Las deducciones que presentan los autónomos en la RENTA 2023 y Hacienda suele rechazar

En sólo un mes terminará el plazo para que los autónomos declaren todos los ingresos obtenidos y los gastos efectuados en 2022. Como cada año, los trabajadores por cuenta propia reúnen todas sus facturas para acumular el mayor número de gastos deducibles y así reducir el resultado a pagar en la RENTA. Incluso, en algunos casos, estas deducciones podrían permitirles optar a una devolución de impuestos.

No obstante, no hay que olvidar que la Agencia Tributaria hace cada año miles de comprobaciones -algunas pequeñas y otras más importantes-. Una buena parte de estas verificaciones de impuestos se hacen sobre la RENTA y, habitualmente, la mayoría de los requerimientos y las posibles liquidaciones suelen venir o bien por no haber reflejado todos los ingresos o por haber aplicado mal alguna deducción. En muchas ocasiones, los autónomos intentan incluir en sus declaraciones gastos que, de por sí, no son deducibles porque no forman parte de su negocio. En otros casos, aunque el gasto sí tenga vinculación, Hacienda suele rechazarlo por entender que es difícil de justificar su relación con la actividad, como puede ser el caso del vehículo, que se puede utilizar igualmente en la esfera personal que profesional.

Una vez que Hacienda  pone la lupa en las cuentas de un autónomo por la razón que sea, más vale que éste cuente con documentación suficiente para acreditar que las deducciones que haya practicado en el último año, incluso en anteriores ejercicios, están directa e indiscutiblemente vinculadas a su actividad, ya que sino la devolución podría ascender a miles de euros, aseguraron a este diario diferentes asesores fiscales, abogados y hasta ex-inspectores de Hacienda

Es más, lo habitual es que cuando la Agencia Tributaria hace una comprobación, "no ponga en duda solo un gasto, sino varios. La práctica de Hacienda suele ser primero rechazar la deducción si tiene cualquier duda y esperar a que se justifique. Esto puede ser complicado en algunos gastos que, históricamente, han sido objeto de controversia. Por ejemplo, el vehículo, que en IRPF es muy difícil de justificar y casi siempre acaba denegándose, a no ser que el profesional sea un comercial, un transportista o esté al frente de alguna actividad cuya relación con el vehículo sea muy clara", explicó Pablo G. Vázquez, de GVA asesores, experto fiscalista especializado en deducciones.

Las deducciones que suele denegar Hacienda en la RENTA

Según explicó el experto, las deducciones que suele denegar Hacienda se pueden clasificar en tres apartados. En el primer caso, la denegación no viene por el gasto en si, ni por la justificación, sino porque sencillamente el autónomo no tiene o no puede demostrar relación con este gasto en su actividad. Por ejemplo, un abogado que intenta deducir herramientas de carpintería. El problema no está tanto en que estas herramientas sean deducibles o no, sino en que es muy difícil pensar que este profesional necesite este gasto para desarrollar su actividad.

El segundo de los motivos de denegación tiene que ver con los requisitos más básicos, como por ejemplo no haber registrado correctamente el gasto en los libros contables. "Muchas veces, los problemas a la hora de deducir un gasto no vienen tanto de que Hacienda ponga en cuestión la existencia o la relación del gasto con el negocio, sino que sencillamente ha habido errores muy básicos por parte del autónomo como el de no contabilizarlo o no guardar la factura", explicó Pablo G. Vázquez.

De hecho, la Agencia Tributaria tiene en su página web publicados los requisitos indispensables para considerar un gasto como "fiscalmente deducibles" en la RENTA: que el gasto se encuentre convenientemente justificado, preferiblemente con factura; que esté vinculado a la actividad económica desarrollada; y que se halle  registrado en la contabilidad o en los libros-registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas

Por último, hay "muchas otras deducciones" que se deniegan cada año en RENTA porque el gasto en sí es controvertido.  La factura del móvil; la compra, mantenimiento, reparación y carburante de un vehículo; parkings; comidas con clientes; viajes de negocio; trayectos en taxi, y un sin fin más de gastos engrosan la lista de requerimientos que reciben cada año los autónomos, en los que Hacienda solicita una justificación minuciosa de que realmente se han destinado al negocio y, al no haber forma tan detallada de acreditarlo, muchas veces acaban en reclamación.  De hecho, los expertos consultados llaman a este proceso 'la prueba diabólica', por lo difícil que resulta para un autónomo justificar que un gasto está directa y exclusivamente relacionado con el desarrollo de su actividad y no con la esfera privada. 

Los cuatro gastos que "casi siempre" rechaza Hacienda a los autónomos en RENTA

De entre toda esta lista, según Pablo G. Vázquez, hay dos gastos que destacan por su excesiva dificultad de deducción: el vehículo -y los elementos asociados- y el teléfono móvil. "En el primero de los casos en la inmensa mayoría de las comprobaciones, Hacienda rechazará la deducción del vehículo con muy pocas probabilidades de éxito para el contribuyente en caso de reclamación. De esto sólo se salvarían los transportistas y otros profesionales cuyo vehículo forma parte de la actividad. En el segundo caso, lo habitual es que Hacienda deniegue este gasto y es muy complicado demostrar con facturas que las llamadas han sido sólo a clientes, a no ser que el autónomo utilice dos móviles: uno de empresa y otro de uso personal".

A estos dos gastos se unen dos más que también suelen generar controversia: ropa y viajes. "En el primer caso, hay muchos autónomos que intentan deducirse el traje, y es verdad que a veces se admite, pero otras muchas no. Especialmente si se trata de complementos como relojes, que son más difíciles de justificar como necesarios para la imagen del empresario de cara a un cliente. También pueden denegarse algunos viajes, con exceso de gastos en vuelos u hoteles", añadió el experto de GVA asesores.

Otros gastos que nunca se admiten por Ley

Además de estos gastos controvertidos, hay otros cuya deducción nunca se admite. La ley recoge la siguiente lista de gastos prohibidos de incluir en RENTA:

• Joyas

• Alimentos, bebidas y tabaco para consumo propio.
• Espectáculos y servicios de carácter recreativo.
• Los destinados a atenciones a clientes o terceras personas. Hasta hace poco, estos gastos -entradas a partidos de futbol, hoteles para clientes, invitaciones a comidas...- eran rechazados de manera casi automática en RENTA y Sociedades por ser considerados una "liberalidad". Sin embargo, en 2021, el Supremo sentó jurisprudencia al admitir que estos gastos fueran deducibles si sirven para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios. Todo dependerá de la justificación que aporte el autónomo como, por ejemplo, un proyecto con ese cliente que se pretendía cerrar tras haberle invitado a comer.
• Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que sean gasto deducible en el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) o en el impuesto sobre sociedades (IS). Por ejemplo, los gastos de dieta de los autónomos ( hasta 26,67 euros al día en España ) sí se pueden deducir. Sin embargo, no sería deducible esa misma comida, por ejemplo, en un día festivo en el que el negocio permanecía cerrado. Tampoco sería deducible un viaje o un desplazamiento si no se justifica debidamente que ha sido por motivos laborales, por ejemplo para ver a un cliente o asistir a una conferencia.

Lista de los gastos que sí se suelen admitir en RENTA, según la Agencia Tributaria

Aunque la deducción de un gasto de que se cumplan los requisitos de deducibilidad -conservación de facturas, anotación-, hay algunos gastos que por su naturaleza son más fáciles de deducir. La Agencia Tributaria tiene recogida en su web una lista donde detalla hasta 20 tipos que, en principio y siempre que se cumplan los criterios básicos de deducibilidad, se podrían incluir en la declaración de la RENTA. Éstos son.

• Compra de materias primas y existencias

Al igual que ocurre con las deducciones en IVA, en IRPF, una de las partidas de gastos más importantes para casi cualquier negocio suele ser la de la compra de materias primas. Según la Agencia Tributaria, en este apartado se incluye el aprovisionamiento de mercaderías y materias primas por su precio de adquisición

El precio de adquisición comprenderá el consignado en la factura más todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se hallen en almacén, tales como transportes, aduanas, seguros, etc.

En esta partida se incluyen también el consumo de otros aprovisionamientos distintos a los anteriores que se utilizan para prestar el servicio. Pueden ser por ejemplo, repuestos, envases, embalajes, material de oficina etc.

•  Cuota de autónomos

En la RENTA hay un apartado independiente al de las cotizaciones de los empleados para incluir la cuota al régimen especial de trabajadores autónomos (RETA) del titular de la actividad y, en su caso, las aportaciones a mutualidades de previsión social del empresario o profesional.

• Arrendamientos y cánones

También son deducibles todos los gastos originados por el alquiler de bienes muebles o inmuebles -principalmente el local, pero también maquinaria-, así como las cantidades satisfechas por el derecho de uso de patentes, marcas y demás manifestaciones de la propiedad industrial.

Suministros

En la RENTA, los autónomos pueden deducir al 100% todo el valor de sus consumos de electricidad, agua, gas, telefonía e internet y otros abastecimientos, siempre y cuando se hayan producido en el local comercial.

En caso de que se trabaje desde la vivienda habitual estos suministros serán deducibles en el porcentaje resultante de aplicar el 30% a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior.

Así, si el autónomo dedicara la mitad de su vivienda de 100 metros cuadrados a la actividad y quisiera deducirse 2.000 euros de luz del año 2022, tendría que aplicar un 30% a 1.000 euros -el 50% de 2.000-. Estos 333 euros de resultado serían el gasto que podría incluir el contribuyente en la RENTA.

• Servicios profesionales (abogado, gestor, asesor...)

Los autónomos también pueden deducir el importe que han pagado durante el año a los profesionales por los servicios prestados a la empresa. Aquí se incluyen los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, especialistas informáticos etc., así como las comisiones de agentes mediadores independientes.

• Primas de seguros

Los autónomos también pueden deducir las primas por contratos de seguros de bienes, derechos y productos que constituyan el patrimonio afecto a la actividad de la empresa. El caso más habitual sería el del seguro de responsabilidad civil.

• Trabajos realizados por otras empresas

También se consideran como deducibles los trabajos, que aún siendo parte del proceso de producción propia, se encarguen a otras empresas. Es lo que comúnmente se conoce como "subcontratación". Puede subcontratarse, por ejemplo, un servicio de Marketing o una parte del proceso de producción o de prestación de los servicios al cliente.

• Gastos financieros

Los trabajadores por cuenta propia también pueden incluir como deducibles todos los gastos derivados de financiación de las actividades de la empresa o de sus elementos de activo. Entre otros:

-Gastos de financiación de los créditos solicitados para la empresa

-Recargos por aplazamiento de pago de deudas correspondientes a la actividad.

-Intereses correspondientes a aplazamientos y fraccionamientos de deudas tributarias, siempre que estén directamente relacionados con la actividad y correspondan al ejercicio.

Eso sí, según la normativa, estos gastos se pueden deducir siempre y cuando no superen el límite del 30% del beneficio operativo del ejercicio. 

• Gastos de reparación y conservación 

Los gastos que los autónomos hayan tenido al reparar, por ejemplo, una maquina son deducibles. Según la Agencia Tributaria, se entiende por reparación el proceso por el que se vuelve a poner en condiciones de funcionamiento un elemento del inmovilizado. Por su parte, la conservación tiene por objeto mantener el activo en buenas condiciones de funcionamiento, manteniendo su capacidad productiva

• Gastos de manutención del autónomo

Desde hace años la ley considera como deducibles los gastos que realiza el autónomo a lo largo del año en su propia manutención. Para ello, se deben cumplir los límites que se establecen en la siguiente tabla de la agencia Tributaria:

Además, para que estos gastos sean deducibles habrá que cumplir algunas condiciones como: 

-Que sean gastos del propio contribuyente.

-Que se realicen en el desarrollo de la actividad económica. Es decir, que sean propios de la actividad.

-Que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería.

-Que se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago.

• ​Sueldos 

Otro de los apartados de gastos más importantes en la declaración de la RENTA de los autónomos si tienen empleados son las retribuciones de su plantilla, entendiendo como tal los sueldos, pagas extraordinarias, retribuciones en especie (incluido el ingreso a cuenta siempre que no se haya repercutido a los perceptores), etc.

• Seguridad Social de los empleados

Los autónomos pueden deducir las cantidades satisfechas durante 2022 a la Seguridad Social por cotizaciones sociales a cargo de la empresa sin incluir las cotizaciones correspondientes al titular de la explotación.

• Indemnizaciones

Los autónomos también pueden incluir como gasto en la RENTA el importe de las indemnizaciones pagadas al personal para resarcirle de un daño o perjuicio aunque resulten exentas para el perceptor. Se incluyen específicamente en este apartado las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.

• Dietas y asignaciones de viaje de los empleados

Los autónomos pueden incluir en su RENTA todas las cantidades que hayan pagado en su negocio para sufragar o compensar los gastos de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería así como los gastos de locomoción en que incurran sus trabajadores por desplazamientos a su lugar de trabajo habitual.

• Aportaciones a sistemas de previsión social de sus empleados

Una de las novedades que se incluyen de cara a esta renta es el aumento de gastos deducibles por las aportaciones a planes de previsión social. Son deducibles estas contribuciones efectuadas por el empresario como promotor de un Plan de Pensiones así como las realizadas a planes de previsión social empresarial del que resulten partícipes o asegurados sus empleados.

• Otros gastos del personal 

Los autónomos también pueden deducir en RENTA otros gastos por sus empleados como, por ejemplo:

-Gastos de formación del personal.

-Primas por contratos de seguros sobre la vida, accidentes, enfermedad etc.

-Los gastos que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa (obsequios, cestas de Navidad...) no se consideran como  liberalidades por lo que  también pueden constituir gastos deducibles 

• Algunos tributos fiscalmente deducibles

Aunque por lo general los tributos como el IVA no son deducibles -salvo en recargo de equivalencia-, hay algunos impuestos que sí lo son. Es el caso por ejemplo del IBI, el IAE y otras tasas  que no tengan carácter sancionador y correspondan al mismo ejercicio que los ingresos.

• Amortizaciones

Según la Agencia Tributaria, también son deducibles para los autónomos "las cantidades contabilizadas que, en concepto de amortización del inmovilizado material, intangible y de las inversiones inmobiliarias corresponda a la depreciación que sufran los distintos elementos por funcionamiento, uso, disfrute u obsolescencia". Es difícil determinar cuánto se puede incluir por norma en este concepto ya que la amortización a deducir cada año dependerá de la vida útil del objeto en cuestión y de otros factores.

• Otros gastos deducibles

Aparte de los principales gastos, existen otros que también pueden suponer un ahorro en el resultado para el autónomo. Algunos de ellos son:

-Adquisición de libros, suscripción de revistas profesionales y adquisición de instrumentos no amortizables.

-Gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc.

-Cuotas satisfechas por el empresario o profesional a corporaciones, cámaras y