Es una desgravación por un gasto que muchos desconocen

La deducción por dieta a la que tienen derecho los autónomos: ¿Cómo deben gestionarla con Hacienda?

La Agencia Tributaria establece una serie de requisitos para que los autónomos puedan deducirse los gastos correspondientes a sus dietas diarias ya estén en su misma población o de viaje. Pero hay que saber como gestionar esta desgravación.
Dietas de los autónomos_ ¿Cómo deben gestionarse para evitar una sanción de Hacienda?
Dietas de los autónomos: ¿Cómo deben gestionarse para evitar una sanción de Hacienda?
La deducción por dieta a la que tienen derecho los autónomos: ¿Cómo deben gestionarla con Hacienda?

Son muchos los autónomos que a diario se ven obligados a comer fuera de casa, convirtiéndose esta obligación en un importante coste para su actividad. La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo permitió que los profesionales se deduzcan los gastos de su dieta diaria de manutención, dentro o fuera de España. Además, recientemente el Supremo avaló y simplificó el modo en que deben justificarse los gastos de comidas con clientes. 

A pesar de que la ley lleva en vigor desde 2018, son muchos los trabajadores autónomos que desconocen este derecho o que lo conocen pero no tienen claro cómo se deben justificar los gastos. La Agencia Tributaria establece una serie de requisitos que, en caso de no cumplirse, podrían implicar una importante sanción para el autónomo.

“Según la ley, son deducibles los gastos de manutención del autónomo en el desarrollo de su actividad económica siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio de pago electrónico”, explicó Joaquina Rueda de la asesoría JraEconomistas.

Qué cantidades máximas puede deducir el autónomo

Los trabajadores autónomos tienen derecho a deducirse el desayuno, la comida y la cena que realicen durante los días días laborables, aunque no pueden exceder la cantidad máxima establecida por Hacienda. “Lo más habitual es que estos gastos se produzcan de lunes a viernes, aunque eso no impide que también puedan tener lugar en fines de semana, siempre y cuando se justifique que la comida correspondiente se realizó por motivos de trabajo”, explicó.

No solo pueden desgravarse los pagos efectuados en España, sino que también pueden deducirse los gastos abonados fuera del territorio nacional, siempre y cuando el motivo del desplazamiento esté relacionado con la actividad. Las cantidades fijadas por la Administración son: 

  • Un máximo de 26,67 euros al día por las comidas que tengan lugar dentro del territorio nacional
  • Un máximo de 48,08 euros al día por las comidas que tengan lugar fuera del territorio nacional
  • Un máximo de 53,67 euros al día por pernoctar en España fuera de la localidad a la que pertenece el autónomo
  • Un máximo de 91,35 euros al día por pernoctar fuera de España 

Por tanto, en el supuesto de que un autónomo que trabaje de lunes a viernes y realice las tres comidas fuera de su casa por motivos laborales, podrá deducirse a la semana un máximo de 133,35 euros, 533,4 euros al mes y 6.400,8 al año aunque hay que tener en cuenta que puede haber días de vacaciones en los que el autónomo no debería pasar dietas. Esta cantidad sube si el trabajo se ha realizado fuera del territorio nacional o si ha sido imprescindible dormir alguna noche fuera de casa porque se suman los gastos de hotel.

El autónomo deberá cumplir con cinco requisitos para poder deducir las dietas

La posibilidad de que los autónomos puedan deducirse las dietas diarias ha sido un gran avance para el colectivo, aunque ha sido algo “muy difícil de alcanzar”, tal y como explicaron a este diario fuentes de la Federación Nacional de Asociaciones de Autónomos (ATA). “La Administración tenía que encontrar la manera de que los trabajadores por cuenta propia pudieran demostrar de forma fehaciente que comían fuera de su hogar”. Por ello, uno de los principales requisitos impuestos por Hacienda es que las comidas se realicen siempre en establecimientos de restauración, es decir, únicamente serán válidos aquellos pagos realizados en bares o restaurantes.

El otro requisito indispensable es que el pago se produzca de forma electrónica, o lo que es lo mismo, que las comidas se paguen con tarjeta, a través del método contactless u otro mecanismo electrónico. Esto permite que la Agencia Tributaria pueda ser conocedora de todos los datos de transacción porque aparecerán en el extracto de su cuenta. “Es fundamental que el autónomo utilice una tarjeta o método de pago que esté a su nombre, ya que en caso contrario Hacienda podría requerir más información”, añadieron desde ATA. Además de estos dos requisitos, la Administración exige al autónomo el cumplimiento de otros tres, habiendo por tanto un total de cinco obligaciones: 

  • Todas las comidas deberán producirse siempre durante el desempeño de la actividad, independientemente de si es un desayuno, una comida o una cena. 
  • Los gastos deben corresponder a comidas que hayan tenido lugar en algún establecimiento de restauración y hostelería, siendo únicamente válidos los pagos en bares o restaurantes.
  • El pago debe realizarse siempre a través de un medio electrónico, de manera que quede registrado. Esto permitirá que la comprobación por parte de Hacienda pueda realizarse de forma rápida y sencilla.
  • La cantidad deducida no puede exceder el límite impuesto por la Agencia Tributaria.
  • Las facturas, tiques o comprobantes deberán ser guardados durante, al menos, un periodo de cuatro años

Es importante recalcar que en un principio debería valer con disponer del tique y el comprobante que justifique que el autónomo ha realizado el pago de forma electrónica, ya que en el apunte quedan reflejados tanto los datos del autónomo que ha hecho el pago (los de la tarjeta de crédito o de débito que debe estar a su nombre), el restaurante que lo ha recibido (con su nombre, dirección y NIF), así como la fecha y la hora. ha habido algún debate sobre si Hacienda podía exigir factura. Lo cierto es que la ley no dice nada al respecto. Al contrario, se estableció de la manera que marca la norma precisamente porque el cruce de datos del apunte que realiza el banco sobre el gasto con tarjeta con el tique que entrega el establecimiento es suficiente para justificarlo. 

Pero hay otros que optan por curarse en salud. “No es que un autónomo no pueda deducirse los gastos de dietas acreditando solo un tique, sino que la Agencia Tributaria, en su afán por comprobar el correcto cumplimiento de los requisitos, puede exigir más información, como por ejemplo la factura de la comida”, explicaron desde la Asociación Española de Asesores Fiscales.

Si el autónomo no justifica correctamente el gasto, podría ser sancionado por Hacienda

Es muy común que Hacienda lleve a cabo una serie de comprobaciones y requerimientos, algo a lo que temen la mayoría de los autónomos. De hecho, según los expertos, el hecho de que la Administración requiera más información tras desgravarse los gastos por comidas impide que, en muchos casos, los autónomos puedan deducirse estos gastos aunque por ley tengan derecho a ello.

Con el objetivo de comprobar que los gastos por comidas han cumplido todos los requisitos, la Agencia Tributaria solicita pruebas que certifiquen este hecho. Si durante una inspección o un requerimiento de Hacienda, la Administración considera que el gasto no está debidamente justificado, el trabajador autónomo tendrá que enfrentarse a dos consecuencias

  • El gasto dejará de ser deducible y como consecuencia se modificará el resultado final de la declaración de la renta o la declaración de IVA, de manera que el autónomo tendrá que afrontar ese pago añadido.
  • El trabajador por cuenta propia será sancionado por Hacienda al haberse deducido un gasto que no puede ser justificado. Normalmente, la sanción supondrá un recargo de entre el 50% y el 150% del gasto.

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