Guía para pasar de autónomo a Sociedad Limitada
Solicitar el Alta Censal, abonar el IAE, darse de Alta en el Registro Mercantil y gestionar el alta de la Seguridad Social de todos los miembros son requisitos indispensables para aquellos autónomos que estén pensando en cambiar su empresa a una mercantil S.L. por cualquier motivo. En esta guía podrás encontrar todos los plazos a seguir para hacer la transición de forma correcta y simple.
Son seis pasos obligatorios para que la entidad empiece a funcionar conforme a las actuales exigencias legales y todos los pasos necesarios a seguir se pueden realizar de forma telemática, que es la opción más rápida y segura.
1.- El primer paso es darse de baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Es importante aquí tener en cuenta que la baja se hace efectiva desde el día 1 del mes siguiente al que se solicita. Se puede tramitar online con certificado digital o en persona en las oficinas.
2.- Una vez dado de baja en el RETA es el momento de darse de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Al igual que en el paso anterior, es importante mirar el calendario: debe hacerse antes del inicio de la actividad. Es decir, se tiene que dar de alta en el Censo de Obligaciones Tributarias de Hacienda cualquier sociedad previa a la emisión o recepción de cualquier factura o encargo a su nombre. Este listado forma parte del Censo de Obligados Tributarios y están obligadas a inscribirse las mercantiles que realicen actividades extractivas, de fabricación, comercio y prestación de servicios, incluidas artesanía, agrícolas, forestales, ganaderas, pesqueras, de construcción, mineras y el ejercicio de profesiones liberales y artísticas. Para el registro, se deben entregar en Hacienda los formularios 036 y 037. Abonar el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).
3.- Es obligatorio para todas las S.L., excepto las dedicadas a actividades agrícolas, las ganaderas dependientes, las forestales y pesqueras. También se hace cumplimentando los formularios anteriores. Registrarse en el censo de Actividades Económicas es independiente de que la empresa posteriormente esté obligada al pago del Impuesto sobre Actividades Económicas y deba presentar las declaraciones del IAE .
4.- Para formalizar una S.L. hay que dar de alta a los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social. Serán autónomos o trabajadores en régimen general en función de ciertas condiciones. Así, los socios con más de un tercio del capital de la empresa, los directores y gerentes, tienen que estar dados de alta en el RETA.
5.- Es obligatorio que sean autónomos los empleados que, al menos la mitad del capital de la sociedad para la que preste sus servicios esté distribuido entre socios con los que conviva, y a quienes se encuentre unido por vínculo conyugal o de parentesco hasta segundo grado. El periodo para realizar estas altas es de 30 días naturales desde que arranca la labor de la empresa.
6.- El resto de perfiles de trabajadores se deben dar de alta en el régimen general. Para ellos existe un periodo de hasta 60 días naturales anteriores al inicio de la relación laboral. En caso de que la actividad sea del sector de la minería, este trámite deberá hacerse siempre previo al inicio de la relación contractual.
Contabilidad de una SL
Si te quieres cambiar de autónomo a Sociedad Limitada debes saber que los procesos de contabilidad también se verán afectados. En primer lugar necesitas legalizar el Libro de actas, el del registro de socios, el correspondiente a las acciones nominativas; así como el Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad.
Todas las sociedades mercantiles tienen que llevar un libro en el que se contemple, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad; un recopilatorio de las participaciones de los asociados y otro, independiente, de los contratos realizados por la empresa. Todos se cumplimentarán en soporte electrónico y se deben presentar para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
En este mismo organismo y dentro del mismo plazo es obligatorio legalizar el Libro Diario y el de Inventarios y Cuentas Anuales. En ningún caso, como indica Hacienda en su web, estos documentos se podrán presentar en papel. Anualmente es necesario enviar toda esta documentación al Registro Mercantil, así como las cuentas consolidadas de la entidad, si las tuviese.
Por último, y aunque no es obligatorio, sí es altamente recomendable expedirse un certificado electrónico. Con él, uno o varios representantes de la empresa pueden firmar digitalmente cualquier documento emitido por una administración pública; desde Hacienda y la Seguridad Social hasta administraciones autonómicas o municipales.
Para realizarlo es obligatorio certificarlo en una de las Oficinas de Registro habilitadas, normalmente en las instalaciones de cualquier consistorio. Una vez cumplimentados todos estos pasos, ya estarías listo para continuar con tu actividad profesional bajo el paraguas fiscal y legal de una Sociedad Limitada.
