Todo lo que hay que saber para hacer bien una factura

La factura es la base del negocio de un autónomo. Por ley, todos los empresarios o profesionales tienen la “obligación de expedir, entregar y conservar justificantes de las operaciones” por el ejercicio de su actividad o, lo que es lo mismo, de emitir una factura por la venta de un producto o la realización de un servicio.

Asimismo, también están obligados a conservar las facturas en las que ellos mismos sean los destinatarios de la actividad de otro profesional en relación al desarrollo de su propia actividad.

Independientemente del motivo por el que se emita una factura, todos los documentos deben de tener una serie de datos básicos y comunes que recogen los principales elementos de la transacción por la compra/venta de un bien o un servicio. Son los siguientes:

• Número y, dependiendo del caso, serie: la Ley establece que en caso de serie la numeración de las facturas será correlativa.
• La fecha en la que se ha expedido la factura, es decir, el día, el mes y el año en el que se realizó el trabajo o se vendió el producto.
• Datos (nombre, apellidos, razón o denominación social completa) tanto del comprador como del vendedor que emite la factura
• Número de Identificación Fiscal de la empresa obligada a expedir la factura.
• Descripción de la transacción.
• Cantidad total.
• El tipo impositivo o tipos impositivos que se aplicará (IVA, IRPF…).

A esta batería de datos obligatorios se añaden otros que varían en función del sector o del destinatario, dado que en algunos casos se regulan de forma distinta. Todos los casos específicos están detallados en el artículo 6 del reglamento.

Tipos de factura

El tipo de factura que se utilice dependerá siempre del contexto en el que se emita, del importe de la misma y del destinatario. De esta forma se distinguen tres tipos de factura:

1.- Factura simplificada: con ella se cumple la obligación de emitir una factura. Esta se puede expedir cuando su importe no exceda los 400 € con IVA o cuando deba de expedirse una factura rectificativa. Asimismo, esta se podrá emitir cuando el importe no supere los 3.000 euros con IVA en una serie de casos, como: ventas al por menor, ventas o servicios en ambulancia, ventas o servicios al domicilio del consumidor, transporte de personas y equipajes, servicios de hostelería y restauración, servicios prestados por salas de baile y discotecas… Todas ellas detalladas en el artículo 4, apartado 2, de la ley.

Éstas deberán tener obligatoriamente la siguiente información: número y, en su caso, serie, la fecha de su expedición, la fecha en la que se haya realizado la operación, el Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón, la descripción del producto o servicios, el tipo impositivo aplicado, la contraprestación total, en las facturas rectificativas la aclaración explícita de la rectificación…

2.- Facturas recapitulativas: se trata de reunir en una sola factura las distintas operaciones que se hayan hecho para un mismo destinatario en un mismo mes natural. Este tipo de facturas deben ser emitidas el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas, excepto cuando el destinatario de ésta sea un profesional o un empresario, que deberá de emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se hayan realizado las operaciones.

3.- Facturas rectificativas: estas se emiten en el caso de que la factura original no cumpla alguno de los requisitos que atienden al contenido de las mismas o cuando las cuotas impositivas repercutidas no se hubiesen determinado correctamente. El encargado de emitir la factura será también el encargado de expedir una factura rectificativa en el momento en el que tenga conocimiento de que se ha incumplido alguno de los fallos anteriores. En la nueva factura se hará constar explícitamente los nuevos datos y en ella se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación.

El Real Decreto 1619/2012 especifica los casos en los que los empresarios y profesionales o sujetos pasivos podrán expedir un duplicado de factura, ya que el Reglamento establece que solo se puede emitir un original. Los casos en lo que se puede realizar un duplicado de factura son: cuando hubiese varios destinatarios, en la pérdida del original

Métodos para expedir una factura

El reglamento establece los formatos por los cuáles se puede emitir una factura. Ésta puede expedirse “por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación”.

Y define en el artículo 9 que una factura electrónica es “aquella factura que se ajuste a lo establecido en el Reglamento y que haya sido expedida y recibida en forma electrónico”.

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, detalla exhaustivamente la forma correcta de realizar una factura, así como los contenidos que debe de tener, los motivos para emitirlos y el método de conservación. Para la elaboración correcta de la factura, siempre es recomendable consultar con un gestor, que informará sobre los detalles prácticos que deberá tener la factura en función del sector en el que se encuentre.