¿Cómo deben gestionar los autónomos las horas extraordinarias de sus empleados?

Desde mayo de 2019, los autónomos empleadores están obligados a llevar un registro de las jornadas de toda su plantilla. De no ser así, pueden ser objeto de sanciones. Dentro de este registro se deben incluir las horas extraordinarias, un tema que suele generar bastante confusión entre los trabajadores por cuenta propia ¿Cuánto tengo que pagar a mi asalariado por este tiempo extra? ¿Cuál es el límite de horas extraordinarias que puede realizar un trabajado a mi cargo? Con la nueva Reforma Laboral estas dudas se multiplican porque se han producido mayores restricciones. Sin embargo, los cambios al respecto sólo afectan a algunos tipos de contrato; manteniéndose las horas límite y las sanciones a las que se enfrentan en caso de algún tipo de irregularidad.

“La Reforma Laboral está muy reciente y todavía no ha surgido ninguna cuestión práctica en relación a cómo debe pagar un autónomo las horas extra a sus trabajadores”, explicó el abogado laboralista Alberto Ara. “Sin embargo, existe un apunte específico que los autónomos deben cumplir en su negocio. En el caso de que su trabajador esté contratado bajo un contrato de formación en alternancia no podrá realizar horas extraordinarias – salvo casos de fuerza mayor – y tampoco podrá realizar trabajos nocturnos ni trabajos a turnos”, aclaró el experto en base a lo recogido en el Real Decreto-ley 32/2021, de 28 de diciembre de medidas urgentes para la reforma laboral, la garantía de la estabilidad en el empleo y la transformación del mercado de trabajo.

“Para el resto de modalidades de contrato, los trabajadores por cuenta propia deben que tener al día el registro horario que se aprobó el 12 de mayo de 2019 bajo Real Decreto Ley. En él es necesario plasmar todas las horas extraordinarias con un máximo de 80 horas anuales por trabajador”, añadió el abogado laboralista. “No obstante, a la hora de retribuir esas horas extra, el autónomo puede compensar con días libres al empleado o pagar el importe en función del convenio colectivo de su actividad. Dado que no es lo mismo la cuantía de las horas extra en la hostelería que en el ámbito de la salud”, especificó Ara. “Por poner un caso práctico, si el asalariado hubiese alcanzado el máximo de horas extra anuales, el autónomo podría darle dos semanas de vacaciones más”.

“También hay que entender que, si el autónomo no cumple con sus obligaciones de registro, pago de horas extraordinarias o se produce algún falseamiento de las mismas, se puede enfrentar a sanciones graves o muy graves”, afirmó el experto. Por tanto, los autónomos que no cumplan con la norma de relación laboral podrán tener que abonar multas que irían desde los 70 euros -en el caso de las leves, en grado mínimo y en materia de prevención de riesgos- hasta los 225.018 euros -en el caso de las muy graves, en su grado máximo-. Las relativas al no cumplimiento del registro horario se consideran como una sanción grave y suelen imponerse multas de 7.500 euros, tal y como recoge la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISSOS). Desde su aplicación, se han registrado más de 9.000 infracciones en este sentido por parte de los inspectores, por lo que se recomienda a los trabajadores por cuenta propia tener cumplimentada esta obligación.

¿Cómo deben pagar los autónomos las horas extra?

Dentro del Estatuto de los Trabajadores, se encuentra toda la regulación básica que rige las horas de trabajo, tanto ordinarias como extraordinarias. Según el artículo 34, la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de 40 horas semanales. Además, el artículo señala que, entre el final de una jornada y el comienzo de otra, debe haber al menos 12 horas. Y la duración máxima de cada una no puede exceder las 9 horas.

Caben excepciones para algunos tipos de trabajo, como la actividad pesquera, minera y otras, que pueden contemplar jornadas más cortas u horarios distintos. Pero, por lo general, estas normas son estrictas en todos los sectores, a menos que por convenio colectivo sectorial o de empresa se convengan otras cosas. Es esencial leerse el convenio colectivo del sector al que pertenezca el negocio por si hay alguna cláusula especial que afecte a los horarios. .

Pero en general, las horas que excedan a la jornada pactada debe compensarse mediante descansos o retribuciones económicas. Tanto una como otra opción se tiene que ejecutar en los cuatro meses siguientes a la realización de las horas extra. Es decir, la hora extra se puede compensar de dos formas:

• Reponer el período trabajado con iguales horas remuneradas de descanso.
• Con un recargo del 75% sobre el valor de la hora ordinaria de trabajo.

En el primer caso, en el cómputo de horas extraordinarias de trabajo acumuladas en el año no se contabilizarán las que han sido retribuidas con tiempo de descanso. Mientras que para el segundo es tan sencillo como multiplicar la hora de trabajo por 1.75, donde 1 representa la hora en sí misma y 0.75 es el recargo adicional del 75%.

Por último, es necesario atender a cómo cotizan a la Seguridad Social estas horas extra. Su cuota dependerá del tipo de hora realizada, es decir, si son horas de fuerza mayor u ordinarias. En el caso de tratarse de horas  extraordinarias por fuerza mayor  la empresa abonará un 12% y el trabajador un 2%, mientras que en las ordinarias se aplicará la cotización habitual.

¿Qué deben tener en cuenta los autónomos en el registro horario para evitar sanciones? 

Los autónomos y pequeños negocios con asalariados deberán tener en cuenta cinco aspectos fundamentales de cara a la administración y cumplimentar con detalle para cualquier posible inspección y no acarrear una sanción. Estos son:

• Tiempos de descanso: el desayuno  y las pausas para comer  son uno de los aspectos que la mayoría de los empleadores no tienen en cuenta en el registro horario y que la administración suele valorar de cara a una inspección. La normativa exige que el registro de la jornada incluya todas “las interrupciones o pausas” que realizan los trabajadores y que no se consideran tiempo de trabajo efectivo.
• Disponibilidad: en este caso la normativa no da lugar a errores. El documento donde se registra el horario de los trabajadores deberá estar disponible en todo momento para cualquier empleado, representante y por supuesto los inspectores. Ante ello, es recomendable que los empleadores lo tengan a mano, de lo contrario, puede entenderse que existe voluntad de ocultar alguna infracción con el control de las horas.
• Periodicidad: la ley no es lo suficientemente clara en este aspecto. No especifica la periodicidad con la que el empleador debe entregar una copia a cada empleado detallando la información sobre su jornada. No obstante, los expertos aseguran que el negocio sí tiene la obligación de demostrar que se han ido facilitando dichos documentos al trabajador, bien con una copia firmada por parte del empleado o a través de un correo personalizado. Los técnicos de la Seguridad Social prestarán especial atención a que el empleador haya facilitado esto documentos de forma periódica a su plantilla
• Privacidad: conforme a ley de protección de datos -una de las normativas que más infringen los negocios y que últimamente  ha adquirido peso en las inspecciones-, el sistema de registro deberá respetar las recientes actualizaciones de esta ley. Por esto, es esencial  informar al trabajador del método empleado, la finalidad y alcance de la medida implantada.
• Conservación de datos: muchos empleadores tienen serias dificultades para guardar los registros de meses anteriores. Por ello, es clave que de cara a una inspección que el negocio archive la información y sea capaz de facilitar registros horarios anteriores a la inspección. De este modo, la normativa obliga conservar los registros de jornada durante al menos cuatro años. Una de las recomendaciones de los expertos, para evitar la pérdida de los mismos, es la digitalización de los documentos.