Estrategias para intentar que no se retrase el cobro de las facturas

El año pasado, las deudas contraídas con autónomos y pequeños negocios españoles supusieron la friolera de 4.000 millones de euros, según un informe de la Comisión Europea. Con razón, la morosidad está entre las grandes preocupaciones del trabajador por cuenta propia. Más aún cuando la mayoría de autónomos no tienen medios para reclamar el impago de un cliente. Pero

No todo está en tus manos. Lo primero que debe saber el autónomo es que no hay forma de garantizar por completo el cobro de una factura. Aunque la ley de Morosidad está de parte del trabajador por cuenta propia aún muchas administraciones y grandes empresas siguen sin cumplirla. Toparse con un cliente moroso es uno de esos riesgos a los que se enfrenta el autónomo desde el mismo momento en el que acepta un trabajo. 

La buena noticia es que sí hay cosas que puede hacer el autónomo para evitar que el cobro se retrase aún más. Muchas veces un pago no se realiza por culpa del propio responsable del negocio La Confederación Española de la Pequeña y mediana Empresa (CEPYME) elaboró una guía que puede ser útil para que, si no se cobra, al menos no sea porque no se han hecho bien las cosas.

Siete consejos para agilizar el cobro de tu trabajo

-Comunica tus tarifas al cliente

Si eres autónomo deberías tener tarifas. Tu tiempo vale dinero, tu trabajo vale dinero y tus recursos, por supuesto, valen dinero. Antes de cerrar un proyecto es muy recomendable revisar los precios, calcular cuanto tiempo y recursos se invertirán en ese trabajo. Cuando esté listo el presupuesto, es recomendable hacérselo saber cuanto antes al cliente. De esta forma, el autónomo evitará cerrar proyectos que el comprador, más adelante, pueda considerar caros o verse incapaz de asumir.

-Las condiciones del proyecto, siempre por escrito

Antes de lanzarse a cualquier proyecto, el autónomo debería dejar por escrito -y con todo lujo de detalles- cuales son sus condiciones. Cómo se realizará el trabajo; presupuesto; métodos y fechas de pago; qué trabajos incluye el proyecto -y cuales no-; en cuanto tiempo se realizará la labor o qué cambios se pueden solicitar a lo largo del trabajo. Cualquier detalle es importante para evitar malos entendidos. 

Y por supuesto, tras haber redactado estas condiciones, antes de ponerte manos a la obra, "asegúrate de que tanto tú como tu cliente tenéis claras las condiciones del servicio. Evita comenzar a trabajar sólo con una aprobación verbal de la oferta presentada. Tu cliente debe dar por aprobada tu contratación por escrito, ya sea mediante una orden de compra, una oferta firmada o, en última instancia, un correo electrónico donde acepta el detalle de lo que propones." explicaron desde CEPYME. 

-No comiences tu trabajo sin acordar plazos de pago y anticipos

Al igual que las condiciones detallan el modo de proceder en el proyecto y las posibilidades de añadir o reducir labores, los métodos y plazos de pago minimizan los contratiempos a la hora de cobrar por el proyecto. Lo habitual, es recibir un anticipo antes de empezar con el trabajo. "Cuando el cliente es una empresa, suele haber un contrato de por medio donde se establece el plazo determinado de pago. Pero, en el caso de las personas físicas, contar con un contrato es más difícil y es preferible no aceptar comenzar el trabajo sin un anticipo." recomendaron desde CEPYME.

El anticipo no sólo permite al autónomo asegurarse, al menos, una parte de su pago sino que, además, evitará que se dejen algunos proyectos a medias porque el cliente decida abandonar antes de tiempo. Tanto los anticipos como los acuerdos en los pagos son compromisos que contrae el cliente con el autónomo, y que aseguran al trabajador por cuenta propia que va a cobrar por su trabajo y que, además, lo va a hacer en el tiempo acordado. 

-Cuidado con los errores en las facturas, las cobrarás más tarde

Un error en una factura se soluciona fácil. Con una rectificativa el autónomo puede solventar el problema de forma sencilla. Sin embargo, los errores alargan los plazos de pago. El cliente no hará la transferencia hasta que no reciba una factura válida. ¿El resultado? Por un error evitable y del que además es responsable el propio autónomo, este terminará cobrando más tarde por su trabajo . 

-Facilita la comunicación con el cliente y guarda todas las conversaciones

Haber emitido ya la factura no significa que el autónomo pueda desentenderse del asunto. Cualquier duda del cliente debe ser resuelta con la máxima celeridad pues eso afectará directamente en cobrar antes o después por el trabajo realizado. Además, por posibles imprevistos o malos entendidos es más que recomendable guardar todas las conversaciones con el cliente. Estas pueden ser de gran utilidad en posibles futuros impagos. 

-Seguimiento exhaustivo de cada factura

Acelerar los periodos de pago no depende sólo de las labores previas a la factura. Tras haberla emitido, el autónomo no debería olvidarse de ella, lo que está en juego cobrar su trabajo cuanto antes. Retrasos  y más de un recordatorio. El seguimiento de las facturas a veces es casi más tedioso que la propia factura. Sin embargo es esencial tenerlas todas bien vigiladas. Cuanto más encima del cliente esté el autónomo, más probable será que este se dé más prisa en pagar. 

-Automatiza las facturas periódicas

No en todos los proyectos se pueden automatizar las facturas. Pero, si un cliente demanda el mismo proyecto de forma periódica (cada dos semanas, cada mes...) y con el mismo importe ¿Por qué no aprovecharse de ello?  Automatizar todas aquellas facturas que se repiten una y otra vez cada cierto tiempo permitirá al autónomo enviarlas nada más acabar el trabajo y, esto, reducirá mucho los tiempos de cobro.