Aunque lo haga tu gestor, ¿sabes lo que debe incluir la nómina de tu empleado?

A pesar de que la mayor parte de los autónomos confían la elaboración y pago de las nóminas a su gestor, algunos empleadores prefieren gestionar por su cuenta estos documentos. De cualquier manera, es bueno conocer lo que debe incluir una nómina porque un solo fallo acarrea sanciones de hasta 6.250 euros. Máxime cuando el autónomo decide hacerla él mismo y no delegar en terceros ya que es muy habitual cometer ciertos fallos, como no calcular bien las retenciones, incluir datos erróneos o usar la nómina del mes anterior. 

En este caso, los autónomos tienen dos formas de calcular una nómina: de forma manual o a través de un programa especializado. Para la primera opción se suele utilizar una plantilla, generalmente una hoja de cálculo. "El principal inconveniente es que un cambio o un fallo en las celdas puede provocar errores en todas las nóminas sin que sepamos detectarlos. Por eso, la mayoría de los negocios utilizan un programa de nóminas", explicaron desde Sage. La empresa de gestión también elaboró una guía orientativa sobre los aspectos que siempre debería incluir una nómina.

¿Qué debe incluir una nómina?

Lo primero que aparece en una nómina es el encabezamiento, en el que deben aparecer todos los datos del negocio y los del trabajador. En el primer caso, el autónomo debe añadir el nombre o razón social de la empresa, el domicilio, el NIF y el código de cuenta de cotización (CCC) en la Seguridad Social. En el caso del empleado, la nómina tiene que incluir el nombre y la dirección, el DNI, la categoría profesional y la antigüedad en el negocio,a el número de la Seguridad Social; así como el tipo de contrato.

A continuación,tiene que aparecer el periodo en el que se produce el pago. Éste puede ser de mes a mes, o por semanas. A partir de aquí, hay que incluir ciertos operaciones:

1. Devengos

Los devengos son aquellas cantidades que percibe el trabajador por distintos conceptos. Los más habituales que se incluyen en este apartado son el salario base, el plus de transporte, la paga de beneficios, la antigüedad o complemento de antigüedad, las horas extra y complementarias, los salarios en especie, las comisiones abonadas o pluses y las retribuciones voluntarias, que suelen utilizar las empresas para aumentar el salario de empleados que se sitúan por encima de lo que marca el convenio del sector.

Dentro de los devengos aparece una división entre:

- Devengos salariales: Las cantidades que recibe el empleado por realizar su trabajo. Dentro de este apartado aparece el desglose de los conceptos anteriores:

• Salario base: El salario mínimo marcado en el convenio, que debe dividirse en 12 pagas, más dos pagas extra, que harán 14. Aunque también es posible prorratear las pagas, repartiendo estas dos pagas extra entre los 12 meses.
• Complementos salariales: En este apartado se introduce un plus por aquellos conocimientos o situaciones que afectan al trabajador. Es decir, los idiomas que habla, las responsabilidades que tiene o los años que lleva trabajando en la empresa, entre otros.
• Horas extra: Las horas trabajadas por encima del horario habitual del trabajador. Dentro de las horas extra, el empleador debe tener en cuenta la diferencia entre horas extra forzadas o voluntarias.
• Salario en especie: El trabajador recibe una remuneración en bienes o servicios, no en dinero, pero que forman parte de su salario porque sí tributa.

- Devengos no salariales: Se trata de las percepciones recibidas por el trabajador, pero no como retribución a su trabajo. Por ejemplo, cuando el autónomo cubre el transporte de su empleado. Aquí también aparece otro desglose:

• Indemnizaciones: Son los gastos que el trabajador adelanta para poder realizar un trabajo y que debe recuperar.
• Indemnizaciones de la Seguridad Social: Aquí se incluyen los gastos por incapacidad o desempleo temporal.

A partir de este punto, llega el momento de hacer la suma de todos los conceptos incluidos en los devengos para poder realizar el cálculo del líquido a percibir más tarde.

2.Deducciones por IRPF

Las deducciones incluyen la aportaciones del trabajador a las cuotas del Régimen General de Seguridad Social. Es decir, son la parte de la nómina que se le resta al empleado del total. Además, aquí suelen incluirse los anticipos u otras deducciones:

- IRPF: Se trata de un impuesto personal al trabajador que grava la renta obtenida en un año natural. El IRPF retenido se tendrá en cuenta para la declaración de la renta del empleado.

- Seguridad Social: Este es el momento de hacer un cálculo específico para saber cuánto aportar a la Seguridad Social:

• Contingencias comunes: Se obtiene calculando el 4,7% de los devengos salariales menos las horas extraordinarias.
• Desempleo: Esta cantidad es diferente para cada tipo de contrato, de tal manera que, los trabajadores con contrato indefinido gravarán un 1,55%, mientras que, en el resto de contratos, gravarán un 1,60%.  
• Formación profesional: Un 0,1% de los devengos menos las horas extraordinarias. 
• Horas extraordinarias por fuerza mayor: De nuevo, se obtiene calculando el 2% de los devengos menos las horas extraordinarias.
• Horas extraordinarias sin fuerza mayor: En este caso, la deducción asciende al 4,7%.

3.Líquido a percibir

El líquido a percibir es lo que comúnmente se conoce como sueldo neto, que es lo que queda después de aplicar las deducciones. Se obtiene restando el total de deducciones al total de devengos. El resultado final será la cantidad que el empleado se encontrará en su cuenta bancaria a final de mes.