Los negocios están obligados a aprobar sus cuentas anuales en junio y a presentarlas en el Registro en julio

Con la llegada del verano, todos los negocios están obligados a presentar sus cuentas anuales. Pero, ¿qué son las cuentas anuales? Se trata de una serie de información y documentos contables en los que se recoge toda la información financiera de una empresa.  Son de obligado cumplimiento y los autónomos que están al frente de sociedades empresarios tienen hasta el 30 de junio de este año para aprobar sus cuentas generales y posteriormente presentarlas en el Registro Mercantil el próximo 30 de julio.

Las cuentas anuales forman parte del Plan General de Contabilidad de Pymes. Éstas se elaboran cada doce meses (salvo casos puntuales como la disolución del negocio), y deberán estar firmadas por un administrador que confirme la veracidad de los datos que contienen. El 2021 es un año clave para presentarlas en el caso de que un negocio quiera acceder a determinadas ayudas o prestaciones por la crisis económica. Dado que, estos documentos, permiten evaluar, de forma global el estado de la actividad y también la evolución que ha tenido en el último año. Asimismo, utilizando las cuentas anuales, los empresarios podrán compararse con sus competidores directos, hacerse una idea de qué posición ocupan dentro de su sector y que los socios conozcan la salud de su negocio.

¿Qué debe presentar un negocio en sus cuentas anuales?

Las cuentas anuales son diferentes documentos que, en su conjunto, muestran la situación económica del negocio.

Por un lado, está el balance de situación. En él se reflejan los datos de los derechos y posesiones de la empresa, denominados activos; y sus deudas y obligaciones, sus pasivos. Dicho balance también registra el patrimonio neto del negocio, formado por los fondos propios o fuentes de financiación no exigibles, como el capital social, las reservas y los beneficios acumulados de anteriores ejercicios. El activo y el pasivo indican, respectivamente, lo que lo se tiene y lo que se debe:

• Bienes: todo lo que compone el patrimonio de la empresa y los derechos de cobro: facturas pendientes de abonos por parte de clientes, rendimientos procedentes de inversiones, etc.
• Obligaciones: Pagos o deudas con proveedores, entidades de crédito o terceros. También figuran los fondos propios.

El segundo documento se trata de la cuenta de pérdidas y ganancias. También denominado cuenta de explotación o cuenta de resultados, que integra los ingresos y gastos del ejercicio contable. Además, la diferencia entre los ingresos y gastos del negocio mostrará el resultado contable de cada ejercicio:

• Ganancias: el negocio debe incluir las ventas o prestaciones de servicios, subvenciones, ingresos financieros, etc.
• Pérdidas o gastos: adquisición de aprovisionamiento, gastos de personal, suministros, gastos bancarios, etc.

Por otra parte, los negocios deberán presentar dos estados: el estado de cambios del patrimonio neto y estado de flujos de efectivo. En el patrimonio neto se recogen las ampliaciones de capital, el reparto de dividendos, los resultados de ejercicios anteriores, las reservas; así como las subvenciones y correcciones de errores. Se trata de una partida en la que se reflejan las operaciones del negocio que se producen durante el ejercicio, pero que no influyen en el resultado del mismo. Respecto al estado de flujos de efectivo, este documento informa sobre las variaciones y los movimientos de efectivo. Es decir, muestra el efectivo que ha sido generado por la empresa y aprovechado en las actividades operativas, inversión o financiación.

Finalmente, los negocios deberán presentar la memoria. En ella se recopila toda la información cualitativa y cuantitativa adicional al balance de situación y a la cuenta de pérdidas y ganancias.  El contenido de la memoria se incluye atendiendo a las normas que establecen los artículos 259, 260 y 261 de la Ley de Sociedades de Capital.  En la Memoria debe incluirse cierta información, como las explicaciones sobre:

• La actividad de la empresa;
• los gastos de formación, activos fijos y fondo de comercio, los cuales son necesarios para el funcionamiento de la empresa;
• los pasivos devengados e ingresos devengados;
• cualquier cambio en los cálculos contables, etc.

¿Quién debe elaborar las Cuentas Anuales?

La elaboración de las Cuentas Anuales forma parte de las obligaciones contables de las sociedades mercantiles:

• Sociedades Anónimas (S.A.),
• Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca,
• Sociedades de responsabilidad limitada (S.L.),
• Fondos de pensiones
• Todas las empresas que deban, por ley, hacer públicas sus Cuentas Anuales

Plazos para presentar las cuentas anuales

Las cuentas anuales han de ser formuladas por el empresario o los administradores. Para aquellas sociedades cuyo ejercicio finalice el 31 de diciembre de cada año, los plazos a tener en consideración son los siguientes:

- Formulación de las cuentas anuales por los administradores de la entidad: 31 de marzo de 2021 (3 meses posteriores al cierre).

- Legalización de los libros contables obligatorios: Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Hasta el 30 de abril de 2021 (4 meses posteriores al cierre).

- Aprobación de las cuentas anuales por la Junta General de la Entidad: Hasta el 30 de junio de 2021 (6 meses posteriores al cierre).

- Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: Hasta el 30 de julio de 2021 (un mes desde su aprobación por la Junta General).

¿A qué modelo de cuenta anual se acoge mi negocio?

La cifra de negocios, el número de trabajadores y el activo de la empresa determinará la obligatoriedad de presentar un modelo u otro de cara a la administración. Por ello, existen cuatro modelos oficiales de cuentas anuales:

• Cuentas anuales ordinarias: Todas las sociedades deben presentar su cuenta anual ordinaria, a excepción de los tres casos que se explicarán a continuación. En ella es necesario presentar los cinco documentos que mencionamos en el apartado anterior: el balance; la cuenta de pérdidas y ganancias; el estado de cambios en el patrimonio neto; estado de flujos de efectivo y la memoria.
• Cuentas anuales abreviadas: Éstas se diferencian principalmente de las ordinarias por su simplicidad. Su formato permite que el negocio sólo deba presentar el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias (abreviada) y la memoria (también abreviada). Según el Real Decreto 151/2007, los requisitos para presentar este modelo son “que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros; que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros; y que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta”.
• Cuentas anuales pymes: Una pyme puede decidir si presenta sus cuentas anuales en el modelo ordinario, una versión específica para pymes o, si cumple los requisitos, la versión abreviada. Cómo especifica el Real Decreto, este modelo lo podrán presentar los negocios que “durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre: que el total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 euros; que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros; y que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50”.
• Cuentas anuales microempresas: Las microempresas también pueden aplicar unos criterios específicos en sus cuentas. Su versión es todavía más simplificada.

¿Cómo presentar las Cuentas Anuales?

Las Cuentas Anuales deben presentarse obligatoriamente cada doce meses. El plazo es de un mes desde que se aprueban en la Junta General Ordinaria de Acciones, que debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. Por lo general, como en la mayoría de negocios, el ejercicio fiscal coincide con el año natural, el plazo máximo será el 30 de junio del año siguiente. Por ello, los canales disponibles para presentar las cuentas anuales son:

• Papel: Será necesario acudir al Registro Mercantil con la instancia de presentación, la certificación de aprobación de cuentas y todos los documentos debidamente cumplimentados. En la página web del Colegio de Registradores están disponibles todos los formularios que hay que cumplimentar.
• En CD o DVD: Otra opción es presentar un fichero almacenado en un soporte digital como un CD o un DVD. Debe presentarse: Instancia de presentación (por triplicado); certificación de aprobación de cuentas; certificado de la huella digital firmado; y CD o DVD en el que conste el fichero Zip con todos los demás documentos objeto de depósito.
• Por Internet: La forma más rápida y cómoda para presentar las cuentas anuales es por Internet. En este caso, se enviará las cuentas anuales en formato digital a la sede electrónica del Colegio de Registradores. Para ello, necesitas estar dado de alta y tener un certificado de firma digital.

¿Qué sanciones conlleva no presentar las cuentas anuales?

El Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, establece un nuevo régimen sancionador por el incumplimiento de plazo de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.  Las novedades introducidas son las siguientes:

• Podrá encomendarse la gestión y la propuesta de decisión sobre los expedientes sancionadores por incumplimiento a los registradores mercantiles lo cual agilizaría su tramitación.
• El plazo total para resolver y notificar la resolución en el procedimiento sancionador será de seis meses a contar desde la adopción por el Presidente del ICAC del acuerdo de incoación.

En cuanto a los criterios para determinar el importe de la sanción, cabe recordar que la normativa precedente establece los límites de las sanciones entre 1.200 euros a 60.000 euros y cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros, el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a los 300.000 euros. Dentro de tales límites, los nuevos criterios para determinar el importe de la sanción serán los siguientes:

• La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
• Si no se aportase la declaración tributaria anterior, la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos que obren en el Registro mercantil.
• En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y venta fuera mayor que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento.