sábado. 19.10.2019

Cómo obtener el certificado digital para personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica

Cómo obtener el certificado digital para personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica

Un documento que acredita a operar a través de Internet al responsable de una empresa.

Cómo obtener el certificado digital para personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica

Grandes, medianas y pequeñas empresas se comunican continuamente con la Administración. Internet facilita esta comunicación, pero para poder actuar online las empresas necesitan un certificado digital, también conocido como Certificado de Representante.

Se trata de un documento electrónico que permite la autentificación online de la persona responsable de un negocio. Esto permite que las empresas puedan ahorrar tiempo y abaratar costes a la hora de gestionar el papeleo con la Administración o para cumplimentar diferentes obligaciones legales. Además, al realizarse de forma digital, se reducen los errores y se reduce el gasto de papel.

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM) a través de CERES (Certificación Española) es la encargada de emitir esta autentificación y siguiendo el Reglamento (UE) Nº 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, emite tres tipos de certificación digital para empresas o Certificado de Representante:

1-. Certificado de Representante de Administrador Único o Solidario

Pueden solicitar este certificado las sociedades anónimas o limitadas que solo dispongan de un administrador, a pesar de que la Ley de Sociedades permite que puedan tener varios administradores. También se podrá pedir este certificado cuando se trate de un administrador solidario, es decir cuando hay más de un administrador pero el resto no son mancomunados, es decir, no se necesita la aprobación del resto de socios para poder operar. Hay que seguir los siguientes pasos para obtener este certificado:

  1. Consideraciones previas: desde la propia web de la FNMT-RCM aconsejan una serie de recomendaciones a lo largo de todo el proceso para no tener ningún problema técnico. El proceso sólo puede realizarse a través de Internet Explorer o Mozilla.
  2. Solicitud del certificado: se puede realizar de cuatro formas:
    • De forma online, en la página web de CERES si dispone de un certificado de persona Física emitido por la FNMT.
    • De forma online, en la página web de CERES, si dispone de un certificado de persona jurídica Clase2 CA FNMT.
    • De forma online, en la página web de Ceres, si tiene el DNIe válido.
    • De forma presencial, acudiendo a una Oficina de Registro.
  3. Acreditar identidad: Este paso solo es necesario cuando se ha solicitado el certificado de forma presencial, pues deberá ir a una oficina de registro para acreditar su identidad. Las oficinas acreditadas son la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de la Comunidad Foral de Navarra o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores con las que la FMNT tiene acuerdos. Asimismo, si uno no puede acudir a por el certificado podrá asistir una tercera persona que necesitará la previa legitimación de su firma del contrato ante notario.
  4. Descargar certificado: una vez realizados todos los pasos, hay que descargar el certificado, para ello antes hay que pagar 24 euros y tiene una validez de 2 años. Además, hay que tener en cuenta que la descarga del certificado solo se puede realizar en el mismo dispositivo en el que se realizó la solicitud.
  5. Copia de seguridad del certificado: desde la web de la FMNT aconsejan siempre hacer una copia de seguridad del certificado para poder operar fácilmente.

2-. Certificado de Representante para Persona Jurídica

Este certificado se emite para los representantes jurídicos de empresas cuando no sean Administradores únicos o solidarios, es decir, personas físicas como representantes de personas jurídicas que traten con las Administraciones Públicas, Entidades y Organismos Públicos, vinculados o dependientes de las mismas.

Asimismo, las empresas que podrán solicitar este certificado son las que tienen por letra inicial en el NIF alguna de estas: A y B (sociedades anónimas y limitadas siempre y cuando sean mancomunadas); C (sociedades colectivas); D (sociedades comanditarias); F (sociedades cooperativas); G (asociaciones); J (sociedades civiles); Q (organismos públicos),R (Congregaciones e instituciones religiosas); N (entidades extranjeras con personalidad jurídica); M (ayuntamientos o diputaciones); y V (sociedad agraria en transformación, agrupación de interés económico…).

Para obtenerlo hay que seguir los siguientes pasos:

  1. Consideraciones previas: es necesario realizar el trámite siempre en el mismo ordenador y solo se puede realizar online a través de Internet Explorer o Mozilla Firefox. Es importante no formatear, ni actualizar el dispositivo durante todo el proceso.
  2. Solicitar el certificado: se puede realizar de forma online a través de la página web de la FNMT y tiene un coste de 14 euros. En el formulario se pedirán los siguientes datos a rellenar: NIF de la entidad representada, correo electrónico (y su confirmación) y la longitud de la clave.
  3. Acreditación de identidad: con el código que se reciba del apartado anterior hay que acudir a las oficinas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de la Comunidad Foral de Navarra o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (que son con las que la FMNT mantiene acuerdo) y acreditar la identidad. En caso de no poder acudir, puede asistir una tercera persona, pero esta tendrá la previa legitimación de su firma del contrato ante notario.
  4. Descarga del certificado: acredita la identidad (tarda 2 días), llega un correo -a la dirección proporcionada en el paso número dos- con la factura y el código de solicitud, a partir de ese momento ya se puede descargar el certificado.
  5. Copia de seguridad: este paso no es obligatorio pero si altamente recomendable, desde la FNMT aconsejan realizar una copia de seguridad tanto en el propio dispositivo como en un soporte extraíble.

3. Certificado digital para Entidades sin Personalidad Jurídica

Este certificado lo piden las personas físicas que son representantes de entidades sin personalidad jurídica en el ámbito tributario, para que puedan operar online con los diferentes organismos públicos.

La primera letra del NIF de la entidad determinará si deben solicitar este certificado o, por el contrario, deberán solicitar alguno de los anteriores. Las 'letras' que se acogen a este certificado son: E (comunidades de bienes, herencias yacentes y titularidad compartida de explotaciones agrarias); G (otras asociaciones sin personalidad jurídica); H (comunidades de propietarios); N (corporación o ente independientes pero sin pero sin personalidad jurídica con presencia en España,…); W (entidades no residentes con establecimiento permanente en España); U (unión temporal de empresas); S (órganos de la administración central y autonómica); P (juntas vecinales, departamento u órgano dependiente de la Administración sin personalidad jurídica); y V (otros tipos de personalidad jurídica como fondos de inversiones, fondo de capital-riesgo, fondo de pensiones…).

Hay que seguir los siguientes pasos:

  1. Consideraciones previas: es necesario realizar el trámite siempre en el mismo ordenador y solo se puede realizar a través de Internet Explorer o Mozilla Firefox. Es importante no formatear ni actualizar el dispositivo durante todo el proceso.
  2. Solicitar el certificado: se puede realizar a través de la página web de la FNMT. En el formulario se pedirán los siguientes datos a rellenar: NIF de la entidad representada, correo electrónico (y su confirmación) y la longitud de la clave.
  3. Acreditación de identidad: con el código que se reciba del apartado anterior hay que acudir a las oficinas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de la Comunidad Foral de Navarra o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (que son con las que la FMNT mantiene acuerdo) y acreditar la identidad.
  4. Descarga del certificado: Una vez acreditada la entidad la descarga es inmediata y no tiene ningún coste.
  5. Copia de seguridad: este paso no es obligatorio pero si altamente recomendable, desde la FNMT aconsejan realizar una copia de seguridad tanto en el propio dispositivo como en un soporte extraíble.

Cómo obtener el certificado digital para personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica