Las obligaciones de todo autónomo a la hora de contratar a un trabajador

Contratar a un trabajador puede ser una de las experiencias más gratificantes para el autónomo. De la noche a la mañana, el negocio cuenta con dos manos más atendiendo sus necesidades y dos ojos más vigilando que todo vaya según lo previsto.  Y es que, aumentar la plantilla debería significar algo más que aumentar la productividad. Un trabajador puede ser un apoyo en los peores momentos de la actividad y parte esencial de la marca del negocio.  

Cualquier autónomo que se esté planteando contratar seguramente sepa lo evidente: Para ello, hace falta un contrato. Pero ¿Cómo tiene que ser este contrato en forma y fondo? ¿Qué requisitos son necesarios cumplir para formalizar un contrato? La empresa de gestión de negocios SAGE, elaboró una guía que puede ser de mucha utilidad para el nuevo autónomo empleador. En ella se desgranan todas y cada una de las vicisitudes del contrato laboral.  

¿Quién puede contratar y a qué tipo de trabajador?  

Antes de adentrarse en requisitos y formalidades del contrato, sería bueno que el autónomo que se está planteando incorporar a un trabajador a su plantilla sepa si puede hacerlo y bajo qué condiciones.

La ley prevé que pueden contratar “las personas físicas como, por ejemplo, un autónomo que contrata asalariados; las personas jurídicas como, por ejemplo, una sociedad mercantil, una fundación o una asociación; las comunidades de bienes como, por ejemplo, el caso de varios autónomos que poseen en común algún elemento material y contratan a un trabajador para que desarrolle labores relacionadas con ese elemento en común” según aclaró SAGE en su guía.  

Dicho esto, queda por aclarar la segunda parte: ¿A quién puede contratar un autónomo? A cualquier trabajador, siempre y cuando tenga más de 16 años. Eso sí, si el empleado tiene entre 16 y 18 años, hay que tener mucho cuidado pues existen excepciones. No se podrán contratar a trabajadores en esta franja de edad en turnos de noche, ni se les podrá asignar horas extraordinarias. Es especialmente importante respetar estas excepciones ya que, de no hacerlo, -según aseguraron desde SAGE- , el autónomo puede enfrentarse a sanciones de más de 180.000 euros.  

Ahora bien,  teniendo en cuenta los límites de la contratación, uno puede preguntarse ¿Cómo se debe hacer un contrato? ¿Cuáles son los requisitos?   

Siempre es aconsejable hacer el contrato por escrito 

Aunque no en todos los casos es obligatorio, es muy aconsejable –para ambas partes-, hacer el contrato por escrito. Si en algún momento es necesario probar que se pactaron ciertas condiciones, puede llegar a ser muy complicado demostrarlo si el contrato se pactó de palabra.  

Además, hay algunos caso -tal y como recordaron desde SAGE- en los que el contrato se tiene que hacer siempre por escrito. Algunos de estos serían el contrato de prácticas; a expatriados; los fijos discontinuos; los temporales de menos de cuatro semanas, entre otros tantos.  

Si a pesar de eso, el autónomo decide no hacer –por la razón que sea- el contrato por escrito y opta por la forma verbal, tiene que saber que, aún así, está obligado a dejar por escrito algunos datos importantes del trabajador. Así lo explicaron desde SAGE: “Si el contrato se hace de palabra y dura más de cuatro semanas, el negocio debe informar por escrito al trabajador en el plazo de dos meses desde la contratación de los extremos más esenciales del contrato como pueden ser los datos identificativos de las partes; la fecha de comienzo de la relación y duración previsible; la categoría o grupo profesional; una descripción resumida del trabajo a realizar; la cuantía y periodicidad del salario base y de los complementos; o la duración y distribución de la jornada ordinaria”. 

Como puede observarse, tampoco el contrato de palabra está exento de prueba escrita. Por lo tanto, siempre es aconsejable realizarlo por escrito, según lo dispuesto por ley y olvidarse de posibles problemas que podrían ocasionarse con el contrato verbal.  

Obligaciones del negocio tras realizar el contrato 

Tras formalizar el contrato aún quedan algunas obligaciones para el autónomo.  

-Comunicar la realización del contrato al SEPE  

El negocio tiene el deber de comunicar en un máximo de diez días tras la celebración del contrato a la oficina publica de empleo, el contenido del contrato o sus prórrogas.

-Facilitar una copia del contrato a los representantes de los trabajadores 

Tras haber hecho la comunicación al SEPE de dicho contenido, el autónomo tiene la obligación de facilitar una copia del contrato a los representantes de los trabajadores. Además, desde SAGE añadieron que esta copia deberá entregarse" también dentro del plazo de diez días desde la formalización del contrato. A la entrega, los representantes de los trabajadores procederán a firmarla con el fin de acreditar que ha pasado por sus manos".

-Entregar una copia básica del contrato al SEPE 

Tras haber entregado la copia básica del contrato a los representantes, el autónomo deberá mandarla también al SEPE.

No olvides dar de alta al trabajador en la Seguridad Social

Tras haber seleccionado al candidato que mejor se adapta al puesto, no olvides darle de alta en la Tesorería General de la Seguridad Social. En este apartado se pueden dar dos circunstancias, que sea la primera vez que trabaja, en cuyo caso se debe solicitar un número de afiliación, o que por el contrario cuenten con experiencia laboral. De ser así deberá pedirles el citado número de afiliación, así como los datos relativos a su DNI, estado civil, si tiene hijos o no, número de cuenta corriente, etc…

La solicitud se realiza mediante el modelo TA.1 que deberá acompañarse a su vez del TA.2, que contiene los datos de los empleados: nombre o razón social del empresario que promueve el alta; Código de Cuenta de Cotización del empresario; régimen de Seguridad Social; apellidos y nombre del trabajador; número de Seguridad Social, DNI y domicilio del trabajador; fecha de inicio de la actividad; grupo de cotización; tipo de contrato y coeficiente de jornada en su caso