Las ventajas que tiene para un autónomo digitalizar la gestión de su negocio

“Los pequeños negocios tienen que digitalizarse”. Ésta es una de las frases que más suelen escuchar los autónomos. Su digitalización no pasa, según los expertos, sólo por la creación de una página web y la apertura de una serie de cuentas en redes sociales. Va mucho más allá. La digitalización consiste en aprovecharse de los nuevos programas y herramientas digitales para agilizar tareas, ser más eficientes y poder tomar mejores decisiones para su negocio.

“Donde más hace falta la transformación digital es en la parte de gestión, administración y comunicación del negocio” explicaba Iván Dequito, un autónomo que ayuda a digitalizar a los pequeños negocios. Y es que a los trabajadores por cuenta propia les sale muy caro no estar digitalizados. Concretamente, éstos pierden, según un estudio de Sage, 1.105 euros cada segundo por falta de productividad. Esto se debe a que muchos de ellos siguen gestionando su negocio a la antigua usanza: con papel y boli, apuntando en libros -o en un cuadro de Excel- las facturas emitidas, las cobradas, las pendientes, el número de pedidos,...

La digitalización de estos procesos mediante un programa de gestión puede facilitar mucho esta tarea, ya que éstos “son como una especie de cerebro de un negocio. Son un sistema que centraliza toda la información que utiliza la empresa a su alrededor” relató el director de marketing de producto de Sage-Iberia, Diego Sánchez-Aparisi Moral.

Ventajas de los sistemas de gestión

Concentrar todos los aspectos más relevantes de un negocio en un sistema no sólo agiliza las tareas más rutinarias, sino que también ayuda a un autónomo a conocer verdaderamente su negocio. Así, puede saber en un momento el estado de sus cuentas, las facturas pendientes por cobrar o cuáles son los productos más vendidos y en qué época. Una información que se puede conocer de forma sencilla y sin necesidad de tener que ir recopilando. Diego Sánchez-Aparisi Moral detalla cuáles son las ventajas de la implantación de un sistema de gestión:

1. Procesos más rigurosos: el uso de un sistema de gestión facilita el control de unos procesos, que se llevan a cabo de forma más rigurosa. Además, permite que la información sea más predecible y controlable. Por ejemplo, saber las facturas pendientes, las cobradas, el stock que se tiene y si es necesarios pedir más,... Todo ello permite que se puedan establecer incluso patrones del funcionamiento del negocio.
2. Tener un solo dato: disponer de toda la información en un mismo sitio implica que cada negocio tenga lo que Gómez-Aparisi denomina como “una sola verdad”. Hay pequeñas compañías en las que cada encargado tiene una información distinta de las ventas del mes pasado o de las que se espera para el próximo, dificultando mucho saber si al negocio le está yendo bien o mal. Además, estas discrepancias por no saber cuál es la información correcta incide en la toma de decisión. Con un programa de gestión sólo hay un dato, lo que permite actuar estando informado y de forma consensuada con todo el equipo.
3. Facilidad en las tareas administrativas: todos los meses el autónomo tiene que llevar a cabo sí o sí una serie de tareas básicas, que son repetitivas y que pueden ser perfectamente realizadas por un software. “No aprovechar esto va a hacer que el dueño de un negocio tenga que tener a una persona, o puede que él mismo, perdiendo tiempo y realizando estas tareas; con el añadido del error humano.

Asimismo, otra de las ventajas que destaca el director marketing de producto de Sage-Iberia y que está asociada a ésta última es que con un programa de gestión el autónomo puede dejar de preocuparse por las novedades legales: “España es uno de los países de Europa dónde más cambios legislativos hay respecto a la gestión y el dueño de un negocio no tiene por qué estar al tanto de ello. Por eso, el hecho de delegar y tenerlo todo registrado en un software te permite estar tranquilo y seguro de que vas a cumplir con las obligaciones legales, sobre todo aquellas relacionadas con los impuestos. Porque los sistemas han sido desarrollados por un fabricante que sabe de ese tema y que cumple con toda la normativa. Además, se aseguran de implementar las novedades y cambios”.   

Los usos principales de este tipo de negocio

Aunque son multitud los usos que se le puede dar a un sistema de gestión, desde el control de los productos más vendidos, hasta la puesta en marcha de estrategias en base a toda la información que proporciona el software, Sánchez-Aparisi  explica uno de los más útiles como es el de la gestión de los flujos de dinero que tiene un negocio,  “que no es otra cosa que la conciliación de los movimientos bancarios con la contabilidad de la empresa, y la gestión de los pagos y cobros a proveedores y clientes”.

Para ello, detalló el director de marketing de product de Sage-Iberia, lo que hace el autónomo es bajarse un extracto de cada una de las entidades con las que opera. Luego coge un lápiz y apunta cada uno de los movimientos y analiza cómo han contabilizado esos dentro de las cuentas de la empresa. “Ésto con un sistema de gestión se hace de forma automática. El dueño de un negocio le da a un botón, el software se conecta con el o los bancos y descarga los movimientos. A través de unas reglas indicadas previamente es capaz de analizar cada movimiento y ver su repercusión final… Imagina la cantidad de tiempo que se ahorra. Lo mismo ocurre con las facturas que se emiten”.

Asimismo, otra de las cosas que reveló Sánchez-Aparisi es que el mercado de los sistemas de gestión está muy fracturado, es decir, hay muchos tipos de softwares. “Los hay desde los más simples, hasta aquellos que se desarrollan como un traje a medida para el negocio”.