Lunes. 22.10.2018

NO GUARDES LAS FACTURAS EN BOLSAS

Negocio en orden es sinónimo de negocio más productivo

Negocio en orden es sinónimo de negocio más productivo

Tener un espacio de trabajo agradable y ordenado es fundamental para ser eficiente y operativo. Y eso siempre suele traducirse en dinero. Lograrlo no siempre es fácil pero existen algunos métodos para que el orden redunde en la buena marcha del negocio .

Negocio en orden es sinónimo de negocio más productivo

El desorden es uno de los aspectos con los que muchos autónomos se acostumbran a vivir, debido a la vorágine de trabajo a la que tienen que hacer frente diariamente. Instaurar una rutina de orden y organización no es algo sencillo, pero puede marcar la diferencia y ayudar al trabajador por cuenta propia a ser más eficiente. Y la eficiencia suele traducirse en mayores ingresos.

Son muchas las fórmulas que existen para ayudar a las personas a ser más organizadas, la mayoría aconsejan establecer metas, ser estricto cumpliendo con un calendario o dedicar los últimos minutos de la jornada laboral a dejar todo recogido. También hay otras que están enfocadas al orden desde un punto de vista más físico, para ordenar las cajas o los productos dentro del almacén. Lo importante aquí es, independientemente del mecanismo escogido para ser ordenado, ser constante y convertir esa indicación en un hábito.

El método de las 5 S

Este método surge en Japón en la década de los 60. Aunque su objetivo era ayudar a mejorar la productividad y eficiencia de las cadenas de montaje aprovechando la tecnología para reducir gastos, sus cinco principios se pueden aplicar a cualquier negocio. Según explica El blog de retos para ser directivo, de las escuelas de negocio de EAE y Harvard Deusto, los cinco principios del método son:

  1. Seiri (selección): consiste en saber distinguir aquellas cosas que se necesitan en el espacio de trabajo, de aquellas que no.
  2. Seiton (organización): los objetos (por ejemplo facturas, los papeles del local o las cartas de los bancos) deben estar siempre en el mismo lugar, para que sea más fácil encontrarlos.
  3. Seiso (limpieza): el espacio de trabajo debe estar limpio, ser cómodo y ordenado.
  4. Seiketsu (estandarización): que los tres primeros pasos se cumplan, de tal forma que siempre se tenga un espacio de trabajo con los elementos imprescindibles, con todo ordenado y guardado en el mismo lugar; y limpio.
  5. Shitsuke (hábitos): tener disciplina y constancia  para realizar todas las tareas y que se convierta en una rutina.

Métodos para ordenar facturas

Los autónomos tienen la obligación de guardar todas las transacciones que hagan en su negocio. Así tienen que almacenar todas las facturas, tanto las que emiten como las que reciben, los tickets de la comida o cualquier otro tipo de información referente a su negocio. Al final es una cantidad de papeles que acaba muchas veces amontonados en ‘una bolsa de facturas’. Para evitarlo el blog TusFinanzas recomienda estos tres consejos para ordenarlas:

  • Busca el lugar para guardarlas: acumular todos los documentos en un cajón es la forma más habitual de guardar facturas, pero desde TusFinanzas aconsejar utilizar carpetas o archivadoras para guardar los papeles y procurar almacenarlas en el mismo espacio.

  • Divide la carpeta por categorías: como son muchos y de diferente índole todos los papeles que se tienen que guardar, hay que almacenarlos por categorías, tantas como necesites. Así puedes dividir el archivador o tener diferentes carpetas donde almacenar las facturas emitidas, las facturas recibidas, los tickets de comidas o el contrato del local. 
  • Archívalos en un lugar seguro: todos aquellos documentos importantes deben estar guardados siguiendo un orden pero también deben estar archivados en un lugar seguro, fuera del alcance de niños o mascotas.

Método Konmari

Marie Kondo es la mujer que ha hecho del orden un método de vida. Con su libro La Magia del orden ha conseguido crear una comunidad de adeptos que siguen sus consejos para ordenar cualquier cosa, desde el armario -con tutoriales sobre cómo doblar la ropa- o la cocina, hasta la forma correcta de hacer la maleta. Su libro ha conseguido ser número uno de ventas en Amazon y sus consejos, aunque la mayoría de los principales consejos que adoptan sus seguidores están pensados para el hogar, se pueden extrapolar algunos principios y utilizarlos en el negocio:

  • Guarda lo que utilices: la forma perfecta de ordenar la oficina  es vaciar todos los cajones y estanterías y volver a colocarlo, pero sólo guardando aquello que verdaderamente se necesita o hace feliz (una foto o un cuadro)-; todo lo demás a la basura o al reciclaje.
  • Ordena del tirón y por categoría: si comienzas ordenar el método Konmari recomienda que hagas la misma estancia del tirón y la ordenes por categorías. Divide por estancias, por ejemplo: un día la oficina, otro el almacén y otro el local.
  • El criterio para tirar cosas: decidir qué tirar y qué guardar suele ser complicado, debido a la información que aporta o al apego emocional, para estos casos recomienda preguntarse si el objeto en cuestión es útil y dos si hace feliz. Si alguna de las dos repuestas es afirmativa se guarda, sino se tira. Aquí es importante tener en cuenta que hablamos de un espacio de trabajo por lo que los objetos 'que hacen feliz' deben ser minoritarios con una función decoradora. 
  • Guarda por tipología: todas las cosas del mismo tipo deben estar guardadas todas juntas y en el mismo espacio. Procura no mezclar los documento entre sí y separarlos por categorías: facturas, contratos, tickets y demás aspectos documentos asociados a la actividad.
  • Almacenarlo a la vista: Marie Kondo apuesta por guardar las cosas de forma ordenada pero a la vista para que sea más fácil encontrarlas, para ello recomienda utilizar cajas principalmente de zapatos. Éstas pueden colocarse dentro de un armario, por ejemplo, en el que se pueden ir depositando poco a poco los tickets de la comida diaria, así cuando llegue el momento de hacer la declaración se puedan localizar fácilmente.

Negocio en orden es sinónimo de negocio más productivo