martes. 25.02.2020

BENEFICIOS Y DESVENTAJAS DE EXTERNALIZAR

Todo lo que deberías saber antes de decidir subcontratar un servicio

Todo lo que deberías saber antes de decidir subcontratar un servicio

Subcontratar un servicio permite al negocio centrarse en su actividad nuclear y puede reducir algunos costes. Aunque también acarrea algunos riesgos. Estas son las claves para tomar la decisión acertada. 

Todo lo que deberías saber antes de decidir subcontratar un servicio

Llevar al día todas las tareas de un negocio es complicado. Más aún cuando se trata de un autónomo que, en muchas ocasiones, soporta él solo todas las cargas de su actividad.  

No todo lo que se hace en un negocio tiene una relación directa con la propia actividad. Ahora bien, que estas tareas -desde Marketing o publicidad en redes sociales hasta contabilidad- no sean las tareas nuclear del negocio, no significa que no sean fundamentales para lograr alcanzar el beneficio esperado al final del año.

Aunque el trabajo administrativo, por ejemplo, no genere ventas, no deja de ser imprescindible para llevar al día la facturación, las nóminas, el seguimiento de los clientes o cumplir, por ejemplo, con todas las exigencias legales, como el pago de impuestos, el mantenimiento de ficheros de información o con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Abarcar todas estas obligaciones, puede agotar al autónomo y hacer que descuide los aspectos más importantes de su negocio. Por eso, en ocasiones, puede ser más rentable subcontratar un servicio que intentar hacerlo todo uno mismo.

A medida que un negocio empieza a crecer, una de las formas de lograr eficiencia sin invertir grandes cantidades en personal, es la subcontratación -en inglés, outsorcing-. Eso sí, antes de lanzarse a externalizar servicios, el autónomo debe plantearse si le compensa. Y esto, conlleva un ejercicio de análisis financiero y del entorno.

 Una buena política de outsorcing debe permitir que el autónomo alcance, al menos, alguno de estos objetivos:

  • Ahorro de costes.
  • Mayor flexibilidad en su proceso productivo
  • Mejora en el nivel de servicio al cliente.

Razones para recurrir a la subcontratación

Las razones más importantes para que un autónomo acuda a la subcontratación son la posibilidad de ahorrar costes mediante unos servicios de calidad desarrollados por profesionales, además de la posibilidad de dedicar más tiempo a las tareas centrales que aumentan los beneficios y hacen crecer el negocio.

  1. Centrarse en la verdadera actividad del negocio.
  2. Reducir costes.
  3. Acceso a expertos cualificados.
  4. Abordar la transformación del negocio.
  5. Mantenerse por delante de la competencia desde una posición de liderazgo de mercado.
  6. Reducir riesgos.
  7. Reinvertir en el negocio.

De hecho, los autónomos recurren en muchas ocasiones a otros profesionales para realizar servicios en los que  no están correctamente cualificados o para los que no tienen suficiente tiempo. Ángel Núñez, un autónomo dedicado al sector de la construcción, explicó que, en su caso, la subcontratación ha sido fundamental por dos razones. Este autónomo -al igual que la mayoría- tiene que adaptarse a los plazos estipulados por el cliente, por lo que la externalización le permite asumir más encargos: "cuando no soy capaz de alcanzar el plazo pactado, recurro a otros autónomos expertos en campos que yo no domino para realizar el trabajo en equipo. Esto me permite reducir el tiempo que dedico a ese trabajo en concreto. Por ejemplo, yo me encargo de los planos y gran parte de la reforma, pero para la cristalería subcontrato a otra persona que la pueda instalar mejor que yo".

De esta manera, Núñez se asegura de que su cliente vaya a quedar satisfecho con un servicio de calidad y prestado a tiempo. Además -según explicó este autónomo-, subcontratar servicios es también un ejercicio de colaboración, que debería hacerse de forma más habitual entre los profesionales por cuenta propia: "Así, en el próximo proyecto en el que este mismo cristalero necesite a un experto en reformas, podría recurrir a mí".

¿En qué casos es rentable subcontratar?

Decidir si es rentable subcontratar una parte de nuestros procesos o no, es un ejercicio de análisis, no sólo del estado del propio negocio, sino también de sus proveedores y distribuidores. "En el entorno en el que los pequeños negocios y los autónomos nos tenemos que mover, es necesario un alto grado de flexibilidad para adaptarnos al mercado en todo momento. Hay que tratar con cuidado los costes, para que nos permitan rentabilizar nuestro esfuerzo sin dejar de ofrecer al cliente -cada vez más exigente-, el mejor servicio, y al mejor precio posible", señalaron desde Sage, empresa de facturación y gestión de negocios.

Ahora bien, siempre es necesario tener en cuenta algunos aspectos clave a la hora de recurrir a esta modalidad y hacer un profundo análisis de la posible rentabilidad de esta acción. Por ejemplo, un autónomo que regenta una pequeña tienda puede encargarse él mismo de la limpieza del establecimiento y estaría ahorrando en los costes de la contratación de un servicio especializado. No obstante, subcontratar a una empresa de limpieza, puede costar entre unos 9 y 17 euros la hora. Éste sería el momento de preguntarse cuánto aumentaría el volumen de ventas si el tiempo destinado a la limpieza se delegase a un tercero para, así, poder dedicarlo a otras labores más importantes de la actividad como la de planificar el stock, llamar a proveedores, organizar el establecimiento,.... Como este ejemplo, hay oros muchos en los que el ahorro de costes que implica hacer ciertas tareas uno mismo no merece la pena porque impide hacer otras más rentables o porque simplemente un profesional las haría mejor. 

Hay cinco casos en los que recurrir al outsourcing puede dar beneficios para el negocio:

- Subcontratar las actividades que no sean centrales en el negocio: La actividad principal del negocio, aquello que le diferencia y le aporta beneficios, debe realizarse por el propio autónomo o por sus trabajadores. En caso contrario, se produce una falta de control y se corre el riesgo de disminuir la calidad. Por lo que recurrir a una tercera empresa que se encargue de las tareas complementarias ofrecerá la posibilidad de centrarse en lo que realmente importa.

- Imposibilidad de disponer del espacio necesario: el alquiler de un espacio donde establecerse es uno de los principales costes que afronta todo pequeño negocio. Mantener un equipo administrativo no sólo implica un mayor coste en salarios, sino también la necesidad de un local más grande. En caso de no poder afrontar estos gastos, es preferible subcontratar.

- Necesidades técnicas muy específicas: el autónomo puede que necesite el apoyo de un experto en materias concretas. Un ejemplo sería en lo relativo al posicionamiento de su página web en Internet (SEO). En casos como éste, puede que no tenga sentido mantener a alguien dentro de la plantilla que se dedique exclusivamente a a estas tareas. Además, el coste de contratación de estos servicios suele ser reducido.

- Existencia de proveedores de calidad: si en la realización de determinadas tareas es posible encontrar empresas capaces de desarrollar las acciones de una forma más eficiente que el propio negocio, podría resultar más rentable recurrir a la subcontratación.

¿Qué desventajas acarrea la subcontratación?

La subcontratación trae consigo muchos beneficios pero también acarrea algunos riesgos:

- Subcontratar a la  empresa incorrecta: uno de los aspectos más importantes a la hora de contratar una empresa que se encargue de uno de los servicios del negocio es el proceso de selección. Si no se elige bien la empresa proveedora de servicios, ésta puede acabar desmejorando la imagen del negocio, o hacerle perder dinero.

- Que la empresa se vuelva nuestra competidora: hay que tener cuidado con los servicios que se subcontratan. No siempre es conveniente ceder toda la demanda que el negocio no es capaz de asumir ya que, al realizar la misma actividad, la empresa subcontratada puede aprovechar  y acabar convirtiéndose en la competencia.

- Reducción de costes insuficiente: Cuando la reducción de costes no supone un gran cambio en las cuentas del negocio, habrá que plantearse si de verdad merece la pena subcontratar el servicio.  Siempre hay que tener en cuenta el capital humano. Cuando la reducción de costes, o la mejora de la producción, no es muy alta, es mejor mantener el departamento o empleado del negocio que se encarga de la actividad.

Todo lo que deberías saber antes de decidir subcontratar un servicio