Todo lo que deben saber los autónomos sobre la declaración del IVA que van a presentar en enero

1. Qué es la autoliquidación del IVA
2. El autónomo actúa como intermediario entre sus clientes y la Administración
3. Gastos que pueden deducirse los autónomos en la autoliquidación del IVA
4. Cuándo deben presentarse las autoliquidaciones del IVA
5. Cómo presentar la declaración trimestral: modelo 303
6. Cómo presentar el resumen anual del IVA: modelo 390

Hacienda ya ha publicado su calendario fiscal con todas las obligaciones tributarias que deben afrontar a lo largo del año los trabajadores por cuenta propia. Enero es uno de los meses con más carga de trabajo para los autónomos y las gestorías, ya que son muchas las declaraciones y autoliquidaciones que se deben cumplimentar y entregar durante este periodo. Una de las obligaciones ineludibles del primer mes del año es la presentación de la declaración del último trimestre de 2022 y el resumen anual del ejercicio ya vencido. Los autónomos tienen hasta el próximo 30 de enero para presentar ambos documentos.

Este año se suma a esta tarea una de la grandes novedades anunciadas por Hacienda: desde el pasado 1 de enero de 2023, los autónomos ya no pueden presentar la declaración del IVA en formato papel, algo que lleva implícita la obligación de disponer de un certificado digital o Clave PIN. 

Si bien es cierto que una gran parte de los trabajadores por cuenta propia cuentan con los servicios de una gestoría para realizar este tipo de trámites y para mantenerse al día con la Administración, conviene estar al tanto de todas las novedades y conocer en primera persona todos los detalles de una de las declaraciones más relevantes para todas las personas afiliadas al RETA.

Qué es la autoliquidación del IVA

El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un impuesto indirecto que grava los bienes y servicios que adquieren los ciudadanos, siendo por tanto el impuesto indirecto más importante del sistema fiscal español. El IVA no grava por igual a todos los productos, de manera que existen tres tipos de IVA: de tipo general, de tipo reducido y de tipo superreducido. 

• IVA de tipo general: es el que se aplica por defecto a cualquier producto o servicio, que se grava con un 21%. Algunos productos que van gravados a este tipo son artículos de papelería, dispositivos de telefonía, servicios de peluquería, reparación de ordenadores o de asesoramiento profesional, entre otros.
• IVA de tipo reducido: se aplica a productos y servicios básicos, como alimentos en general, vivienda, transporte, servicios de hostelería, cine, productos de higiene femenina o servicios veterinarios. El tipo de gravamen es del 10%.
• IVA de tipo superreducido: grava con un 4% los productos y servicios de primera necesidad como pan, frutas o verduras, entre otros. También se aplica a los medicamentos, libros, prensa, sillas de ruedas, prótesis y viviendas sujetas a algún tipo de protección por parte de las administraciones.

Cabe destacar una de las grandes novedades con las que ha empezado 2023: la reducción del IVA del 4% al 0% en los productos alimentarios básicos y la reducción del 10% al 5% en otros productos alimentarios. En principio, esta medida se mantendrá hasta el 30 de junio de 2023. 

Es imprescindible saber el tipo de IVA que se debe sumar al precio del producto o servicio que se va a vender. La Agencia tributaria publica las tablas de productos y actividades con el IVA correspondiente que hay que aplicar. No siempre es fácil, como sucede con actividades como las floristerías, que tienen distintos tipos de IVA para casi cada planta o para las flores.

El autónomo actúa como intermediario entre sus clientes y la Administración

Al vender un producto o prestar un servicio, los autónomos y negocios aplican y cobran un tipo de IVA que después tienen obligación de ingresar en la Agencia Tributaria. Esto es lo que se llama autoliquidación del IVA, y el motivo por el que, en realidad, el autónomo actúa como intermediario entre sus clientes y la Administración. En otras palabras, los autónomos deben presentar la autoliquidación para ajustar cuentas con Hacienda en lo que a este impuesto se refiere. El modelo que hay que presentar para ello es el 303.

Una de las grandes confusiones que se han creado alrededor de dicho impuesto es que los trabajadores por cuenta propia están obligados a abonar cada tres meses un impuesto a la Administración. Nada más lejos de la realidad. “Lo único que hace el autónomo es devolverle a Hacienda lo que sus clientes ya le han pagado a lo largo del trimestre. Es decir, el autónomo no es quien paga ese IVA, sino el intermediario que lo entrega posteriormente a la Administración”, explicó el asesor fiscal de la Asesoría Vadillo, Borja Vadillo.

A la hora de preparar la autoliquidación de IVA hay que tener en cuenta lo que es el IVA repercutido y el IVA soportado, ya que lo que se debe realmente ingresar a Hacienda es la diferencia entre el IVA que el autónomo cobra a sus clientes y el IVA que él mismo paga a sus proveedores por los bienes y servicios que adquiere para su actividad.

• IVA repercutido o devengado: el que recibe el autónomo por parte de sus clientes
• IVA deducible o soportado: el que el autónomo paga por las compras hechas a sus proveedores y que puede desgravarse al hacer la declaración trimestral del IVA. 

Cuando se resta el IVA deducible (el que ha pagado el autónomo) al IVA devengado (el que ha recaudado a través de los ingresos de sus clientes), se obtiene el resultado de la autoliquidación.

Para no tener tensiones a la hora de realizar el pago del IVA dentro del plazo correspondiente, el primer y más importante consejo es que los autónomos guarden la cantidad correspondiente al IVA percibido, es decir, que no lo gasten. “El principal problema que tienen muchos autónomos es que no lo reservan en una cuenta aparte, de manera que no es raro que se encuentren al final de cada trimestre con que no disponen de la cantidad resultante de la autoliquidación y que, por tanto, se vean obligados a hacer frente al pago con dinero personal. Esto supone un verdadero problema para ellos”, explicó Borja Vadillo.

Por tanto, tal y como señaló el experto, lo más aconsejable para los autónomos es que depositen el IVA devengado en una cuenta aparte. Esa será la mejor manera para evitar utilizar ese dinero y que no se haya gastado antes de presentar la autoliquidación y realizar el pago a Hacienda.

Gastos que pueden deducirse los autónomos en la autoliquidación del IVA

La deducción de los gastos vinculados al desarrollo de la actividad es uno de los puntos más importantes que se deben tener en cuenta a la hora de cumplimentar la autoliquidación. Tal y como explicó a este diario el asesor fiscal Borja Vadillo, “lo más importante es que los gastos cumplan todos los requisitos y que siempre estén afectos a la actividad que desarrollan”. 

En caso de deducir gastos de forma errónea, Hacienda podría intervenir. “Para Hacienda solo son deducibles aquellos gastos que sean 100% afectos a la actividad, es decir, los gastos que conlleva el desarrollo de la misma”, aclaró.

Así lo establece el artículo 95 de la Ley del IVA, que recoge que “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”. Los principales gastos que los autónomos deducen en sus declaraciones trimestrales son:

• Materiales bienes necesarios para el negocio
• Servicios de gestoría o asesoría
• Dieta de manutención (26 euros al día en la propia ciudad)
• Compra de vehículos (siempre y cuando se incluya hasta el 50% de IVA)
• Publicidad y tarjetas de visita
• Asistencia a eventos relacionados con la actividad
• Formación
• Internet y teléfono fijo de la oficina

En caso de que se produzca una inspección por parte de Hacienda, se solicitará la información correspondiente a los gastos deducidos en la autoliquidación. Por ello, es imprescindible conservar las facturas o tiques de los gastos durante, al menos, cuatro años. “Si se da el caso en que Hacienda solicita la información al autónomo y este no ha guardado los justificantes, podría suponer una importante sanción económica”, explicó el asesor.

Cuándo deben presentarse las autoliquidaciones del IVA

La autoliquidación del IVA se realiza de forma trimestral, por lo que el autónomo tiene la obligación de presentar el modelo 303 cuatro veces al año. Desde el pasado 1 de enero de 2023, únicamente existe la posibilidad de presentar el documento de forma telemática, mediante utilización de certificado electrónico o Cl@ve PIN.

• Primer trimestre: comprende los meses de enero, febrero y marzo. La fecha para presentar la autoliquidación es entre el 1 y 20 de abril.
• Segundo trimestre: comprende los meses de abril, mayo y junio. La fecha para presentar la autoliquidación es entre el 1 y el 20 de julio.
• Tercer trimestre: comprende los meses de julio, agosto y septiembre. La fecha para presentar la autoliquidación es entre el 1 y el 20 de octubre.
• Cuarto trimestre: comprende los meses de octubre, noviembre y diciembre. La fecha para presentar la autoliquidación es entre el 1 y el 30 de enero del siguiente año.

Aunque lo normal es hacer esta liquidación cada tres meses, muchos autónomos desconocen que existe la posibilidad de hacerlo de forma mensual. Para ello, será necesario inscribirse primero en el Registro de Devolución Mensual (REDEME). En este caso, cada mes deberá presentarse la autoliquidación correspondiente al mes anterior en la fecha señalada en el calendario fiscal de la Agencia Tributaria.

Asimismo, una vez al año debe presentarse el resumen anual del IVA, algo que debe hacerse a través del modelo 390. Se trata de una declaración con carácter informativo, sin embargo, los autónomos que no la presenten pueden enfrentarse a sanciones de hasta 200 euros por parte de Hacienda.

Cómo presentar la declaración trimestral: modelo 303

Antes que nada, será necesario rellenar los apartados de identificación, donde se deberán completar los datos personales e indicar la situación que corresponda como recaudador del IVA. También se deberá seleccionar el trimestre del año para el que se va a presentar la autoliquidación. Una vez indicada la información pertinente, se procederá a cumplimentar la liquidación.

A lo largo de la declaración, el autónomo deberá rellenar las diferentes casillas, para asignar los importes correspondientes. El modelo 303 se organiza en tres fases diferentes: el IVA que se ha recaudado, el IVA que se ha pagado y que se puede deducir, y el resultado final de la declaración.

• IVA devengado o IVA recaudado: de la casilla 1 a la casilla 27

El contribuyente deberá especificar el importe de los ingresos sujetos a IVA que ha recaudado a lo largo del trimestre y el tipo al que están sujetos: superreducido (4%), reducido (10%) y general (21%). Esto se hará completando las casillas de la 1 a la 9. En las casillas 01, 04 y 07 se introduce el importe total de los ingresos sujetos a IVA a lo largo del trimestre, mientras que en las casillas 02, 05 y 08 se especificarán los tipos aplicables a los que estén sujetos los ingresos (diferenciando entre el 4%, el 10% y el 21%.

Aquellos autónomos que hayan realizado operaciones intracomunitarias u otro tipo de operaciones diferentes al resto deberán introducir los importes correspondientes entre las casillas 10 y 15. En caso de que se haya facturado a comercios que se encuentren en el Régimen Especial de Recargo de Equivalencia, se deberán declarar los importes entre las casillas 16 y 26. En la última casilla de esta fase, la número 27, es en la que deberá sumarse el total de las cuotas devengadas, dando como resultado el importe recaudado por el autónomo a lo largo de los tres meses.

• IVA deducible o gastos que se pueden deducir: de la casilla 28 a la casilla 45

En esta segunda parte, se deberán reflejar los importes y cuotas de los gastos deducibles. Es decir, el IVA que haya pagado a sus proveedores por bienes y servicios y que puedan deducirse en su declaración.

En concreto, los datos deberán introducirse entre las casillas 28 y 39, haciendo constar las bases imponibles y el importe de las cuotas soportadas deducibles, distinguiendo entre operaciones corrientes u operaciones con bienes de inversión. El resto de las casillas de esta fase sirven para que el autónomo pueda hacer constar algún tipo de rectificación o regularización de autoliquidaciones anteriores. En la última casilla, la número 45, se pondrá el total a desgravar, es decir, la suma de todas las casillas anteriores.

• Resultado de la declaración

Una vez se hayan rellenado las casillas correspondientes al IVA devengado y al IVA deducible, se calculará el resultado total de la liquidación. Para ello, bastará con restar la casilla 45 a la casilla 27. Este dato deberá introducirse en la casilla 46, que corresponde al resultado final de la autoliquidación y que reflejará la cantidad final que el autónomo deberá ingresar a Hacienda.

Cómo presentar el resumen anual del IVA: modelo 390

Si los trabajadores por cuenta propia han realizado de forma adecuada el modelo 303 a lo largo del año, no tendrán ningún problema a la hora de rellenar el modelo 390, dado que únicamente tendrán que trasladar los datos de cada trimestre al resumen anual del IVA. Esta es la información que el autónomo debe tener a mano, según AyudaTPymes.

• Importe de la base imponible y cuota de IVA correspondiente
• Tipo impositivo del IVA aplicable (4%, 10% y 21%)
• Origen de la partida sujeto de IVA, ya sea ingreso o gasto (determinar si se trata de operaciones de carácter nacional, extra o intracomunitaria)
• Identificar y diferenciar gastos corrientes de los bienes de inversión

Paso 1: Datos identificativos del autónomo o sujeto pasivo de IVA

El primer paso, destacaron desde la asesoría, es rellenar los datos identificativos ante la Agencia Tributaria, ya sea autónomo o sociedad, o representante de los mismos.

Paso 2: Devengo

En este apartado el autónomo debe calcular la suma total de todos los modelos 303 de IVA que ha ido presentando a lo largo del año. Es importante que en este paso los datos presentados en los trimestres cuadren en el resumen final. El IVA devengado es el de las facturas emitidas, las correspondientes a los ingresos.

Paso 3: Gastos deducibles

En este punto hay que cuantificar y exponer ante la Agencia Tributaria las deducciones, es decir el IVA deducido en las facturas recibidas.

Paso 4: Resultado

Una vez finalizados los pasos anteriores, que deberán coincidir siempre con las declaraciones trimestrales, se podrá enviar el modelo firmado a la Agencia Tributaria.