¿Cuánto tiempo debo conservar una factura?
Hacienda obliga los autónomos a conservar sus facturas durante un periodo de tiempo. En caso de que no guarden esta documentación, pueden tener problemas si se enfrentan a una inspección.
Los autónomos han aprendido a convivir con la obligación de emitir facturas. El proceso de facturación suele ser tedioso y restarle tiempo al verdadero ejercicio de la actividad. No obstante, las facturas son un documento legal que avalan cuatro cosas: que el autónomo ha realizado un trabajo, que ha cobrado por él, que ha repercutido el IVA y que ha aplicado la retención de IRPF que se deriva de sus ingresos.
Pero ¿cuánto tiempo se debe conservar la factura?
Hacienda establece que todos los contribuyentes deben conservar sus documentos fiscales hasta su prescripción, es decir:
- Cuatro años para documentos asociados al IVA.
- Cinco años para documentos asociados al IRPF
El Código de Comercio establece que toda la documentación relacionada con una transacción comercial debe conservarse por un mínimo de seis años.
Guardar esta documentación es importante por si Hacienda decide realizar una inspección y también porque protege frente a conflictos legales.
¿Qué facturas debo conservar?
El autónomo debe conservar todas las facturas que haya emitido a terceros, así como aquellas que haya recibido. Las facturas forman parte de ese tipo de documentos exigibles legalmente.
Incluso, en algunos casos, existe la obligación de guardar los albaranes junto con sus correspondientes facturas, cuando en ellas se hace referencia expresa a los albaranes, siendo la primera un mero resumen de ellos pero sin especificar su contenido. Si la propia factura recopila toda la información de las operaciones realizadas durante el periodo tratado, no será necesario conservar esos albaranes.
Recomendaciones del Código de Comercio
El Código de Comercio establece que “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”.
Por lo que, teniendo en cuenta los plazos establecidos, lo conveniente será guardar las facturas durante:
- Seis años cuando registren una transacción comercial.
- Cinco años cuando se trate de otro tipo de servicio, ya que forman parte del registro del IRPF.
Todo negocio debe atenerse a esta norma, no importa si se trata de una empresa sin actividad o disuelta. Si la Inspección establece que es necesario analizar los documentos de un negocio que ya ha cerrado, el autónomo debe presentar dicha información o afrontar las consecuencias legales de no disponer de ella.
No obstante, existen excepciones que pueden obligar al autónomo a conservar ciertas facturas durante un periodo de tiempo superior:
- Las facturas de inmovilizado deberán guardarse mientras se estén practicando amortizaciones.
- Los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben atenerse a un plazo más amplio si está aplicando compensación de bases imponibles negativas. En cuyo caso, el plazo ascenderá hasta los 10 años desde que se produce el resultado negativo.
¿Las conservo en formato digital o impreso?
La Agencia Tributaria establece que “los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos”. Por lo que no la Administración no obliga a archivar en papel las facturas emitidas o recibidas electrónicamente.
