Kit digital: todos los servicios que los autónomos podrán contratar en septiembre con las ayudas

El Gobierno ya ha publicado la nueva convocatoria de las ayudas del Kit Digital que, esta vez, irán dirigidas a los autónomos que tienen entre tres y nueve empleados en plantilla. En esta segunda fase de las subvenciones se ofrece un catálogo de doce soluciones distintas, dos más que en la anterior, y los negocios podrán elegir en cuál de ellas gastar el dinero para digitalizar su negocio. 

Cada una de estas categorías dará derecho a los autónomos a beneficiarse de unos servicios que le prestará alguna empresa especializada, como por ejemplo instalar un programa para gestionar pedidos o crear una tienda online para la actividad. Para cada una de las doce soluciones, el agente digitalizador, que es el que presta el servicio, tiene libertad de poner los precios que vea convenientes en función de la horquilla marcada por el Gobierno.

La empresa también tiene libertad para elegir cómo prestar el servicio al autónomo. Sin embargo, todos los agentes digitalizadores se deben comprometer a prestar un mínimo de servicios al autónomo en cada categoría. Por ejemplo, explicaron distintos expertos consultados, el agente digitalizador no puede ofrecer al beneficiario crear una página web sin poner en marcha una pasarela de pago. Tampoco puede dar un servicio de ciberseguridad e instalar un dispositivo que no filtre los correos sospechosos o proteja al negocio de los malware que roban sus credenciales.

La entidad pública dependiente del Gobierno que está encargada de la puesta en marcha del Kit Digital, Red.es, ya ha publicado el catálogo actualizado con las distintas soluciones a las que van a poder acceder esta vez los autónomos que cobren las ayudas en la segunda ronda. En cada una de estas categorías, el organismo detalla todos los servicios mínimos a los que tendrá derecho el autónomo y cuánto dinero se podrá gastar de la subvención en cada uno de ellos.

¿Qué servicios podrán contratar los autónomos para digitalizar su negocio con las ayudas?

Como novedad, en la segunda convocatoria que arrancará el 2 de septiembre, los autónomos van a poder acceder a 6.000 euros -frente a los 12.000 disponibles para empresas de más de diez empleados-. Según explican desde Red.es, este dinero que reciban los beneficiarios se podrá repartir libremente en cualquiera de los servicios que ofrecen las 8.000 empresas que ahora mismo son agentes digitalizadores.

El proceso es sencillo: cuando el autónomo cobre la ayuda en su cuenta bancaria deberá acudir al catálogo de agentes digitalizadores (disponible en este enlace) y elegir una de los más de 8.000 negocios que prestan el servicio que le interesa. Cada una de estas empresas que puede seleccionar el trabajador por cuenta propia está especializada en una o varias soluciones. A continuación se detallan los servicios mínimos que tendrá que recibir el autónomo en cada una de las categorías, según Red.es.

• Sitio web y presencia básica en Internet

Los autónomos con entre tres y diez empleados podrán gastar del dinero que reciban hasta 2.000 euros en una empresa que les ponga en marcha una página web para dar visibilidad a su negocio. Dentro de esta solución, el agente digitalizador deberá ofrecer como mínimo:

- Un dominio web: Es el nombre único que identifica a la página. En caso de que el autónomo no disponga de un dominio web, se le dará uno durante un plazo mínimo de doce meses. La titularidad del dominio será suya por completo. 

- Hosting: El autónomo también podrá recibir un alojamiento de la página web, es decir un espacio de almacenamiento para su web. Si no tiene uno, se le dará uno durante un plazo mínimo de doce meses. 

- Diseño de la página web: El agente digitalizador también deberá ofrecer como parte del servicio la estructura de la web, con un mínimo de tres apartados. Se consideran páginas o apartados de una web, elementos tales como: página de inicio (Landing Page), presentación de la empresa, formulario de contacto, descripción de productos, datos de contacto, mapa del sitio (sitemap), etc.

-Web responsive y accesibilidad: La web que se ponga en marcha tendrá que adaptarse perfectamente a cualquier tipo de dispositivo. Además deberá cumplir con los criterios de accesibilidad para todos los colectivos de conformidad de nivel AA de las Pautas WCAG-2.1. Estos facilitan, por ejemplo, el acceso al contenido para las personas con discapacidad

-Posicionamiento básico en internet y optimización de la presencia en buscadores (SEO básico):  la información del negocio será indexable por los principales motores de búsqueda (On-Page), es decir, el contenido será accesible desde Google u otros buscadores. Además, las páginas y contenido básico que se pongan en marcha deberán contener las palabras clave, SEO On-Page de 2 páginas o apartados, indexación y jerarquización del contenido, para asegurar que el negocio se posicione adecuadamente.

-Autogestionable: La soluición da también derecho a la instalación de una plataforma de gestión de contenidos (como por ejemplo, WordPress) para que el autónomo pueda modificar los contenidos de su web sin necesidad de ayuda.

-Multidioma: La solución también te dará la opción de tener tu web preparada para el multidioma y traducida a un idioma, además del castellano.

• Creación de un comercio electrónico 

Los autónomos con menos de diez empleados podrán contratar con el dinero de la subvención los servicios de una empresa que les cree una página web de compraventa de productos y/o servicios por internet. Podrán gastar hasta 2.000 euros del Kit digital en esta solución:

- Creación de la tienda online o E-Commerce y alta del catálogo de productos: Los autónomos que accedan a este servicio podrán obtener una tienda online con un catálogo en el que estén disponibles sus productos, mediante su alta, importación o carga. La solución incluye la carga de al menos 100 referencias de sus productos, salvo que disponga de menos, en cuyo caso podrá ser menor.

-Métodos de pago: El Agente Digitalizador que haya seleccionado también deberá configurar e integrar los principales métodos de pago en su tienda online, con la correspondiente pasarela.

-Diseño Responsive: El e-commerce que ponga en marcha el agente digitalizador tendrá que ser 'responsive', es decir, se tendrá que poder utilizar en todo tipo de dispositivos. 

-Posicionamiento básico en internet:  la información del negocio será indexable por los principales motores de búsqueda (On-Page), es decir, el contenido será accesible desde Google u otros buscadores.  

-Autogestionable: La solución da también derecho a la instalación de una plataforma de gestión de contenidos (como por ejemplo, WordPress) para que el autónomo pueda modificar los contenidos de su web sin necesidad de ayuda.

 -Formas de envío: El agente digitalizador tendrá que configurar e integrar los métodos de envío digital y físico de los productos de la tienda online.

• Gestión de las redes sociales 

El autónomo podrá gastar hasta 2.500 euros en una empresa que le gestione las redes sociales creando contenido mensual y promocionando su negocio a través de ellas. Aunque no se detalla, el tiempo que se podría disfrutar de estos servicios sería de entorno a un año:

-Social Media Plan: El equipo contratado desarrollará una estrategia de redes sociales alineada con la misión y visión del negocio, para que sea relevante, conecte con sus potenciales clientes y fidelice a aquellos usuarios que ya lo sean.

-Monitorización de redes sociales: El agente digitalizador monitorizará y controlará de manera periódica los impactos de las acciones que lleve a cabo en redes sociales para ver los resultados y saber si se está cumpliendo con los objetivos de la  estrategia.

-Optimización de la red/Auditoría: La empresa también ayudará al autónomo a optimizar el rendimiento de sus redes, analizar diferentes canales sociales etc. 

-Gestión de la red social: el Agente Digitalizador que se haya  seleccionado para proporcionar la solución deberá administrar el perfil o usuario en, al menos, una red social.

-Publicación de posts semanales: el Agente Digitalizador publicará un mínimo de cuatro entradas (posts) mensuales en las redes sociales del autónomo.

• Gestión de clientes

Los autónomos podrán gastar hasta 2.000 euros en contratar a una empresa que instale un software en su negocio para digitalizar la gestión de las relaciones comerciales con sus clientes. Este programa permitirá:

-Gestionar los clientes: El autónomo podrá almacenar y consultar los datos de cada uno de sus clientes, desde su alta como oportunidad de negocio, y simular la compra de productos o contratación de servicios.

-Gestión de Clientes potenciales (Leads): El autónomo también podrás dar de alta nuevos Leads de forma manual o mediante una importación por fichero. Los datos asociados a los Leads le permitirán proyectar su gestión comercial con el objetivo de convertirlos en clientes.  

-Gestión de oportunidades: El sistema también dará la posibilidad de gestionar todas las oportunidades de negocio que conlleven el envío al cliente potencial o Lead de ofertas y presupuestos. Además, se podrá comprobar el estado de cada oportunidad (en análisis, oferta presentada, en negociación, ganadas, canceladas, etc.). 

-Acciones o tareas comerciales:  La herramienta implantada por el Agente Digitalizador permitirá crear acciones y tareas comerciales, tanto de forma manual como automática.

 -Alertas: El software tendrá que dar la posibilidad  de visualizar Alertas de Clientes en formato gráfico de diferente tipología (iconos, mensajes emergentes, etc.).

-Gestión documental: La solución incluirá un software para gestionar, insertar y/o vincular todos los documentos -contratos, facturas...- tanto relativos a la actividad comercial, como los proporcionados por los propios clientes.

-Diseño Responsive: El sistema deberá tener una interfaz funcional en todo tipo de dispositivos, incluidos móviles y tablets.

• Analítica de datos

El autónomo podrá gastar hasta 2.000 euros en contratar la instalación de una base de datos que le ayuda a analizar las cifras de su negocio y tomar decisiones. El servicio incluirá: 

-Integración de datos con otras bases de datos: La herramienta dará acceso a otras bases de datos y a la realización de comparaciones con los datos expuestos.

-Almacenamiento de datos: El autónomo tendrá capacidad de almacenar como mínimo 1 GB de datos de su negocio.

-Creación de paneles de datos estructurados y visuales: El software incluirá paneles de datos personalizados con datos relevantes y distintas formas de visualización.

-Exportación de datos: También permitirá exportar datos a imágenes o a documentos de Excel, creando sinergias y compatibilidades con distintos programas que se utilicen comúnmente.

• Servicios de oficina virtual 

El autónomo podrá gastar hasta 2.250 euros (250 euros por empleado) en instalar un programa interactivo que permita la comunicación y la colaboración en las tareas entre todos los trabajadores del negocio.

-Colaboración en equipos de trabajo: El servicio incluye asistencia por parte del proveedor en el proceso creativo de ideación o gestión de equipos para gestionar proyectos, compartir recursos y/o conocimientos. Además el programa tendrá que incluir herramientas para que los equipos interactúen al buscar ideas o resolver problemas.   También debe permitir configurar y personalizar los flujos de trabajo (en cada proyecto incluir a determinados empleados, poner un límite de tiempo etc.) 

-Almacenar y compartir archivos: La oficina virtual deberá tener al menos 1 TB de almacenamiento.

-Compatibilidad con dispositivos móviles.  Esta herramienta será compatible con dispositivos móviles.

-Calendario y agenda: El sistema permitirá organizar un calendario y las tareas previstas para cada uno de los empleados, a las que podrán acceder y desarrollar en el tiempo establecido.

• Gestión de procesos 

El autónomo podrá gastar hasta 3.000 euros (un máximo de 3 usuarios) en la instalación de un software que le permita digitalizar y/o automatizar los procesos de su negocio, relacionados con los aspectos operativos o productivos. Se incluyen:

-Contabilidad/finanzas: La herramienta incluirá de forma digital todas las cuentas por cobrar/por pagar, la gestión de activos y también generará cierres y balances.

-Facturación: El sistema hará automáticamente todos los procesos de facturación con la generación de presupuestos, albaranes y facturas, adaptados a los nuevos requisitos del reglamento que está desarrollando la Agencia Tributaria.

-Proyectos:  El autónomo podrá controlar los presupuestos, costes, estimaciones, optimización de los recursos, etc.

-Inventario: previsión, niveles de stock, envíos, distribuciones, devoluciones y cancelaciones, etc.

-Compras y pagos:  La herramienta gestionará los pedidos de compra y proveedores.  

-Recursos humanos y logística: El autónomo también podrá gestiona a su plantilla, las nóminas etc. Además, también se incluye la posibilidad para determinados negocios de disponer de una gestión de flotes y rutas para el transporte de las mercancías, si las hubiera.

• Facturación electrónica

El autónomo podrá gastar hasta 2.000 euros en un sistema de facturación electrónica para tener digitalizado el flujo de emisión y recepción de las facturas de sus clientes y proveedores. La herramienta, a la que podrán acceder hasta tres usuarios, le permitirá tener:

-Facturas ilimitadas: Podrá emitir y recibir un número ilimitado de facturas.

-Clientes ilimitados: El sistema le dará la capacidad de enviar facturas a un número ilimitado de clientes.

-Productos o servicios ilimitados: También podrá crear un número ilimitado de productos y/o servicios facturables dentro del catálogo.

-Envío y recepción de facturas personalizadas: La solución implantada por el Agente Digitalizador le dará la posibilidad de enviar y recibir facturas electrónicas directamente, al menos por correo electrónico. Además, las facturas serán personalizables, incluyendo la selección del logotipo.

-Copia de seguridad periódica y 1 GB de almacenamiento: La herramienta realizará copias de seguridad, con posibilidad de una periodicidad diaria. Además contará con al menos 1GB para almacenar las facturas.

-Control de vencimiento de las facturas: El sistema controlará el vencimiento de las facturas.

-Emisión de facturas verificables: La solución habilitará la emisión de facturas, tanto en papel como de forma electrónica, que puedan ser verificables con la Agencia Tributaria y permitirá la verificación presencial del registro de facturación por parte de las autoridades, como exige el reglamento que se está desarrollando.

• Sistema de comunicaciones seguras

El autónomo podrá gastar hasta 1.000 euros (125 euros por empleado)  en un sistema que asegure las conexiones entre los dispositivos de sus empleados -habitualmente teletrabajando- y la empresa. El programa incluye:

-SSL:  El sistema incluye un protocolo de capa de sockets seguros, para crear una conexión segura y cifrada.

-Cifrado de extremo a extremo: El negocio tendrá las comunicaciones cifradas en todo su recorrido, con el objetivo de prevenir ataques.

-Logs de conexión: El sistema mantendrá un registro de los dispositivos que se han conectado a su red privada.

-Control de acceso: La herramienta dará la posibilidad de permitir la conexión a la red privada única sólo por los dispositivos autorizados.

-Dispositivos móviles: Se podrá hacer uso de esta solución desde dispositivos móviles.

-Configuración inicial y actualizaciones de seguridad: El autónomo dispondrá de una configuración inicial para que pueda usar el sistema correctamente, con las respectivas actualizaciones de firmas de malware y otros datos para detección de amenazas además de las actualizaciones de software de seguridad periódicas.

• Ciberseguridad

El autónomo podrá gastar hasta 1.000 euros (125 euros por empleado) en contratar servicios de seguridad básica y avanzada para los dispositivos de sus empleados. Esta solución incluye:

-Antimalware: Se pondrá a su disposición una herramienta que analice su dispositivo, su memoria interna y los dispositivos de almacenamiento externos.

-Antispyware: También dispondrá de una herramienta que detecte y evite el malware espía.  

- Correo seguro: El sistema incluirá herramientas de análisis del correo con antispam y antipishing para analizar todos los posibles riesgos a los que puedan enfrentarse los empleados.

-Análisis y detección de amenazas:  Los trabajadores podrán conocer el comportamiento de las amenazas conocidas y nuevas.

-Monitorización de la red:  El autónomo tendrá herramientas que analizan el tráfico de red y le alerten de amenazas.

​-Formación: Además, el autónomo dispondrá de formación para la configuración del software de seguridad, y tendrá un kit de concienciación en ciberseguridad para complementar la solución con un curso para sus empleados.

• Posicionamiento avanzado en internet

El autónomo podrá gastar hasta 2.000 euros en contratar servicios que aseguren su posicionamiento en internet, aumentando el alcance de potenciales clientes e incrementando el tráfico de visitas en la página o páginas que ya tiene. Se incluyen:

-Posicionamiento básico en internet: la solución deberá posicionar la información básica del negocio, contacto y perfil del negocio en los principales sites, redes de negocio o directorios de empresas y profesionales.

-Análisis de palabras clave:  Los servicios incluyen la gestión, búsqueda y análisis de palabras clave con el fin de desarrollar estrategias útiles para que los buscadores clasifiquen el contenido y ayuden a los usuarios a encontrar resultados relevantes para sus consultas.

-Análisis de la competencia:  También se hará un análisis mensual de la competencia para informar al autónomo de su situación frente a otros competidores.

-SEO On-Page: la solución debe ofrecer un servicio mínimo de dos páginas o apartados SEO On-Page, optimizando la estructura y el contenido interno para mejorar la posición natural de su negocio en los buscadores, así como la indexación y jerarquización del contenido.

-SEO Off-Page: la solución deberá proveer este servicio, que conllevará la ejecución de acciones fuera del entorno del sitio web para mejorar su posicionamiento orgánico.

-Informes mensuales de seguimiento: la solución incluye un reporte mensual de los resultados de las acciones ejecutadas para generar consciencia de la evolución y la repercusión de las mismas en la presencia en internet de su negocio.

• Marketplace:

El autónomo podrá gastar hasta 2.000 euros en contratar un servicio que le ayuda a incluir todos sus productos en una plataforma para incrementar su nivel de ventas, optimizar sus recursos existentes, y elegir los canales de distribución adecuados. Se incluye:

- Un estudio previo de alternativas y alta en la plataforma: la solución incluye la apertura de cuenta y alta de perfil en, al menos, en una plataforma de Marketplace y en, al menos, un país.

-Análisis de la competencia: la solución incluye la realización de una investigación de mercado focalizada en las características de sus competidores para mejorar el proceso de toma de decisiones y ayudarle a alcanzar una posición competitiva.

-Diseño y definición de la estrategia de negocio: la solución incluye la generación de la estrategia de negocio para lograr la consecución de los objetivos deseados orientando los recursos disponibles hacia dicha finalidad.

-Producción del catálogo de referencias: análisis de las categorías a comercializar para seleccionar, al menos, diez productos alineados con la estrategia de negocio.

-Creación del contenido del listing: Se incluye la definición de, al menos, diez descripciones del catálogo de referencias.

-Alta de referencias: También se incluye la carga de, al menos, diez referencias, y sus respectivas descripciones y fotografías, en la plataforma.