Cinco estrategias para agilizar el cobro de las deudas con clientes

El año pasado las deudas contraídas con autónomos y pequeños negocios españoles suponían la friolera de 4.000 millones de euros, según un informe de la Comisión Europea. Con razón, la morosidad está entre las grandes preocupaciones del trabajador por cuenta propia. Más aún cuando la mayoría de autónomos no tienen medios para reclamar el impago de un cliente. ¿Cómo actuar en estas circunstancias? ¿Qué debería hacer un pequeño negocio para cobrar lo que le deben?  

Todos los expertos coinciden en algo: Lo ideal es evitar el proceso legal. Las soluciones previas son las más efectivas y las menos costosas para el trabajador por cuenta propia más aún cuando, en multitud de ocasiones, el precio de acudir a la justicia puede superar con creces el de la propia deuda. ¿La solución? Agilizar y garantizar el cobro de las deudas. La empresa de soluciones tecnológicas Prodware ha elaborado una lista con cinco estrategias que pueden ayudar a cualquier autónomo a evitarse el embrollo de litigarse con administración, grandes corporaciones o cualquier otro cliente moroso.  

La gestión de cobros es un arte en sí mismo, algo que se aprende tras mucho tiempo lidiando con todo tipo de clientes. Para reducir los riesgos y optimizar los procesos de cobro es preciso, antes de nada, llevar a cabo un seguimiento eficaz de todas las facturas, de su fecha de vencimiento y de su posterior reclamación. Y es que el tiempo, en este caso, corre en contra del autónomo. Para combatirlo, el trabajador por cuenta propia debe armarse de paciencia y buena organización. Cada cliente es un caso y cada impago una batalla independiente que se debe librar con todos los recursos disponibles .  

Cinco estrategias para agilizar el cobro de deudas

• Tratamiento individualizado para cada cliente 

Cada deuda es un mundo aparte. Muchas empresas cometen el error de llevar a cabo un tratamiento uniforme con sus clientes deudores sin tener en cuenta la relación que les une a cada uno de ellos o el tamaño del negocio. Por descontado que, la reclamación de la deuda no puede ser igual para una administración, una gran corporación o un pequeño negocio con el que se ha tenido relaciones comerciales sin incidentes.

Ofrecer una respuesta personalizada que se adapte a sus circunstancias siempre será más efectivo y , agilizará el cobro de la deuda en cuestión. Para esto, el autónomo debe establecer una serie de pautas y protocolos que se apliquen en función del perfil de cada cliente. 

• Visión 360° del histórico de deuda 

Cada deuda merece un tratamiento particular, individualizado pero teniendo en cuenta el transcurso de la deuda. Cuanta más información posea el autónomo (sobre el negocio, los contactos, sus actividades, etc.), más herramientas tendrá para llevar a cabo unas negociaciones fructíferas. En este sentido, es esencial unificar toda la información disponible en un único entorno, -aunque proceda de fuentes dispersas-. 

Así, el cobro de la deuda será un proceso unificado, en el que todos los miembros del equipo podrán acceder al conjunto de la información y mejorar la probabilidad de éxito en el cobro. 

• Seguimiento continuo del estado de la deuda 

Este es un proceso clave que, sin el punto anterior, sería completamente inviable. Tras tener en mano el histórico de la deuda, su transcurso desde el inicio hasta la actualidad, el autónomo puede tomar conciencia del punto en el que se encuentra para tomar las decisiones acertadas.

Se trata, al fin y al cabo, de hacer un seguimiento proactivo del expediente de impago que incluya la máxima información posible en relación al historial de negociaciones, la actitud del cliente moroso, si ha sido posible entablar negociación con él y su reacción frente al reclamo de la deuda.  Este punto es clave a la hora de tomar decisiones sobre qué hacer en el futuro con la deuda contraída. ¿Merece la pena continuar con las negociaciones? ¿Es un momento adecuado para acudir a la justicia? 

• Coordinación total del equipo 

Aunque lo habitual en los pequeños negocios es que no exista un equipo centrado sola y exclusivamente en el cobro de deudas, este punto es perfectamente extrapolable a cualquier autónomo. Debe existir una completa coordinación entre todos los miembros del negocio que se hayan encargado de reclamar el impago.

Esto permitirá al autónomo o dueño de la pyme tomar las decisiones acertadas en cuanto al seguimiento de la deuda. En este caso, la colaboración de todos los agentes implicados es primordial para el éxito en las negociaciones. 

• Automatizar los procesos de cobro 

"Diseñar unas reglas y configurar alertas que salten de forma automática ante determinadas situaciones (por ejemplo, cuando se ha cumplido el plazo de un pago o cuando hay que iniciar el siguiente procedimiento) " es clave, según la empresa Prodware, para facilitar la gestión de cobro de deuda. Esto permite optimizar los procesos y agilizar la toma de decisiones.