viernes. 03.07.2020

CÓMO REALIZAR REUNIONES PARA QUE SEAN LEGALES

El Gobierno impulsa las decisiones online en los órganos de las sociedades

El Gobierno impulsa las decisiones online en los órganos de las sociedades

Aunque no lo establezcan sus estatutos, los administradores de cualquier tipo de sociedad, cooperativa o fundación puede alcanzar un acuerdo de forma no presencial. El Gobierno ha permitido actuar así hasta el 31 de diciembre, lo que facilitará a estas entidades aclarar sus cuentas.

El Gobierno impulsa las decisiones online en los órganos de las sociedades

Hasta el 31 de diciembre los administradores de cualquier tipo de sociedad, cooperativa o fundación podrán seguir celebrando sus reuniones de forma telemática. El Consejo de Ministros autorizó este martes a este tipo de entidades, que no tuviesen esta forma de actuación recogida en sus estatutos, la posibilidad de alcanzar acuerdos de forma no presencial. Se trata de una medida que facilitará la toma de decisiones importantes, desde la puesta en marcha de nuevas líneas de negocios, hasta la aprobación de las cuentas -fundamentales para la presentación del impuesto de sociedades -, pasando por cualquier otro tipo de acuerdo. 

La introducción de este apunte en la legislación común permitirá a todas las asociaciones, sociedades civiles y mercantiles, cooperativas y fundaciones implementar los acuerdos de forma no presencial, independientemente de si este tipo de procedimiento hubiera quedado recogido o no en sus estatutos de constitución. Según explicó Carlos Pavón, socio director de Gaula Abogados, “para las sociedades los estatutos son ley. Y si la redacción de éstos no recogía la celebración de las juntas, de cualquier tipo de órgano como el de administración, por vía telemática no se podían realizar”.

Pavón apuntó que varios de sus clientes – principalmente negocios – tenían previsto celebrar juntas en el mes de marzo y abril, y las tuvieron que suspender -. “Las estamos empezamos a celebrar ahora” contó -, porque no podían imponer una forma de organizar un tipo de reunión que no estuviese recogida en los estatutos. Sin embargo, ahora sí, “porque hay una norma que lo habilita”.

¿Cómo se levanta un acta telemáticamente?

Aunque la reunión se realice de forma telemática, el procedimiento debe ser el mismo que se sigue en las reuniones de la entidad de carácter presencial. Es decir, se deben cumplir con el procedimiento habitual de pasar lista a los miembros presentes en la reunión y la firma del acta. Lo único que cambia es el mecanismo que se utiliza.

“Si antes los que acudían a la reunión tenían que firmar el listado de asistentes, ahora lo que se hace es, o bien mediante el certificado digital, o bien se envía el documento, se firma y se devuelve escaneado” dijo Pavón. Este abogado contó que este método es el que se suele utilizar para cuando se levanta el acta.

La mayoría de las entidades jurídicas están obligadas a llevar un diario de las reuniones que se realizan a lo largo de todo un ejercicio económico. Es lo que se conoce como el acta y en ella se detallan todos los puntos tratados en la reunión. “Cuando la reunión se realice por Skype, por ejemplo, lo que se hace es que la persona encarga escribe en el acta todos los temas que se han hablando en la reunión, luego el documento se circulariza entre todos los presentes, que quedan en la obligación de firmarlo y enviarlo escaneado. Ojo, eso no significa que estén de acuerdo con lo firmado en el documento, si no, simplemente que esos son los temas que se han tratado”.

Se trata de una forma de proceder que su bufete utilizó cuando uno de sus clientes estaba negociando un ERE (Expediente de Regulación de Empleo): “el estado de alarma pilló en pleno periodo de consultas con los trabajadores y el procedimiento no se podía corta, porque la ley marca 30 días. Por eso, se hicieron todas las reuniones de forma telemática y siguiendo el mecanismo de circuralizar las actas”. Un procedimiento que fue consultado y aprobado por la Inspección de Trabajo, que les contestó que “no había problema en proceder así”.

Puede ser útil para la presentación del Impuesto de Sociedades

Desde hace unos meses, los asesores fiscales venían denunciando que muchos negocios iban a tener tener un problema con la presentación del Impuesto de Sociedades, dado que no iban a poder a presentar el gravamen de forma correcta. Arturo Jiménez, director del Gabinete de Estudios de Asociación Española de Asesores Fiscales (AEDAF), explicó que la razón de ese problema está en que “el cálculo del impuesto de sociedades parte del resultado contable del negocio, o de la sociedad en cuestión”. Y añadía que “si el Gobierno no modificaba el plazo de presentación del gravamen, para las actividades cuyo periodo impositivo coincide con el año natural, en el momento de presentación del Impuesto éstas aún no tendrían ni formuladas, ni aprobadas las cuentas anuales. Por lo que tampoco estaría lista la contabilidad del negocio, a través de la cuál se calcula parte del gravamen”.

Desde AEDAF solicitaron al Ejecutivo que cambiase la fecha de presentación del impuesto. Una petición que les fue denegada, pero que sirvió para que el Gobierno habilitase a los negocios la posibilidad, durante el 1 y 30 de noviembre, de presentar una segunda declaración del gravamen para corregir o modificar la presentada anteriormente, lo que les evitará el riesgo a ser sancionados.

El director del Gabinete de Estudios de la AEDAF señaló que “en el Real Decreto-ley 19/2020, el Gobierno establece que se mantiene el plazo de declaración del Impuesto de Sociedades – en los 25 días posteriores a los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, esto es el 25 de julio para la mayoría de las empresas – y permiten una vez que aprueben sus cuentas y modificar el impuesto hasta finales de noviembre”.

Jiménez cree que la última decisión del Ejecutivo de permitir a las entidades jurídicas celebrar reuniones de forma telemática, y que está incluida en el Real Decreto-ley 21/2020, “va encaminada a permitir que los negocios puedan realizar las asambleas de forma digital, sin incurrir en un problema de seguridad, para poder aprobar así la cuentas”.

Para los conflictos la gente prefiere verse la cara

A pesar de que el Gobierno facilita la realización de videoconferencia en las entidades jurídicas, lo cierto es hay asuntos que la gente prefiere solucionar cara a cara. Carlos Pavón, socio director de Gaula Abogados, cree que las videoconferencia van a ser utilizados principalmente por las entidades en las que no hay hostilidades.

“Me encaja más que utilicen las reuniones telemáticas los negocios para aprobar unas cuentas o para sacar adelante cualquier otro aspecto referente a la actividad, que una sociedad dónde los socios no están conformes” dijo el experto jurista. Según Pavón, lo utilizarán principalmente pequeños negocios, con un par de socios, que antiguamente no se llegaban ni a reunir y que lo único que hacía eran circularizar el acta y firmarla".

También aquellas actividades que, aunque tengan un mayor número de socios éstos sean más activos en el día a día de la entidad: “quieren explicaciones sobre cómo va todo y se reúnen de forma habitual. Para esas va a ser será especialmente útil la celebración de este tipo de reuniones digitales", aseguró.

No obstante, y a pesar de la utilidad del trámite hay situación para las que va a ser necesarias verse cara a cara. “En el bufete tratamos principalmente con negocios que están atravesando por alguna situación de conflicto o que están sufriendo una crisis. Son momento en los que los ánimos de todos los miembros están muy crispados y prefieren reunirse presencialmente”.

La reunión también puede realizarse en un bar

Por último, Pavón contó que antes de la aprobación de la norma, los negocios podían utilizar otro recurso para celebrarla de forma telematica las reuniones o asambleas, aunque no estuviese recogido el procedimiento en los estatutos. Se trata de lo que se conoce como Junta Universal. “Es cuando todos los socios de la entidad están de acuerdo en que sea haga algo que no está expresamente previsto en los estatutos. Entonces, si todos los miembro, por ejemplo, deciden que quieren reunirse en un bar, es completamente lícito que lo hagan, siempre que todos y cada uno de ellos estén presentes y lo acepten. Aunque en los estatutos venga expresamente recogido que las reuniones deban celebrarse en el domicilio social de la compañía”.

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