Cómo debe elegir un autónomo el programa de contabilidad más ajustado a su negocio

Los programas de contabilidad están a la orden del día. Desde el pasado mes de julio, la Agencia Tributaria emprendió una lucha contra los softwares que se fabrican para ocultar ventas, y planteó sanciones de hasta 50.000 euros para los negocios que los utilicen. Por este motivo, los autónomos y pequeños negocios que se planteen empezar a utilizar un software para llevar su contabilidad, deben saber reconocer y elegir a un productor fiable y certificado.

Pero además de la fiabilidad y la necesaria certificación del programa que elijan para llevar la contabilidad de su negocio, los autónomos y pequeños empresarios también deben pensar las características que necesitan de este software para que realmente se adapte a su negocio.

La facturación y la contabilidad son dos aspectos básicos, que se deben tener en cuenta. Según se trate de una microempresa o un autónomo persona física, estas necesidades serán diferentes. Elegir un software que sea específico según el tamaño del negocio, que se ágil y sencillo son claves para evitar complicaciones e incluso sustos con Hacienda.

Por ello, los expertos recomiendan al autónomo elegir un programa informático de contabilidad que encaje realmente con su actividad y se adecúe a sus necesidades. A continuación, se recogen algunas claves para elegir la mejor aplicación para la facturación y el control de la economía de un pequeño negocio.

Claves para que los autónomos elijan el mejor software de contabilidad para su negocio

Sencillez y agilidad

Lo primero que habría que pedirle a un software de contabilidad es que permita realizar todas las acciones que sean necesarias para el buen manejo del negocio. Pero, además, debe ser cómodo de utilizar, intuitivo e incluso que permita realizar acciones colaborativas con el resto de la plantilla.

Facilitar la gestión a través de este software debe ser uno de los elementos principales, porque suficientes frentes tienen que atender los autónomos en el día a día como para afrontar uno más. Así pues, el programa tiene que tener una interfaz sencilla, una manera fácil de acceder a toda la información relevante y un espacio de trabajo limpio y con mucho potencial.

Movilidad y acceso ilimitado

Otro punto muy importante, y potenciado en los últimos dos años, es que el programa de contabilidad pueda utilizarse en diferentes lugares. Es algo muy importante ahora que se está instaurando poco a poco el teletrabajo y que se le da cada vez más importancia a la conciliación familiar.

También, y en muchas ocasiones, el autónomo debe viajar o visitar clientes de diferentes lugares. Por lo tanto, poder revisar la contabilidad o realizar facturas mientras se desplaza o acceder a información relevante fuera de la oficina debe ser un punto imprescindible en cualquier software para el negocio.

Versatilidad: trabajo en la nube y en el ordenador

Está claro que las aplicaciones en la nube están a la orden del día y precisamente la movilidad que antes se mencionaba exige este tipo de recursos. Pero también sería interesante que el software de contabilidad que elijamos tenga versión On Premise -término que indica que el programa se puede implementar de manera local-. Es decir, que la herramienta nos permita ser instalada en el ordenador y no sólo en la nube.

En este sentido, debe exigirse la misma calidad a la modalidad de escritorio que al servicio en la nube, para que el autónomo pueda realizar sus gestiones de las dos formas, de manera ágil y sencilla. Por supuesto, también esperamos que un software en la nube cuente con la máxima seguridad para proteger la información del negocio. La actividad podría peligrar si se exponen datos e información sensible a terceros. 

Revisión y control de las facturas

También es importante que el programa incluya funcionalidades que permitan al autónomo saber en qué estado está cada factura al momento (enviada, vista, aceptada o pagada). Así mismo, es recomendable que el software dé la posibilidad de controlar de una forma clara las cuentas del negocio, ya que esto permitirá además conocer los impuestos que se deberían pagar.