Cómo hacer un presupuesto para tus clientes

Si vende un producto que no tiene un precio cerrado o si se dedica al sector servicios, la realización de un presupuesto es fundamental para el día a día de su negocio. Éste será, en la mayoría de las ocasiones, el primer contacto que tenga un cliente con el negocio, con el autónomo; puesto que la mayoría de los consumidores antes de decantarse por una opción suele pedir distintos presupuestos.

El precio será la pieza angular y la razón principal por la que el cliente escogerá una opción u otra. No obstante, será en la información del presupuesto, en la que no sólo se detalla el precio, donde el cliente encontrará aquellos datos que le harán apostar por uno u otro negocio cuando el precio entre los consultados sea parecido.

La correcta descripción de esa información añadida será la que haga sobresalir al producto o al servicio ofrecido entre los distintos tipos de presupuestos que haya pedido un cliente. Pero independientemente de cómo sea el formato o cómo se haya compuesto, todos los presupuestos deben tener los siguientes datos:

1.- Datos de la empresa: en este apartado deben detallarse todos los datos del negocio que ofrece el producto o el servicio, como: nombre, razón social, NIF, domicilio fiscal, datos de contacto… Toda la información referente al negocio y que pueda servir al cliente para conocer los datos básicos de la empresa y dónde poder localizarla.

2.- Datos del cliente: tanto si es persona física como si es persona jurídica. En el presupuesto debe detallarse también los datos principales del cliente: nombre, DNI, domicilio, número.

3.- Descripción del producto o servicio contratado: una vez detallados todos los datos hay que describir aquello por lo que el cliente va a pagar. Es una parte fundamental dentro del presupuesto, en ella debe quedar especificado todos los materiales que se necesitan y la cantidad, el tiempo estimado que se va a tardar y los costes asociados. Por ejemplo: en el caso de que se trate de un autónomo albañil al que han contratado para reformar un baño, en este apartado deberá especificar qué azulejos necesita y el número, el tiempo que tardará la obra, la necesidad de pedir una licencia de obras… Asimismo, los expertos recomiendan describir también cómo va a quedar el trabajo final para que los clientes puedan hacerse una idea.

4.- Coste: en este aparto el autónomo deberá indicar el coste que tendrá, este deberá estar desglosado sin el IVA y con el importe final con IVA que se aplica.

5.- La forma de pago: si será en efectivo, con tarjeta o con un ingreso en cuenta -en este caso especificar el número de cuenta-, si será un pago único o a plazos, si habrá que abonar la mitad antes de empezar el proyecto o todo después. Dependerá siempre de los costes previos, del modus operandi del propio autónomo y sector, y finalmente del producto o del servicio.

Cuidar el diseño

El presupuesto deberá de detallar toda la información necesaria para que el cliente pueda evaluar correctamente su decisión, pero ésta deberá estar expuesta de forma clara, concreta y sencilla. De tal forma que un cliente que no esté familiarizado con la realización de presupuestos pueda ver claramente lo que el trabajador por cuenta propia necesita, lo que va a tardar y cuánto le va a costar.

Razón de más para cuidar estéticamente el documento con la información ofrecida siguiendo un orden, con una letra cuidada y en el mejor de los casos adaptándose a la imagen corporativa (con la inclusión del logo, los colores, etc). Es el primer contacto con el cliente, y este es visual.

Conocimientos previos

Antes de lanzarse y decir “Sí, yo le hago un presupuesto” y comprometerse a realizar un proyecto, el autónomo tiene, tal y como recomiendan algunos expertos, que plantearse si con ese trabajo de verdad va a conseguir un beneficio para su negocio. Para ello deberá tener en cuenta los siguientes factores:

• El tipo de trabajo: los clientes acudirán a su negocio a buscar una solución a un problema que tenga, el autónomo deberá investigar si puede dar una solución y sobre todo si va a sacar un rendimiento económico de la transacción. Investigar el problema y ofrecer una solución realista y profesional será fundamental para la veracidad del presupuesto y el éxito del trabajo.
• Nivel crediticio: es muy aconsejable que en este tipo de transacciones en las que es necesario la realización de un presupuesto ya que en muchos de ellos el pago se realiza a plazos, conocer el nivel de crediticio del cliente. Esto nos ayudará a evitar los morosos en el negocio.
• Fijar el precio: el importe que tendrá el producto o servicio será decisivo para que el cliente apueste por el negocio. Éste debería cubrir los costes y dar beneficio. Ahora bien, fijar el precio al alza o a la baja, dependerá del producto o servicio que se ofrezca, siempre teniendo en cuenta que para fijar un precio más alto se debe ofrecer un valor añadido. Es recomendable en este aspecto mirar los precios de la compañía antes de fijar uno.