¿Existe alguna relación entre la factura electrónica y los software de facturación prohibidos por Hacienda?

El pasado 30 de junio el Congreso de los Diputados aprobó la Ley Crea y Crece, una normativa que entrará en vigor en 2023 y que traerá consigo importantes medidas para los autónomos, empresas y negocios españoles. Una de las novedades que se incluyen en esta ley es la factura electrónica, a la que deberán hacer frente todas las personas físicas y jurídicas que desarrollan una actividad por cuenta propia en España, es decir, todos los negocios del país.  

Esta ley recoge la obligatoriedad de que todos los autónomos y empresas expidan y remitan facturas utilizando únicamente herramientas digitales. El objetivo principal de esta normativa es garantizar una mayor trazabilidad y un control de los pagos. Se trata de una medida que preocupa a gran parte de los autónomos, ya que, si no desarrollan este tipo de facturación y adaptan sus negocios dentro del plazo establecido, podrían enfrentarse a sanciones de hasta 10.000 euros. 

En un momento marcado por la digitalización en el que los autónomos cada vez gestionan más sus cuentas, facturas y trámites de forma telemática, es importante no confundir la factura electrónica con los denominados “software de doble uso”, ya que, si bien podría existir una relación nominal entre ambos, no son exactamente lo mismo. Es cierto que la implementación de la factura electrónica pretende que Hacienda conozca al segundo lo que se factura en España y por tanto evitar que los negocios oculten ingresos. Pero los software de doble uso es directamente un fraude al fisco porque sólo contabilizan una parte de los ingresos al tiempo que otra parte quedan opacos para Hacienda. Desde octubre de 2021, los autónomos que utilicen o simplemente posean -como si de una sustancia estupefaciente se tratara- un programa de doble facturación podrán ser sancionados con hasta 50.000 euros de multa. 

Qué son los software de doble facturación y qué pueden suponer para los autónomos 

La digitalización lleva tiempo demostrando que puede llegar a ser muy positiva para la puesta en marcha y posterior consolidación de los negocios. También para aquellos que llevan años en funcionamiento y que necesitan alcanzar objetivos adaptados a los nuevos tiempos. Cada vez existen más herramientas que permiten a los autónomos y emprendedores gestionar de forma rápida y sencilla sus actividades, pero también existen herramientas cuyo fin es defraudar al Fisco. Es el caso de los software de doble uso, unas herramientas digitales que permiten a los negocios llevar una contabilidad paralela. Es decir, permite discriminar los ingresos que van a declararse de otros que previamente se ha decidido ocultar. 

Desde hace varios años, la Administración tributaria persigue el uso de los programas digitales que permiten a los negocios llevar a cabo una contabilidad B y que, por tanto, ayudan a que se produzca una menor declaración. Estos son los que se conocen como software de doble uso o de doble facturación. Por este motivo, desde octubre de 2021, los autónomos o negocios que utilicen o que tengan en posesión algún tipo de programa fraudulento pueden enfrentarse a sanciones de hasta 50.000 euros. Una cantidad tan considerable que podría suponer el cierre del negocio en cuestión. 

Dicha sanción está contemplada en el Real Decreto Ley 11/2021, Ley de Medidas de Prevención y lucha contra el Fraude Fiscal, que fue aprobado en julio de 2021 pero que tuvo un desarrollo normativo posterior.

Hay autónomos que han relacionado la prohibición del uso o tenencia de estos software ilegales con los programas que deberán adquirir para poder emitir facturas electrónicas en el futuro. Nada tienen que ver. Los segundos son herramientas digitales que permitirán emitir facturas entre empresas y con la Administración de forma instantánea. Tal y como explicó el presidente del sindicato de técnicos de Hacienda (Gestha), Carlos Cruzado, “todavía faltaría un desarrollo normativo en cuanto a la fabricación, comercialización y distribución” de este tipo de programas de facturación electrónica aunque ya hay empresas que venden software para aquellos autónomos que ya quieren empezar a utilizarlos. Hay quiénes se preguntan si no sería necesario tener un programa único y homologado por Hacienda para emitir este tipo de facturas.

Por tanto, no existe relación alguna entre la factura electrónica y los software de doble. El error de algunos autónomos es que ambas medidas pueden confundirse. La Ley Crea y Crece, con la implementación de la factura electrónica, tiene como objetivo una mayor trazabilidad de las transacciones comerciales, una inmediatez de las mismas y facilitar el control por parte de Hacienda, además de menores gestiones por parte de las partes implicadas. Mientras que los software de doble facturación son herramientas fraudulentas que permiten a algunos autónomos y negocios llevar una contabilidad paralela y, por tanto, tributar por una cantidad menor a la que les correspondería).

Para entender qué es un software de doble uso los expertos consultados por este diario propusieron un ejemplo sencillo para entender el fraude que se hace con estos programas: un trabajador por cuenta propia que está al frente de un bar quiere pagar menos IVA en su declaración trimestral, por lo que toma la mala decisión de dejar de registrar algunas de las consumiciones de sus clientes. Como la mayoría de ellos piden tique o pagan con tarjeta de crédito, el trabajador por cuenta propia se ve obligado a introducir en la caja 'demasiados' importes, por lo que toma la segunda mala decisión: comprar un software de doble uso. Con este programa puede desviar a una bolsa opaca tantas entradas de dinero como quiera para que, si hubiera una inspección de Hacienda, no queden reflejadas y los técnicos no puedan detectar el dinero que ha ingresado realmente. 

Sin embargo, ya no es necesario que la inspección detecte la posible contabilidad oculta de un autónomo. Esto significa que ya no es necesario encontrar las cuentas ocultas y no declaradas. La nueva ley antifraude recoge los motivos por los que un programa puede ser considerado de doble uso y la inspección podría imponer una sanción al autónomo por tenerlo en su negocio: 

• Que permitan llevar contabilidades distintas 

• Que permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas 

• Que permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas 

• Que permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable 

• Que no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria Para lo que falta, como se comenta anteriormente, un desarrollo reglamentario 

• Que no se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados 

La factura electrónica se implantará en dos fases dependiendo de la facturación del autónomo 

La Ley Crea y Crece impondrá el uso de la factura electrónica, sin embargo, tal y como advirtieron desde la compañía especializada en la emisión de este tipo de documentos, Generix Group, se establecerán dos plazos para la entrada en vigor de esta obligación. 

• El primero será para todas las empresas y autónomos que tengan una facturación anual superior a ocho millones de euros. Todos ellos estarán obligados a emitir facturas electrónicas en el plazo de un año desde la publicación de la norma en el BOE. Esto quiere decir, como informó la compañía, que, si la Ley se publicó en el Boletín en septiembre, en ese mismo mes de 2023 todos los actores empresariales que facturen más de ocho millones de euros al año deberán de haber adoptado ya esta solución. 

• El segundo será para todas las empresas y autónomos que tengan una facturación anual inferior a ocho millones de euros. Todos ellos tendrán que aplicar esta medida en un plazo de tres años desde la entrada en vigor de la medida. Es decir, será en 2025 cuando la factura electrónica sea obligatoria para estos. 

La imposición de dos plazos se debe, como recoge el proyecto de Ley Crea y Crece, a que “resulta lógico que las empresas de menor tamaño cuenten con un periodo transitorio de dos años desde la aprobación de su desarrollo reglamentario para la implementación de la factura electrónica obligatoria, mientras que las grandes empresas, con mayor músculo financiero, encaren la transición en una primera etapa conforme a lo indicado en la disposición final octava”. 

Hacienda aconseja a los autónomos usar el Kit Digital para adquirir el software de facturación electrónica

Con la implementación de la factura electrónica, y tal y como explicaron desde Hacienda, la Administración llevará la cuenta automática de las facturas emitidas por los pequeños negocios. Incluso, de cara a un futuro, se está pensando en implementar un nuevo borrador ampliado del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), que serviría “para simplificar muchas de las obligaciones informativas que tienen los autónomos”. En palabras del Fisco, “se tratará de un sistema de facturación segura que automatizará la conservación, estructuración y remisión de la información”.

Por este motivo, y teniendo en cuenta las ayudas que ofrece el programa Kit Digital, desde Hacienda aconsejan que los autónomos adquieran el software de facturación legal con la subvención de la Unión Europea. “Los autónomos tienen la posibilidad de acceder a subvenciones para hacerse con un producto informativo que permita, no solo dar cumplimiento a lo que luego será el desarrollo reglamentario de la prohibición, sino contar con unas utilidades adicionales para la propia gestión del negocio”.