. Esto sucedería, por ejemplo, si el autónomo incluye en la autoliquidación de octubre un gasto que haya tenido lugar el día 5 de ese mismo mes. Esto es un error, ya que en realidad dicho gasto deberá incluirse en la siguiente declaración, la que se presenta en el mes de enero.

En la declaración de octubre, únicamente deberán incluirse los gastos generados durante los meses de julio, agosto y septiembre. Lo que importa es la fecha de la factura. Aun así, según los expertos, si no existe voluntad de ocultación, la Agencia Tributaria suele pasar por alto este tipo de errores “y lo único que exige es su rectificación”. Eso sí, si se comprueba que la factura ha sido manipulada, es decir, que se ha cambiado la fecha para incluirla en la declaración, ahí si se impondrán importantes sanciones.  

6.- Deducir gastos para los que no se dispone de factura 

Es importante tener cuidado con los gastos que se incluyen en la declaración trimestral. Algunos tiques, como por ejemplo los relativos a los viajes, son rechazados por Hacienda en prácticamente todos los casos. Esto ocurre porque no aparece la identidad del destinatario y, por tanto, no se contempla como un gasto deducible.  

Por este motivo, deducir gastos para los que no se dispone de una factura completa que cumpla con todos los requisitos de facturación es un error bastante frecuente que cometen algunos trabajadores por cuenta propia. “Si lo único que se tiene es un tique, Hacienda no lo admitirá en ningún caso, ya que no contiene los datos del autónomo que adquiere el bien o servicio”, explicó la experta consultada. 

7.- Olvidarse de declarar las operaciones intracomunitarias 

Las operaciones intracomunitarias son aquellas realizadas entre clientes dentro de la Unión Europea. Estas operaciones tienen un modelo de declaración específico, el 349. Sin embargo, también deben declararse en el modelo 303, pero muchos autónomos lo desconocen y, por tanto, cometen el error de no incluir estas operaciones en la presentación trimestral del IVA al que correspondan. 

En caso de haber llevado a cabo operaciones intracomunitarias durante el trimestre correspondiente, es imprescindible incluirlas en la autoliquidación, aunque ya se hayan añadido en el modelo 349. 

8.- No tener en cuenta los impuestos presentados anteriormente 

En el momento de tramitar la presentación trimestral del IVA, lo más aconsejable es revisar bien los impuestos presentados con anterioridad, por si tuviesen algún IVA pendiente de compensar. “Puede pasar que, por ejemplo, el autónomo haya tenido un IVA negativo en otro trimestre porque haya tenido más gastos que ingresos. En ese caso, tendrá un IVA a compensar acumulado y podrá deducirlo en el impuesto trimestral”, explicó el asesor fiscal Borja Vadillo. 

9.- No presentar la declaración de IVA porque no se han obtenido ingresos 

Los trabajadores por cuenta propia tienen la obligación ineludible de presentar la declaración trimestral del IVA, independientemente de si se han generado ingresos o no. De hecho, no cumplir con esta obligación implica una sanción por parte de Hacienda.   

“Aunque no se hayan percibido ingresos durante el trimestre correspondiente, el autónomo sigue teniendo las mismas obligaciones, tanto con la Agencia Tributaria como con la Seguridad Social”, explicó a este medio la experta consultada. De hecho, “el estar dado de alta como autónomo durante el trimestre implica la obligación de presentar los distintos impuestos. Aunque no se hayan producido ingresos, se deberá presentar el modelo 303”, añadió.   

De esta manera, los trabajadores por cuenta propia que hayan visto disminuida su facturación durante los últimos meses, hasta incluso dejar de percibir ingresos, deberán igualmente mantener al día sus cuentas con Hacienda. “Lo mismo sucede con los nuevos autónomos. Una persona que se dé de alta, por ejemplo, en el mes de septiembre, pero que no perciba ingresos hasta noviembre, en octubre deberá presentar su autoliquidación correspondiente al trimestre que comprende los meses de julio, agosto y septiembre. No importa que no haya habido ingresos, deberá presentar igualmente el modelo 303”, concluyó.