martes. 07.04.2020

MÉTODO 'JUSTO A TIEMPO'

Cómo gestionar las existencias para eliminar sobrecostes en tu negocio

Cómo gestionar las existencias para eliminar sobrecostes en tu negocio

'Just in time' (justo a tiempo) es un sistema que puso en marcha Toyota y consiste en mantener las existencias al mínimo posible. El punto de partida es la eliminación del desperdicio. Así funciona el método.

 

Cómo gestionar las existencias para eliminar sobrecostes en tu negocio

En un mercado cada vez más competitivo, los autónomos están obligados a reinventarse constantemente y mejorar toda su gestión logística y sus procesos. Es una de las tareas imprescindibles para todos los negocios que, de una forma u otra, necesitan proveerse de una serie de existencias. Gracias a la digitalización,  también los más pequeñas pueden y deben tener una gestión óptima de inventario.

Un buen recurso para hacerlo es el just in time (JIT), o método del justo a tiempo, un sistema de producción o de distribución que se puso en marcha por primera vez en la empresa Toyota y que han copiado muchas grandes empresas. Se trata de una política de mantenimiento de inventarios al mínimo nivel posible. Lo que se busca es optimizar los sistemas de producción o de distribución tratando de hacer un mejor uso de los recursos y evitando los sobrecostes que genera el mantenimiento de grandes stocks de productos. Es decir, se entrega justo lo necesario en el momento requerido. La buena noticia es que no sólo las grandes lo pueden poner en práctica.

Para todos los negocios, también los pequeños, es importante mantener un stock óptimo, que sea suficiente para atender a la demanda sin caer al mismo tiempo en un exceso de existencias. Eso vale lo mismo para un negocio de catering que para una tienda de ropa para niños. Además de proporcionar sistemas para la planificación del stock, el método 'justo a tiempo' se centra en muchos otros aspectos del sistema de distribución como, por ejemplo, el diseño, los recursos humanos, el sistema de mantenimiento o la calidad.

Es fundamental aliarse con las plataformas digitales

Hasta ahora, la producción y distribución bajo demanda estaba en manos de los más grandes, ya que no todos los negocios podían tener digitalizado su sistema de distribución. En la actualidad existen softwares de gestión adaptados a los pequeños negocios y a precios que se pueden permitir, sin tener que crear ellos mismos su plataforma.

Hay negocios que no hacen producción propia como, por ejemplo, los farmacéuticos. En este caso, hablaríamos de distribución bajo demanda, ya que no producen, pero sí necesitan un inventario para vender en la farmacia. Desde Logista Pharma -distribuidor independiente- aseguraron que las farmacias se están digitalizando para no tener que hacer un desembolso muy grande en los pedidos y para ganar espacio en exposición de productos.

Para ello, es fundamental la digitalización del inventario. “Los productos se van reponiendo conforme se compran. Es decir, si tienen tres unidades, en cuanto se venden dos se reponen. Así, siempre hay una unidad y no se quedan sin stock, pero tampoco necesitan mucho espacio de almacenamiento. Eso sí, en este punto es muy importante contar con las fechas de caducidad”, aseguraron desde Logista Pharma.

Por otro lado, encontramos autónomos que se dedican a tareas más artesanales y que producen ellos mismos bajo demanda. Puede ser el caso de los bolsos hechos a mano de Iala Díez, un pequeño taller dirigido por Jéssica Tena que fabrica 15 piezas al mes, ya que es producción bajo demanda a través de internet. Las herramientas digitales son el mejor aliado para que este negocio pueda producir y vender justo a tiempo. 

Eso sí, el método 'Just in time' también tiene algunos inconvenientes, como puede ser el no poder reducir los precios de compra por mayores pedidos o el peligro de que haya retrasos por falta de suministros. Además, según diversos estudios, una de las cosas que más molesta a los clientes es que se haya agotado un artículo o que no esté disponible la talla que buscan. 

Por ello, es fundamental aliarse con los sistemas de gestión de inventario y hacer un estudio del CRM (gestión de relaciones con clientes). Así, por ejemplo, un comercio de moda, sabrá cuales son los modelos y tallas más demandados de su stock, y podrá actuar en consecuencia.

La clave de este método como filosofía de producción ha sido la introducción del sistema pull, donde cada fase de la producción solicita a la anterior lo que necesita cuando hace falta. De esta forma, sólo se produce o adquiere lo que es necesario y en la cantidad requerida.

Producir o distribuir a la demanda

Al igual que otros procesos de optimización de la fabricación, son aplicados como sistemas para asegurar beneficios. Se trata de fabricar o distribuir a medida que se va vendiendo, sin necesidad de invertir (ahorrando costes financieros), sin necesidad de almacenar (con sus consiguientes costos de almacén y perdidas) y siempre con las últimas versiones actualizadas de su producto.

La gestión de existencias condiciona muchos aspectos de la gestión de un negocio.  No solamente se trata de hacer el mejor inventario o de valorar las existencias correctamente, sino que su papel va mucho más allá. Pone al proyecto en cuestión en relación con el resto de la cadena, tanto con los proveedores como con los clientes, e incluso con los propios procesos y la filosofía con la que se previenen y afrontan los fallos.

El punto de partida es la eliminación del desperdicio, es decir, la sobreproducción, los desplazamientos innecesarios, tanto de personal como de materiales o los almacenes saturados. De esta forma, conlleva aspectos fundamentales como el enfoque proactivo, que consiste en la búsqueda de problemas antes de que sus consecuencias se manifiesten espontáneamente. Dicho enfoque se refuerza mediante las iniciativas de mejora continua en todas las áreas del sistema productivo.

En el caso  de la restauración, por ejemplo, sería más complejo. Sin embargo, la digitalización permite estar al tanto de lo que se consume y cuándo hay que reponerlo. Pero, además, ayuda a evitar pérdidas de alimentos o bebidas que caduquen. Los desperdicios de un restaurante no sólo suponen una pérdida de dinero en los alimentos adquiridos y que han caducado, sino que también incluyen el coste del trabajador que los ha cocinado y el tiempo y energía desaprovechados en su conservación y elaboración. Por tanto, digitalizar todo el almacén y los tickets, ayuda a saber qué días se bebe más o se come un determinado producto. Así, se pueden  hacer pedidos más pequeños y continuados. Esto es muy valioso para el famoso y demandado 'kilómetro 0' en los restaurantes (donde se compra directamente a un productor que esté a menos de 100 kilómetros).

Cómo funcionan los softwares personalizados de gestión

Según los expertos, gracias a los softwares de gestión diseñados a medida y a los avances en la logística, los pequeños negocios también pueden producir justo a tiempo, ya que proporcionan cada vez mayor cantidad de información sobre lo que sucede con las existencias. Es decir, hay más trazabilidad, conectividad y capacidad de análisis. Además, facilitan un mejor control de los inventarios y una capacidad de decisión más rápida. 

Pongamos el ejemplo de una pequeña panadería: ¿cómo se calculan los ingredientes necesarios? ¿Y la cantidad de productos que hay que hornear? Gracias a los softwares de gestión, se sincronizan todos los procesos para tenerlo todo bajo control.

Se trata de un programa personalizado y abierto a las necesidades de la panadería. De esta forma: I)  se almacena información detallada de los ingredientes, incluyendo cantidades y proporciones, así como los costes para conocer el valor de cada producto y/o lote de productos; II) se hace un seguimiento de entradas y salidas de productos permitiendo conocer en cualquier momento la cantidad disponible y se incluye un registro con información del proveedor y pedidos realizados; III) Se establece un cronograma de cuándo deben completarse los procesos para garantizar que los productos horneados estén listos; IV) Se hace una previsión de las ventas dependiendo del día para reducir la sobrecompra y así evitar pérdidas por el deterioro de alimentos; V) Se crea una base de datos centralizada para almacenar información sobre todos los proveedores a los que compramos los ingredientes.

Del mismo modo que existe un software específico para panaderías, encontramos plataformas que se adaptan a las necesidades de cada uno para ahorrar dinero, tiempo y espacio. Saber desgranar todos los datos del cliente para obtener la información clave en cada caso permitirá diseñar acciones enfocadas a la satisfacción y la fidelización. 

Cómo gestionar las existencias para eliminar sobrecostes en tu negocio