Italia es pionera en la implantación de la factura digital en los negocios

La factura electrónica se extiende en Europa: el 85% de los autónomos de la UE ya están obligados a utilizarla

Algunos países europeos como Italia llevan tiempo utilizando la factura electrónica y otros, como Francia, cuentan ya con un proyecto bastante avanzado. De hecho, en el 85% de los países de la UE la factura digital ya es obligatoria.
La factura electrónica en Europa_ el 85% de los autónomos ya están obligados a utilizarla
La factura electrónica en Europa: el 85% de los autónomos ya están obligados a utilizarla
La factura electrónica se extiende en Europa: el 85% de los autónomos de la UE ya están obligados a utilizarla

Dentro de unos meses, las personas que desarrollan una actividad por cuenta propia en España y la totalidad de los negocios tendrán que hacer frente a una gran revolución: la factura electrónica. Se trata de una de las novedades incluidas dentro de la Ley Crea y Crece, que fue aprobada por el Congreso de los Diputados el pasado 30 de junio y que se espera que entre en vigor en 2023.

Dicha normativa trae consigo la obligatoriedad de que todos los autónomos y empresas expidan y remitan facturas utilizando únicamente herramientas digitales, con el objetivo de garantizar una mayor trazabilidad y un control de los pagos. En los últimos meses, la factura electrónica ha estado en boca de todos, sobre todo porque se trata de una medida que preocupa a una gran parte de los autónomos ya que, si no desarrollan este tipo de facturación en el plazo establecido, podrían tener que enfrentarse a sanciones de hasta 10.000 euros

No obstante, y aunque puede parecer algo nuevo sin precedentes, los autónomos españoles pueden tomar como referencia el resto de países europeos. Y es que, según el “Estudio de Factura Electrónica en Europa” elaborado y publicado por SERES, compañía especialista en intercambios electrónicos, el 85% de los negocios en la Unión Europea ya están obligados a usar la factura electrónica. El buen funcionamiento que está teniendo el uso de esta herramienta digital en los países vecinos, como podría ser Italia, podría servir de precedente y de guía para que los autónomos españoles entiendan qué puede significar y qué ventajas puede llegar a tener. 

El 100% de los países europeos hacen uso de la factura electrónica

Tal y como explicaron desde SERES, en la actualidad, el 100% de los países europeos utilizan la factura electrónica en sus transacciones comerciales. Un 85% lo hace de forma obligatoria y el 15% restante lo hace de manera voluntaria. Esto significa que todos los países de Europa están apostando por la factura electrónica en el ámbito empresarial. “De estos datos se deriva la previsión de que cada vez más empresas de distintos países harán uso de la factura electrónica para dotar a sus procesos comerciales de robustez y trazabilidad”, señalaron desde SERES.

El hecho de que se esté haciendo uso de la factura digital en todos los países europeos es sinónimo de la necesidad que tienen y tendrán los autónomos españoles en lo que respecta a la misma, ya que esta forma de elaborar las facturas “tiene un papel imprescindible” en las transacciones comerciales en Europa, ya que, según SERES, “responde al foco prioritario puesto de forma generalizada sobre los beneficios de este documento digital”. 

Además del Gobierno de España, otros países están ultimando su uso y su obligatoriedad. Es el caso de Portugal, Noruega, Chipre, Bélgica y Rumanía, entre otros que se sumarán a las naciones que ya la utilizan masivamente.

  • Portugal: desde enero de 2022 es obligatorio añadir en todas las facturas un código QR que incluya toda la información del negocio o empresa. Además, desde julio, las facturas tienen que ir acompañadas de una firma digital que tenga validez.
  • Noruega: desde principios de año, los autónomos del país han tenido que adaptarse a las novedades relativas a la facturación del IVA. A partir de esa fecha, todas las empresas tienen que hacer la declaración fiscal basándose en el nuevo sistema.
  • Bélgica: si bien la factura electrónica es obligatoria desde 2013 para las empresas que tienen relaciones comerciales con la Administración, este año el país ha anunciado su intención de hacer obligatoria la factura digital para todas las relaciones comerciales entre empresas, algo que sucedería antes de que termine 2022.
  • Rumanía: desde 2021 se utiliza la factura electrónica para el ámbito de la administración pública y las empresas rumanas. A partir de este año, se obligará a que las empresas emitan entre ellas la factura digital.

¿Qué ventajas está teniendo el uso de la factura electrónica en los países europeos?

A la hora de mantener relaciones tanto con la Administración como con otros negocios o empresas, la seguridad resulta un factor fundamental. Tal y como explicaron desde SERES, una de las principales ventajas de la factura electrónica es que aporta seguridad. Algo que ha podido comprobarse tras analizar el funcionamiento de la “e-factura” en el resto de países, ya no solo de Europa, sino del resto del mundo. “Sus importantes ventajas en un contexto de digitalización de las relaciones comerciales, impulsado a su vez por el estallido de la pandemia, han reforzado su masificación a nivel internacional”, explicaron desde SERES.

Tanto la Unión Europea, como las instituciones de cada país del continente -como es el caso del Gobierno de España-, “han identificado el potencial de la factura electrónica a nivel seguridad y ahorro medioambiental, de gestión y tiempo”, añadieron. Motivos principales por los que los gobiernos “han apostado por ella”. De hecho, en el marco de la Agenda Digital Europea, la factura electrónica “se ha posicionado como un elemento tractor y facilitador de las relaciones internas en el mercado común y de la competitividad de las empresas de la zona”. 

Por este motivo, la factura electrónica se hizo obligatoria a través de la directiva 2014/55/UE para las relaciones entre las empresas, pymes y negocios y los distintos gobiernos de los Estados miembros. Ahora, muchos de estos Estados están estudiando la posibilidad de introducirla de manera obligatoria en el ámbito de la empresa privada. “Tras la adopción de la factura electrónica en las transacciones entre los gobiernos y las empresas en casi toda Europa, son cada vez más los países que se preocupan por perfeccionar el uso de la misma. Ahora, la mayoría están trabajando para implementar el uso de la factura electrónica en las transacciones entre empresas y negocios”, explicaron desde SERES.

"Italia es pionera en la implantación de la factura electrónica en la empresa privada"

Tras haber analizado el uso de la factura electrónica en el resto de países europeos, desde SERES señalaron que Italia “es pionera en la implantación de la factura electrónica en la empresa privada”. Un país que podría servir como referencia a la hora de implementar la e-factura para todos los autónomos y negocios españoles, ya que llevan años utilizando este método de facturación. 

En el caso de Francia, por ejemplo, “se cuenta con un proyecto bastante avanzado” hacia la masificación del uso de la factura electrónica. Por el contrario, en países como Alemania y Bélgica “todavía están dando los primeros pasos para lograr implementarla”. “La digitalización de procesos no debe ser el fin, sino el medio para que las compañías ganen competitividad y eficiencia. Sin lugar a dudas, la factura electrónica representa el primer paso perfecto para comenzar un proyecto de transformación digital”, explicó el director general de SERES, Javier López. 

El uso de la factura electrónica en el resto de países de Europa, según explicaron desde SERES, demuestra que la masificación de este método de facturación “es una tendencia internacional actualmente favorecida” por los diferentes organismos, que dota a los procesos de una seguridad, trazabilidad y rapidez, algo que “la convierten en una herramienta imprescindible en el camino hacia la transformación digital que el mundo y su economía está experimentando”. Además, y teniendo como referencia el éxito que la factura electrónica está teniendo en el resto de países, la factura electrónica puede simplificar la declaración trimestral del IVA de los pequeños negocios.

¿Para qué está usando la factura electrónica en otros países?

La factura electrónica no solo está dando que hablar en el resto de países de Europa, también lo está haciendo al otro lado del océano Atlántico. Desde SERES afirmaron que este modelo fiscal, que busca controlar los pagos entre profesionales, empresas y Hacienda, ya ha incrementado un 160% la recaudación fiscal en países como Argentina o México. El motivo principal es que este sistema de facturación comunica al Fisco en tiempo real la venta de un producto o servicio, de manera que las operaciones quedan totalmente transparentes para la Administración. 

“Desde hace varios años, ya se usa la factura electrónica en México. Ya no existe el papel y todo se configuró de tal forma que aumentó el control fiscal”, explicó director general de SERES, Javier López. En este país de Centroamérica, tanto el emisor como el receptor de las facturas “están controlados uno por uno”, de manera que solamente los que están al corriente de sus obligaciones fiscales puede utilizar este sistema. Es decir, solo ellos pueden enviar facturas.

Antes de generar una factura, los autónomos y empresas de México deben incluirse en una lista de códigos fiscales. Si alguno de los dos, emisor o receptor, no se encuentra en el registro, no se podrá emitir o percibir dicha factura. En países como México o Argentina, concretamente, con la implementación de la factura electrónica “se buscó ingresar más y obtener una recaudación justa, en especial para luchar contra problemas como el contrabando”, explicó López. 

“Estas experiencias en otros países nos enseñaron que la factura electrónica se debe moldear bien para optimizar procesos. Puede servir como justificante, compromiso de pago, contrato y muchas funciones más. Es un diamante en bruto que de ser mal diseñado puede ser una carga. No es un fin, es un medio”, añadió el experto. 

Algunos autónomos ya tienen la obligación de utilizar la factura electrónica en España

El pasado mes de septiembre, el Gobierno aprobó la Ley Crea y Crece, con la que se obligará a autónomos y empresas a utilizar la factura electrónica en sus relaciones comerciales. Una vez entre en vigor dicha Ley, de forma progresiva y durante los siguientes tres años, “se espera una masificación de la factura electrónica”, tal y como explicaron desde SERES. Concretamente, las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año tendrán un plazo de un año para implementar la factura electrónica. El resto de las empresas y negocios contarán con dos años más.

No obstante, actualmente, muchos trabajadores por cuenta propia ya utilizan de forma diaria la factura electrónica, especialmente aquellos que trabajan para el sector público. Desde enero de 2015, los autónomos y pequeños negocios que presten servicios a las administraciones públicas están obligados a emitir facturas electrónicas

Sin embargo, hasta que no se haga efectiva la nueva Ley Crea y Crece, no será necesario que los trabajadores por cuenta propia formalicen sus recibos de manera digital si van a realizar actividades con otros autónomos o empresas. Aun así, es recomendable que los autónomos vayan formándose de cara al futuro para saber cómo debe configurarse una factura electrónica.