Los expertos advierten que algunos autónomos siguen sin cumplir el registro horario y están expuestos a sanciones

Ya se han cumplido dos años de la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019 para la protección social y lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Una ley que obliga a todos los autónomos y pequeños negocios a llevar un registro horario exhaustivo de la jornada laboral de sus trabajadores, con efectos desde el 12 de mayo de 2019. Sin embargo, los expertos advierten que, desde la aplicación de la norma, muchos trabajadores por cuenta propia siguen sin saber cómo implementar el registro para llevar el control de las horas de su plantilla.

No todos los negocios cuentan con las herramientas necesarias ni conocimientos para aplicar la normativa. “Aún nos encontramos con empresas pequeñas, autónomos o pequeñas sociedades que no llevan a cabo el registro horario o no lo hacen bien” afirmó Luis San José, abogado laboralista y gestor administrativo. “Por ejemplo, hallamos negocios cuyos empleados sólo firman a la salida, y esto es totalmente incorrecto" añadió San José.

Los empleadores tienen la obligación de asegurarse que sus asalariados “no sólo firmen la salida”, sino cada entrada y salida del puesto de trabajo. Es decir, los empleadores deben cerciorarse de que sus trabajadores dejan registrado cada uno de los movimientos que hacen en su puesto. Para ello, deberán certificar “la entrada, los descansos y cuando termina su jornada laboral” matizó San José.

Asimismo, el abogado apuntó a la falta de asesoramiento como posible causa de algunos incumplimientos de esta norma. “Las grandes empresas lo están implementando correctamente, aplican taxativamente cada uno de los movimientos de sus empleados y está funcionando bastante bien”, dijo San José.

Sin embargo, “falta información para los autónomos y pequeños negocios", dijo San José. Y no sólo por parte de los asesores, ya que una de las obligaciones de la Administración, al igual que de los expertos, es informar y no lo han hecho”, añadió el abogado.

Aún con todo, la inspección asegura que, por lo general, nos " hemos encontrado conque los autónomos y pequeños negocios están cumpliendo correctamente con el registro horario, incluso en casos como el teletrabajo tan extendido en la pandemia”, afirmó Ana Ercoreca, presidenta del Sindicado de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social (SITS). Gracias a este registro, tal y como afirmó Ercoreca, es más fácil blindar y proteger a los trabajadores para que vean retribuidas todas las horas que trabajan. Por otro lado, el incumplimiento de la norma puede acarrear sanciones para los trabajadores por cuenta propia con empleados. “La administración puede y debe solicitar el registro horario de cualquier empresa en caso de inspección. Cabe destacar, que en algunos casos se está sancionando y en otros no, por lo que la inspección, en cualquiera de los casos, debería informar previamente antes de implementar cualquier sanción a los autónomos”, comentó San José. 

Además, dentro de la norma también han de recogerse las horas extra, que quizás son las que menos se están registrando según confirman los expertos, y que deben quedar reflejadas debidamente. Más aún teniendo en cuenta que muchos abogados, en determinados casos de despido, están solicitando a sus clientes el registro horario como prueba de cara a la justicia. Una razón más por la que el empleador debería asegurarse que se registra el computo de horas de sus trabajadores.

Aspectos del registro horario que los autónomos deben tener en cuenta

Los autónomos y pequeños negocios con asalariados deberán tener en cuenta cinco aspectos fundamentales de cara a la administración y cumplimentar con detalle para cualquier posible inspección y no acarrear una sanción. Estos son:

• Tiempos de descanso: El desayuno  y las pausas para comer  son uno de los aspectos que la mayoría de los empleadores no tienen en cuenta en el registro horario y que la administración suele valorar de cara a una inspección. La normativa exige que el registro de la jornada incluya todas “las interrupciones o pausas” que realizan los trabajadores y que no se consideran tiempo de trabajo efectivo.

• Disponibilidad: En este caso la normativa no da lugar a errores. El documento donde se registra el horario de los trabajadores deberá estar disponible en todo momento para cualquier empleado, representante y por supuesto los inspectores. Ante ello, es recomendable que los empleadores lo tengan a mano, de lo contrario, puede entenderse que existe voluntad de ocultar alguna infracción con el control de las horas.

• Periodicidad: La ley no es lo suficientemente clara en este aspecto. No especifica la periodicidad con la que el empleador debe entregar una copia a cada empleado detallando la información sobre su jornada. No obstante, los expertos aseguran que el negocio sí tiene la obligación de demostrar que se han ido facilitando dichos documentos al trabajador, bien con una copia firmada por parte del empleado o a través de un correo personalizado. Los técnicos de la Seguridad Social prestarán especial atención a que el empleador haya facilitado esto documentos de forma periódica a su plantilla

• Privacidad: Conforme a ley de protección de datos -una de las normativas que más infringen los negocios y que últimamente  ha adquirido peso en las inspecciones-, el sistema de registro deberá respetar las recientes actualizaciones de esta ley. Por esto, es esencial  informar al trabajador del método empleado, la finalidad y alcance de la medida implantada. 

• Conservación de datos: Muchos empleadores tienen serias dificultades para guardar los registros de meses anteriores. Por ello, es clave que de cara a una inspección que el negocio archive la información y sea capaz de facilitar registros horarios anteriores a la inspección. De este modo, la normativa obliga conservar los registros de jornada durante al menos cuatro años. Una de las recomendaciones de los expertos, para evitar la pérdida de los mismos, es la digitalización de los documentos.

¿A qué negocios y autónomos afecta esta normativa?

Tras la publicación de la norma, el Ministerio de Trabajo y Economía Social publicó una guía para  que los empleadores sepan  cómo aplicar y evitar las sanciones por su incumplimiento

• ¿A quién se aplica? A la totalidad de los trabajadores, inclusive a los considerados “móviles”, como comerciales, temporales o trabajadores a distancia. Las únicas excepciones se dan en las “relaciones laborales especiales” -servicios del hogar, artistas, deportistas, estibadores o discapacitados- y personal de alta dirección (consejeros y miembros de órganos de administración de empresas) siempre y cuando su actividad se limite al desarrollo de los cometidos inherentes al cargo. Tampoco tendrán obligación de registrar la jornada los trabajadores con contrato a tiempo parcial y los que cuentan con registros específicos sobre jornadas especiales de trabajo, como puede ser algunos transportes por carretera. Asimismo, los autónomos persona física sin empleados quedan fuera de esta obligación.

• ¿Qué ocurre si hay un pacto de libre disponibilidad? También se deberá registrar la jornada diaria. En este caso Trabajo interpreta “que la retribución obtenida por el trabajador compensa de manera proporcionada la existencia del tiempo de trabajo”. Este supuesto afecta entre otros a periodistas o médicos de los servicios privados de salud.

• ¿Y en el caso del teletrabajo o de los empleados tengan horario flexible? de igual manera se deberá llevar el registro diario de jornada. Ahora bien, al ser la jornada variable éste “deberá ponderarse y globalizarse” en cómputo mensual. Por ejemplo, un empleado podrá realizar una jornada de diez horas si éstas se compensan con otras de menor extensión en cualquier momento del mes en curso. En el caso del teletrabajo, el empleado podrá utilizar hojas o “instrumentos similares de autogestión”, sin perjuicio de que el empresario pueda controlar la veracidad de lo declarado por el trabajador.

• ¿Cómo debo proceder si subcontrato algún servicio con otra empresa? Será la empresa subcontratista la responsable de que se cumpla el registro horario. No obstante, si la actividad se presta directamente en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar que los empleados utilicen los sistemas de establecidos en ésta última, aunque la conservación y mantenimiento de la documentación de los registros diarios siempre será de la empresa que sea subcontratada. “De esta manera se asegura la mayor fiabilidad de la jornada realizada”, aclaran en Trabajo.

• Si contrato a un empleado a través de una Empresa de Trabajo Temporal (ETT), ¿debo ser yo quién lleve el registro? Sí. Y también deberá conservar los registros durante el periodo de cuatro años que se establece en la normativa. Aunque debido a que es la ETT quien asume el pago de los salarios y de las cotizaciones sociales tendrá que acordar con ésta el procedimiento de aportación de los registros con en fin de que se pueda cumplir con todas las obligaciones derivadas de la relación laboral.

• ¿Qué medios puedo utilizar? La normativa no especifica ninguno en concreto, por lo que servirá “cualquier sistema o medio en soporte papel o telemático” que proporcione “información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori”. 

• ¿Y para la conservación del registro durante los cuatro años obligatorios? Al igual que en el caso anterior será válido cualquier medio siempre que “se garantice su preservación y la fiablidad e invariabilidad a posteriori del contenido”.

• ¿Qué conceptos ha de incluir el registro diario de la jornada de trabajo?  El nombre del trabajador, la hora de entrada y salida, las horas ordinarias y horas complementarias. Asimismo, Trabajo sugiere que se incorporen las pausas previstas diariamente (comida, desayuno…) para garantizar que todo el tiempo se corresponda con horas de trabajo efectivo.

• ¿Me puede pedir el comité de empresa el registro? Si, siempre que tenga como objeto “el intercambio de opiniones y la apertura de diálogo” con el autónomo empleador o empresario y se emita un informe previo por parte de dicho comité. Éste deberá también emitir un informe posterior en un plazo de quince días contados a partir de la solicitud y remisión de la documentación correspondiente.

• ¿Tengo que tener el registro a disposición de los trabajadores? Sí. Interpretándose como tal que sea posible acceder al mismo en cualquier momento. Es decir, deberán permanecer en el centro de trabajo o ser accesible desde el mismo de manera inmediata.

• ¿A qué sanciones me enfrento y desde cuándo si no cumplo con el registro horario? La cuantía de las sanciones puede ascender hasta 6.250 euros. En a las actuaciones inspectoras están en marcha desde que entró en vigor la normativa, es decir, el día 12 de mayo.

• ¿Hay que llevar también un registro de horas extraordinarias? Según se deduce de la guía publicada por el Ministerio de Trabajo sí, ya que el registro diario de jornada y el correspondiente de horas extraordinarias son "obligaciones legales independientes y compatibles". En este último habrá de constar la jornada de cada trabajador y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones. Asimismo, se deberá entregar copia del resumen al trabajador.

Modelo de plantilla de registro horario

Los autónomos y pequeños negocios pueden encontrar aquí un modelo de como ha de ser el registro horario para sus asalariados: