Estos son los libros contables que obligatoriamente tienen que tener siempre actualizados los autónomos

Son muchas las obligaciones a las que tienen que hacer frente los autónomos durante el desarrollo de su actividad. Tener al día la contabilidad y cumplir con todo lo relativo a la fiscalidad es fundamental para evitar situaciones que, en caso de darse, podrían poner en riesgo la continuidad del negocio. Si bien es cierto que un gran número de autónomos ponen sus números en manos de expertos, otros muchos deciden hacerlo por su propia cuenta, ya sea porque lo prefieren o porque acaban de empezar y no quieren aumentar sus gastos. 

Disponer de libros de contabilidad es una de las grandes obligaciones que tienen los autónomos desde el momento en el que se dan de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Eso sí, esta obligatoriedad viene determinada según el régimen fiscal que se haya escogido. Los autónomos que coticen por estimación directa tendrán la obligación de disponer de tres libros contables. Por el contrario, los autónomos en estimación objetiva tienen otro tipo de obligaciones fiscales.

¿Qué son los libros contables y para qué sirven?

Los libros contables son una serie de documentos en los que los autónomos deben registrar toda la información financiera de su negocio. “Básicamente, sirven para almacenar de forma clara, ordenada y cronológica los registros contables. Es decir, todas las operaciones relativas a su actividad deberán figurar en el libro contable que corresponda”, explicó a este diario una asesora laboral. En caso de no cumplir con la normativa y no disponer de uno o varios libros contables, los autónomos podrían ser sancionados. La cuantía de la sanción dependerá de si la falta es considerada como leve, grave o muy grave.

Antiguamente, Hacienda vendía estos libros y los autónomos tenían que comprarlos. Actualmente, basta con presentar cualquier tipo de documento que acredite la información. Los libros de contabilidad, en la mayoría de los casos, se realizan a través de programas de facturación específicos o utilizando hojas de Excel. De hecho, la norma no obliga a utilizar un formato concreto, simplemente deben conservarse correctamente y realizarse de manera que sea legible y auténtico. 

“Es muy importante llevar al día la contabilidad de un negocio. En primer lugar porque es una obligación para la mayoría de los autónomos, y en segundo lugar porque ayuda al autónomo a conocer la situación real de su negocio. Hay bastante desconocimiento en lo que respecta a este tema y nos llegan muchas consultas. Realizar correctamente los libros contables es fundamental”, añadió la experta. 

Los autónomos en régimen simplificado tienen que disponer de tres libros contables

Aquellos autónomos que coticen por estimación directa tienen la obligación de disponer de tres libros contables: el de las facturas emitidas, el de las facturas recibidas y el de los bienes de inversión.

• Libro de registro de facturas emitidas

En este primer libro el autónomo deberá incluir todas las facturas sujetas al IVA que haya emitido a lo largo del año. Es decir, solo deberán aparecer las facturas expedidas por el trabajador por cuenta propia. Estas deberán tener el número de factura, la fecha, el NIF y nombre del cliente, la base imponible de la operación, el tipo impositivo de IVA, la cuota de IVA, y el importe total de la operación. 

• Libro de registro de facturas recibidas

Por el contrario, en este segundo libro contable deberán registrarse todas las facturas que el negocio haya recibido a lo largo del ejercicio. Es decir, se deberán aglutinar en un mismo documento todas las facturas y documentos de los gastos derivados de la actividad. Deberán incluir el número de factura, la fecha, el concepto, el NIF y el nombre del proveedor, la base imponible, el tipo impositivo de IVA, la cuota de IVA y el importe total de la operación.

• Libro de registro de bienes de inversión

Si el trabajador por cuenta propia ha invertido en algún bien para su actividad, deberá registrarlo en este tercer libro contable. Los bienes deberán tener relación con el negocio, como por ejemplo vehículos, equipos informáticos u otro tipo de materiales. En este documento deberán aparecer todos los datos de la factura y se deberá señalar cuál y de qué forma será su amortización. 

• Libro de registro de determinadas operaciones intracomunitarias

Este libro únicamente es obligatorio para aquellos autónomos que estén inscritos en el Registro de devolución mensual del IVA-IGIC, así como para las operaciones triangulares (operaciones entre sociedades que sean del mismo grupo o que tengan alguna vinculación). De hecho, los autónomos que realicen operaciones intracomunitarias, solo tendrán que incluirlas en sus libros de facturas emitidas y recibidas.

• Libros de suplidos

Si bien es cierto que este libro contable no es obligatorio, algunos expertos recomiendan realizarlo. En este caso, el autónomo tendría que registrar los suplidos, que son los ingresos que recibe en ocasiones a cuenta de algo. Ese dinero no es suyo, sino que lo utiliza para tramitar y cubrir ciertas obligaciones de su cliente. “Tener un libro o registro de ellos es importante, porque al final es dinero que entra en la cuenta corriente del autónomo y, aunque él no lo utilice, Hacienda podría pedir explicaciones”, explicó el presidente de la Federación Española de Asociaciones Profesional de Técnicos Tributarios y Asesores Fiscales (FETTAF), Joan Torres.

Los autónomos en estimación objetiva no tienen la misma obligación

Aquellos autónomos que se encuentren en el régimen de estimación objetiva (o módulos) no tienen obligación de llevar libros contables. Sin embargo, es importante saber que sí deberán guardar todas las facturas, tanto las emitidas como las recibidas. 

Si bien es cierto que no tienen que disponer de los libros, Hacienda podría requerir las facturas y, al igual que sucedería con el resto de casos, si no se dispone de ellas el autónomo podría ser sancionado. 

Se deberán guardar los libros contables durante al menos cuatro años

Los libros contables obligatorios deberán guardarse durante cuatro ejercicios fiscales, igual que sucede con las facturas. “Hacienda puede llevar a cabo una inspección, y si no se tiene la documentación requerida, el autónomo será sancionado”, explicó la asesora laboral. Es importante recordar que aunque se cese la actividad, el autónomo deberá mantener la documentación, ya que igualmente tendrá esta obligación ante Hacienda. 

“Hoy en día, con los programas informáticos, resulta cada vez más sencillo mantener la documentación a salvo durante un largo periodo de tiempo. Bastará con tener los libros en una nube o programa específico. Eso sí, es recomendable tener siempre una copia de seguridad, si se pierden y Hacienda los solicita, el autónomo podría verse en una situación nada deseable”, añadió la asesora fiscal. 

La obligación de conservación se extiende a los diez años en la actividad profesional de cambio de moneda, intermediación en la concesión de préstamos o créditos (promotores, agentes, comisionistas o intermediarios inmobiliarios, auditores, contables, asesores fiscales, abogados, procuradores…). Todos ellos deben tener en cuenta que el periodo empieza a computar desde el final del ejercicio en el que hubieran realizado las operaciones indicadas, ya que son profesiones que guardan relación con actividades susceptibles de blanqueo de capitales.