Condiciones que deben cumplir los autónomos para retrasar el pago del IVA hasta el cobro de sus facturas

Hace ya más de ocho años que la Ley de Emprendedores introdujo una de las medidas que más ha reclamado el colectivo de autónomos, el régimen de IVA por criterio de caja. Este sistema, en resumidas cuentas, exime a los autónomos y pequeños negocios de tener que pagar este impuesto hasta el momento en que hayan cobrado de sus clientes. Una medida que, lógicamente, es muy ventajosa para el colectivo, teniendo en cuenta que siete de cada diez facturas en España se pagan tarde.

En muchos de estos casos, los plazos no sólo se alargan más allá de los 60 días que permite la ley, sino que a veces los clientes llegan a tardar en pagar seis meses o un año a su proveedor, por lo que el trabajador por cuenta propia acaba abonando cientos o incluso miles de euros en IVA en la declaración trimestral por facturas que en realidad no ha cobrado. Esto significa que, en algunos supuestos, el autónomo se enfrenta a los perjuicios de que su cliente no le pague y, por si fuera poco, también pierde liquidez por tener que adelantar unos impuestos de una factura que ni si quiera ha cobrado.

Para evitarlo, en 2013 el entonces ministro de Economía, Cristóbal Montoro, puso en marcha el Régimen Especial de Criterio de Caja, que permitía retrasar el pago del IVA de las facturas no abonadas a todos los autónomos y negocios que facturaran menos de dos millones de euros, o bien hasta que las cobrasen, o bien hasta el 31 de diciembre del año siguiente a la emisión de la factura. 

Esta medida podría haber acabado con una de las lacras más importantes que soporta el colectivo: tener que pagar impuestos por un dinero que ni si quiera habían cobrado. Sin embargo, apenas 20.000 autónomos españoles se acogieron a este régimen "por la sencilla razón de que, igual que el criterio de caja no les obliga a ellos a pagar el IVA, tampoco permite a sus clientes -casi siempre grandes empresas- deducirse este impuesto y financiarse a su costa", explicó Luis Del Amo, secretario general del Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF) del Consejo General de Economistas (CGE). Por lo tanto, según Del Amo, en la práctica, "casi ninguna empresa está interesada en que su proveedor esté acogido a este régimen y la mayoría de pequeños negocios prefieren no acceder para no perder ningún cliente".

Esto último sin olvidar que "la aplicación de este sistema resta eficiencia al autónomo o pequeño negocio, ya que es necesario implantar un nuevo criterio fiscal y contable mucho más complejo y difícil de gestionar. También su cliente debe llevar una contabilidad aparte, por lo que este punto supone una segunda razón para que las grandes empresas no quieran trabajar con proveedores en criterio de caja", explicó el secretario general de REAF.

Los motivos por los que apenas 20.000 autónomos y negocios españoles están acogidos al criterio de caja

Hace ya más de tres años que el actual Gobierno se comprometió en su programa electoral de coalición con Podemos a modificar el régimen de Criterio de Caja para que, en la práctica, resultase más atractivo para los pequeños negocios. Una de las medidas que incluyó el pacto del Ejecutivo era evaluar "el actual régimen especial del criterio de caja en el IVA para proceder, en su caso, a su revisión y, dentro de los límites de la directiva armonizada, hacerlo atractivo para autónomos y pequeñas empresas". 

Además, el propio Presidente del Gobierno, Pedro Sánchez aseguró poco tiempo después en una entrevista a Autónomos y Emprendedores que "la directiva del IVA nos ofrece margen para mejorar, facilitar y hacer más efectivo el régimen de caja". A pesar de todo, a día de hoy,  este sistema sigue presentando los mismos problemas que antes para los autónomos: aunque les permite no pagar el impuesto de una factura hasta que la cobren, la mayoría prefieren seguir con el criterio de devengo y perder liquidez porque, de lo contrario, sus clientes no aceptarían hacer negocios con ellos.  Por este motivo, menos de un 1% de los negocios españoles, es decir, apenas 20.000, están acogidos a este régimen. 

El criterio de caja no permite deducirse el impuesto al cliente hasta que no pague al autónomo

El inconveniente principal del criterio de caja es que, si un trabajador por cuenta propia se acoge al régimen, sus clientes también deben acogerse en todas las operaciones que hagan con él. Por tanto “el fracaso de la medida se debe a que la aplicación del criterio de caja no afecta únicamente a los autónomos que se hayan acogido a él voluntariamente, sino también a sus clientes o a cualquier sujeto pasivo que sea destinatario de sus operaciones",  explicó el secretario del REAF del Consejo General de Economistas.

Para las empresas, hacer negocios con un autónomo o pyme que esté acogido a este régimen de regulación especial de IVA, supone “demasiadas complejidades” en sus trámites y en su financiación. La entidad no podrá deducirse el impuesto de las facturas hasta que no hayan realizado el pago o hasta el 31 de diciembre del año inmediatamente posterior al de la factura. Por ello, “en la inmensa mayoría de los casos, las empresas rechazan esta medida y el autónomo acaba perdiendo esa operación”, explicó el secretario técnico de REAF.

“Los pequeños negocios que tengan clientes grandes, deben saber que éstos no van a estar de acuerdo en asumir el IVA de caja debido a las contraindicaciones que les genera. Preferirán trabajar con otro negocio que regule el devengo del IVA de forma convencional”, advirtió Luis del Amo.

De hecho, en el momento en que algunos trabajadores pusieron en marcha esta medida para sus negocios, algunas multinacionales y grandes empresas enviaron cartas a autónomos y pymes que trabajan para ellos instándoles a que no  se acogieran a este régimen especial del IVA. “Las empresas se muestran reticentes a utilizar un sistema alternativo como la caja. Supone complicaciones para las entidades, lo que se traduce en que casi ninguna utiliza este sistema ni les gusta que un pequeño negocio les involucre en él", aseguró del Amo.

También genera más cargas burocráticas tanto para el autónomo como para su cliente

Por otro lado, implementar el régimen del IVA de caja en un negocio también supone alguna que otra complicación en la burocracia. "La aplicación de este sistema resta eficiencia al autónomo o pequeño negocio, ya que es necesario implantar un nuevo criterio fiscal y contable mucho más complejo y difícil de gestionar", explicó el secretario general de REAF.

Las declaraciones de IVA pasan a realizarse en función del cobro  y pago de las facturas. Por ello, en los libros registros, -tanto de facturas emitidas como de facturas recibidas-, se deben añadir nuevos campos que incorporen la fecha y medio de cobro. Lo que requiere automáticamente la necesidad de adaptar los programas contables para contemplar dichas peculiaridades, de tal manera que la Administración tenga acceso a todas las fechas y movimientos al realizar la comprobación. 

Con el régimen convencional todo va en consonancia con la factura, sin embargo, con el IVA de caja hay que pasar a un segundo escalón. que es ver cuándo se cobra y cuando se paga. "Para el gestor y la Administración conlleva más tiempo de comprobación, puesto que ya no son solo las facturas, sino ver cuando se produce todo", señaló del Amo.

Además, en la emisión de las facturas, se debe realizar la especial mención al RECC para que el destinatario pueda identificar, sin problema alguno, que dicha operación está realizada bajo el régimen especial.

Características y requisitos para que los autónomos no deban pagar el IVA hasta cobrar sus facturas

Teniendo en cuenta todos sus contras, lo cierto es que a día de hoy, los autónomos tienen la opción de acogerse al régimen de criterio de caja y pagar sólo el IVA de las facturas cobradas.

Primeramente, y como requisito fundamental, sólo lo pueden acogerse a este régimen aquellos contribuyentes con un volumen de operaciones que no superen los dos millones de euros. Además, en una factura, un mismo cliente no podrá superar los 100.000 euros. Para el cálculo de la facturación anual se establecen estas indicaciones:

• Si se han iniciado actividades empresariales o profesionales en el año natural anterior, el importe del volumen de operaciones deberá elevarse al año.

• Si no se hubieran iniciado la realización de actividades empresariales o profesionales en el año natural anterior, se podrá aplicar este régimen especial en el año natural en curso.

Por otra parte, al ser una regulación destinada en exclusiva a trabajadores autónomos y pequeñas y medianas empresas, ciertos sectores quedan fuera de esta medida. Aquellos que se registren por módulos no pueden aplicarlo, porque ingresan unas cantidades fijas. Tampoco los autónomos del régimen especial de agricultura ganadería y pesca, ni los que se dedican a la exportación.

Además, el negocio que acceda este sistema debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• El criterio de caja también se aplica a las adquisiciones, no sólo a las ventas. Esto quiere decir que el IVA de las compras no se podrá deducir hasta que éstas no se hayan pagado.

• Una vez cobrada la factura, el autónomo o empresario ha de solicitar la liquidación del IVA a Hacienda en los próximos cuatro años.

• De no haberse cobrado la factura el 31 de diciembre del año posterior a su emisión, el autónomo o empresario ha de adelantar de todas formas el ingreso del IVA a la Agencia Tributaria.

• El autónomo o empresario ha de justificar el cobro - ya sea parcial o completo - de la factura. Esta misma condición también se aplica a las facturas de compra.

• El cliente del autónomo o empresario no podrá deducirse la cuota soportada de IVA de la factura hasta que ésta no haya sido pagada parcial o totalmente.

Por último, una vez dado de baja del régimen de criterio de baja, el autónomo o empresario no podrá solicitar la alta de nuevo hasta que no hayan pasado tres años.