Ciclo PDCA: una estrategia de mejora continua

Su implementación permite aumentar la rentabilidad de la actividad laboral de una persona o empresa al mejorar la calidad y la competitividad, reducir los costos, aumentar la participación en el mercado y optimizar la productividad. Puede también aplicarse a proyectos personales. 

Esta estrategia se basa principalmente en un modo de acción en el que primero se identifican los obstáculos a resolver o los resultados a alcanzar, luego se prueban diferentes enfoques para obtener dichos resultados, revisando el progreso con regularidad y ajustando el comportamiento en consecuencia, y por último se implementa lo que funciona o se perfecciona -repitiendo el ciclo- lo que no es.

¿Cuándo usarlo? 

Según profesionales de Consultoría Empresarial encuestados por la plataforma StarOfService, el Ciclo PDCA puede usarse: 

• Como un modelo de mejora continua de una actividad ya establecida. 
• Al comenzar un nuevo proyecto de mejoras. 
• Al diseñar nuevas estrategias (de proceso, de márketing, de ventas, etc.) 
• Al recolectar y analizar información para verificar y priorizar los problemas y sus causas. 
• Al implementar cualquier cambio. 

  ¿Cuáles son sus fases?  

Las cuatro fases del ciclo son: 
 
1.    Planificar:  

Primero, ha de identificarse y entender el problema a resolver o la oportunidad que aprovechar, estableciendo las actividades del proceso necesarias para llegar a la meta deseada. 

Para este paso es importante basar las acciones en el resultado esperado, guiándolas a través de un proceso de exploración de información, definición del problema, generación y selección de ideas y desarrollo de un plan de implementación. 

En la parte final de esta etapa hay que indicar cuantitativamente cuáles son las expectativas, si la idea es exitosa y si el problema se resuelve. Se volverá a este paso en la etapa de comprobación. 

2.    Hacer: 

Una vez identificada la potencial solución, ha de probarse a pequeña escala, en un proyecto piloto. Esto permitirá evaluar si los cambios propuestos logran el resultado deseado, con una interrupción mínima en el resto de la operación si es que no lo hacen.  

Al ejecutar el proyecto piloto, deben recopilarse los datos para mostrar si el cambio ha funcionado o no, ya que esto se usará en la siguiente etapa.

3.    Verificar: 

En esta etapa se analizan los resultados del proyecto piloto comparándolos con las expectativas definidas en la etapa de Planificación para evaluar si la idea ha funcionado o no. Si no ha funcionado, se regresa a dicha etapa. Si ha funcionado, se continúa con la etapa siguiente. 

Si se quieren probar más cambios han de repetirse las fases 2 y 3 (Hacer y Verificar). 

4.    Actuar: 

Aquí es donde se implementa la solución, siempre recordando que este ciclo representa un bucle y no un proceso con un principio y un final. Esto significa que el proceso o producto mejorado se convierte en la nueva línea de base y continúa buscando maneras de evolucionar aún más. 

Los pros y los contras del Ciclo PDCA 

Este modelo constituye una forma sencilla pero potente de resolver problemas nuevos y recurrentes en cualquier tarea o proceso. Su enfoque interactivo permite probar soluciones y evaluar los resultados a pequeña escala, permitiendo una mejora continua y un mejor control de la productividad y los riesgos.  

Sin embargo, el proceso de atravesar el ciclo completo puede ser bastante lento, de manera que este método no funciona en casos de emergencia o para resolver un problema de manera urgente.