Deben conservar los recibos, al menos, cinco años

Hacienda impone sanciones a los autónomos por perder sus facturas declaradas

Durante cinco años, los autónomos deben guardar todas sus facturas y gastos declarados tanto en materia de IVA como IRPF si no se quieren enfrentar a sanciones tributarias graves.
Los autónomos se enfrentan a sanciones si pierden sus facturas.
Los autónomos se enfrentan a sanciones si pierden sus facturas.
Hacienda impone sanciones a los autónomos por perder sus facturas declaradas

Los autónomos tienen que ser muy meticulosos a la hora de emitir y guardar sus facturas. Es común que a final de cada trimestre la cartera de los trabajadores por cuenta propia esté repleta de tickets y recibos de proveedores que tienen relación con los gastos necesarios para su actividad y con los ingresos recibidos. Durante cinco años los afiliados al RETA deben archivar cuidadosamente cada una de estos extractos si no quieren enfrentarse a una sanción tributaria de hasta el 4% de la facturación.  

Según explica la Agencia Tributaria, "los autónomos y pequeños pueden enfrentarse a distintos tipos de sanciones si falsean, pierden o declaran incorrectamente una factura que luego no puedan justificar”, afirmó Joan Torres, presidente de la Federación Española de Asociaciones Profesionales de Técnicos Tributarios y Asesores Fiscales (FETTAF). “Los trabajadores por cuenta propia están obligados durante cinco años a conservar todos los documentos que hayan incluido en sus autoliquidaciones y declaraciones trimestrales del IVA o IRPF. De lo contrario, en caso de que sean objeto de una inspección de Hacienda, tendrán que pagar el 2% del valor de dichas operaciones. En el caso de que ni siquiera se conozca el importe de esa factura, la multa será de 300 euros por cada extracto extraviado”, añadió Torres.

“Si el autónomo, por ejemplo, ha perdido o declarado incorrectamente – dado que quizás ha incluido un gasto en su actividad que no puede desgravarse en las autoliquidaciones del IVA – facturas por valor de 20.000 euros, tendrá que pagar 400 euros a la Agencia Tributaria. Además, si no ha archivado ninguna factura de dicho ejercicio, el porcentaje se elevará de un 2 al 4%. Si fuesen 200.000 euros de facturación, la sanción ascendería hasta los 8.000 euros”, explicó el experto.

¿Cuánto tiempo debo guardar mis facturas?

Hacienda establece que todos los contribuyentes deben conservar sus documentos fiscales hasta su prescripción, es decir:

  • Cuatro años para documentos asociados al IVA.
  • Cinco años para documentos asociados al IRPF

El Código de Comercio establece que toda la documentación relacionada con una transacción comercial debe conservarse por un mínimo de seis años. Guardar esta documentación es importante por si Hacienda decide realizar una inspección y también porque protege frente a conflictos legales.

¿Qué factura debo conservar para evitar sanciones?

El autónomo debe conservar todas las facturas que haya emitido a terceros, así como aquellas que haya recibido. Las facturas forman parte de ese tipo de documentos exigibles legalmente.

Incluso, en algunos casos, existe la obligación de guardar los albaranes junto con sus correspondientes facturas, cuando en ellas se hace referencia expresa a los albaranes, siendo la primera un mero resumen de ellos pero sin especificar su contenido. Si la propia factura recopila toda la información de las operaciones realizadas durante el periodo tratado, no será necesario conservar esos albaranes.

Pruebas que pueden aportar los autónomos para justificar que un gasto es deducible

Según el artículo 95 de la Ley del IVA en su punto Uno: “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”.

El problema viene a la hora de discernir lo que de verdad está directa y exclusivamente relacionado con la actividad del autónomo y lo que se puede justificar como tal. Para acreditarlo, la ley hace referencia a la factura como un medio prioritario, pero no absoluto para acreditar un gasto. "No olvidemos que una factura, a fin de cuentas, no deja de ser un documento privado de Word o PDF. Un documento esencial, pero la mayoría de las veces insuficiente para Hacienda. Casi siempre, en las comprobaciones se piden otras pruebas complementarias a la factura", explicó el experto fiscalista de GVA asesores.

Éstas serían algunas de las pruebas que se podrían aportar, según los expertos consultados: 

  • Un mensaje de Whatsapp o SMS
  • Un email en el que se comunica a un cliente , por ejemplo, que se le va a enviar un detalle o invitarle a comer/cenar
  • Una llamada telefónica
  • Una fotografía, por ejemplo, comiendo con un cliente o de un despacho para demostrar que un determinado mobiliario comprado se encuentra en el negocio
  • Un vídeo para demostrar que el autónomo estuvo en un determinado lugar o con una determinada persona
  • Un mensaje de voz en el que se informa, por ejemplo, de una próxima cita al abogado o gestor
  • Un ticket de aparcamiento con registro de matricula 
  • Geolocalización del teléfono o del vehículo para demostrar que el autónomo viajó o se desplazó a un determinado lugar
  • Una transferencia bancaria
  • Un justificante (a poder ser apuntando el concepto) de un pago por Bizum
  • Un post o mensaje en Redes Sociales para organizar un evento, una cena de Navidad de la empresa...

¿Conservo las facturas en formato digital o impreso?

 La Agencia Tributaria establece que “los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos”. Por lo que no la Administración no obliga a archivar en papel las facturas emitidas o recibidas electrónicamente.

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