Consejos para usar la plataforma de mensajería sin riesgo de multas

Los autónomos temen usar WhatsApp en sus negocios por no saber cómo proteger los datos de sus clientes

Los expertos advierten que los autónomos no usan WhatsApp con sus clientes por no saber los límites que impone la ley de protección de datos. Te contamos como resolver este problema y que ventajas ofrece esta plataforma a los autónomos.

Los autónomos temen usar WhatsApp
Los autónomos temen usar WhatsApp
Los autónomos temen usar WhatsApp en sus negocios por no saber cómo proteger los datos de sus clientes
  1. Cinco consejos para aplicar correctamente la ley de protección de datos en WhatsApp Business
  2. ¿Qué ventajas tiene WhatsApp Business para un autónomo o pequeño negocio?
  3. ¿Cuáles son las multas por incumplir con la protección de datos en WhatsApp?
  4. ¿Qué es el comercio conversacional y que ventajas ofrece a los autónomos?

“La plataforma de mensajería instantánea WhatsApp es el canal de comunicación con más penetración de todo el mercado”, afirmó Ignacio Diego, socio y Country Manager de GUS, uno de los pocos negocios españoles que trabajan directamente para la famosa aplicación. Herramienta que cuenta con una versión propia para autónomos. Sin embargo, los trabajadores por cuenta propia se niegan a implementarla o tardan en incluirla en sus actividades por no saber cumplir correctamente con la ley de protección de datos.

“Los autónomos tardan en implementar WhatsApp en sus negocios por no saber proteger los datos de sus clientes. Están perdiendo la oportunidad de conectar con sus clientes que son una parte de los más de 2.000 millones de usuarios en todo el mundo”, advirtió Ignacio Diego. La aplicación se ha convertido en la última década en el principal punto de encuentro de miles de personas, y también un nicho de mercado para cientos de profesionales que hacen crecer su negocio a través de WhatsApp Business – la versión para empresas -. Sin embargo, el uso incorrecto de esta aplicación puede conllevar multas de superiores a los 300.000 euros, lo que “genera miedo entre los autónomos para introducirla en su actividad”.

Para que un autónomo utilice correctamente la aplicación Whatsapp Business dentro de la legalidad y evite una sanción económica que podría llegar a ser muy importante, debe cumplir con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2018/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

No puedes comprar bases de datos ni acribillar al cliente si él no te lo permite, esta es la principal práctica errónea. Un autónomo puede enviar notificaciones directas y automatizar por completo la aplicación, pero no puede hacerlo bajo su libre albedrio”, explicó el Country Manager de GUS. “Si por ejemplo un cliente quiere comprar por Internet algunos artículos de un comercio, el emprendedor debe mostrarle visiblemente una casilla específica en su página web para que este de su consentimiento de ser contactado a través de WhatsApp”, añadió. Si este acepta, es cuando el autónomo tiene la posibilidad – dado que el cliente lo ha habilitado – de ponerse en contacto con el mismo.

Si, por otra parte, el cliente decide contactar directamente por WhatsApp con el negocio, “el autónomo debe advertirle antes de comenzar la conversación cuál es su política de protección de datos y en ningún caso difundir los datos personales del cliente”, concretó el experto.

Una vez ese consumidor acepte “los términos y condiciones del negocio” es cuando el autónomo puede continuar la conversación. “En el momento en el que el cliente comunique que quiere dejar de recibir comunicaciones, el trabajador por cuenta propia deberá coger su número y separarlo para que sus datos no aparezcan en futuras campañas o notificaciones del negocio”, detalló Ignacio Diego.

Cinco consejos para aplicar correctamente la protección de datos en WhatsApp Business

Para la correcta utilización de Whatsapp Business, se deben tener en cuenta cinco cuestiones fundamentales, tal y como explicaron los expertos a este medio:

  • El responsable del grupo deberá utilizar dispositivos seguros y nadie, salvo que se haya firmado previamente un acuerdo de confidencialidad, podrá interactuar con el grupo.
  • Se deberá formar a los miembros de la organización sobre el correcto tratamiento de los datos personales de los clientes y el uso adecuado de los grupos internos del negocio.
  • En el caso de que un usuario quiera ejercer sus derechos, se contactara con Whatsapp para informar sobre el derecho que se desea ejercer y se pondrá en copia a la persona interesada.
  • A través de un Análisis de Riesgo, se deberán evaluar los riesgos para la protección de datos que implica la utilización de la aplicación antes de implementar su uso.
  • Se deberán establecer medidas técnicas y organizativas para que el uso de Whatsapp Business sea lo más seguro posible.

¿Qué ventajas tiene WhatsApp Business para un autónomo o pequeño negocio?

“WhatsApp permite comunicarse de manera más efectiva con los clientes”, valoró el experto. “Actualmente muchos negocios se comunican con sus proveedores y consumidores de forma rudimentaria, pero desconocen el potencial que pueden sacar de la versión para profesionales de la plataforma”, añadió.

Además de existir una versión superior conocida como WhatsApp Business Platform, donde se pueden introducir chatbots o robots de conversación para las cuestiones más livianas de un negocio, la plataforma “ofrece numerosas ventajas”. “Un autónomo tiene cientos de cosas en la cabeza, gracias a WhatsApp puede automatizar preguntas frecuentes cómo dónde está el pedido de un cliente o dónde se encuentra la tienda más cercana, horarios de apertura y cierra e incluso las reservas de un restaurante”, detalló Ignacio Diego.

“Un perfil de empresa también genera más confianza entre los clientes, permite genera una imagen más profesional de tu negocio”, explicó el experto. Diseñar respuestas rápidas; facilitar la comunicación interna de la empresa; etiquetar a los contactos por clientes o proveedores; automatizar mensajes cuando el trabajador por cuenta propia no esté al tanto del teléfono; mejorar la experiencia de marca; mensajes de bienvenida; establecer una interacción más humana; enviar mensajes o campañas a los clientes; son algunas de las facilidades que ofrece la aplicación a los autónomos.

Finalmente, los autónomos también pueden habilitar un sistema de pagos – como en su comercio electrónico o página web – “para el que sólo hay que vincular el banco dentro de la aplicación”, matizó Ignacio Diego. Asimismo, pueden crear un catálogo con todos sus productos, convirtiendo WhatsApp en otra plataforma de venta más.

Para obtener la aplicación, los autónomos sólo tienen que entrar en la tienda de aplicaciones de su dispositivo móvil – Google Play o Apple Store – y descargar la aplicación; introducir el número de teléfono del negocio y rellenar los apartados de información.

¿Cuáles son las multas por incumplir con la protección de datos en WhatsApp?

Como ya adelantó este medio, los autónomos pueden llegar a incurrir en tres tipos de sanciones si no protegen correctamente los datos de sus clientes:  leves, graves y muy graves.  En el caso de las sanciones leves, la cantidad a pagar podría alcanzar los 40.000 euros; para sanciones graves la cantidad se encontraría entre los 40.001 y los 300.000 euros; y en aquellos casos en los que la sanción fuese de carácter muy grave, las sanciones irían desde los 300.001 hasta los 20 millones de euros, o como máximo el 4% de la facturación anual.

¿Qué es el comercio conversacional y que ventajas ofrece a los autónomos?

WhatsApp es utilizada por más de 30 millones de españoles. GUS es una de las dos empresas españolas que actualmente trabaja para WhatsApp en España. Aunque sus orígenes se centraron en Latinoamérica – donde la protección de datos es más laxa que en la Unión Europea – se han convertido en pioneros en el comercio conversacional a través de la famosa plataforma.

“El comercio conversacional es otra de las novedosas herramientas que ofrece WhatsApp a los autónomos y pequeños negocios. El objetivo de nuestra empresa en su origen era crear algo similar a plataformas como ‘Glovo’ pero en WhatsApp. Queríamos que cualquiera que quisiera unas entradas para un concierto, comprar una camiseta o equis; lo pudiese hacer directamente en la aplicación de mensajería”, narró el Country Manager y Socio de GUS.

“Sin embargo era imposible contestar a todos esos mensajes, por lo que decidimos buscar la forma de automatizar todo ese volumen de mensajes que nos llegaban a WhatsApp. Una vez la propia plataforma abrió su código en WhatsApp Business Platform pudimos crear nuestra propia automatización”, detalló.

Una vez la empresa se dio cuenta de que sus propios recursos de comercio conversacional dieron frutos, decidieron trasladar su herramienta para WhatsApp a otras empresas y negocios. “Con esto no queremos decir que para todo tenga que atenderte un robot, nosotros creemos en la importancia del capital humano. Pero si es cierto que hay muchas cuestiones que son irrelevantes en el día a día de un negocio que fácilmente puede desarrollar un chatbot. Cuando las cuestiones sean más sensibles, nuestro algoritmo conduce directamente con los portavoces del negocio”, afirmó el socio de GUS.

Con una inversión inicial de 1,5 millones de euros en 2008 y diversas rondas de financiación, la empresa ha conseguido en menos de 10 años facturar más de cuatro millones anuales, creciendo un 50% cada año.   Cabe destacar que las soluciones que imparte GUS, son financiables a través del Kit Digital, por lo que los autónomos pueden implementar el comercio conversacional gracias a estas ayudas dado que la empresa “ofrece presupuesto y se ajusta al tamaño y volumen de la actividad”, concluyó Ignacio Diego.