Algunos de los errores más comunes de los autónomos en las deducciones del IVA

Llega la recta final del año y algunos autónomos ya empiezan a reunir facturas con la vista puesta en la próxima declaración trimestral del IVA, que se ha de presentar antes del 20 de enero. En plena pandemia y con caídas medias de ingresos todavía superiores al 60%, muchos trabajadores por cuenta propia confían en poder deducir todos los gastos generados en el último trimestre para reducir la factura fiscal.

Pero lo cierto es que los autónomos pueden deducirse muy pocos gastos sin riesgo a que Hacienda se los eche para atrás. Según la propia Ley de IVA, sólo es deducible aquello que está directa y exclusivamente relacionado con la actividad del autónomo y lo que se puede justificar como tal. Y es aquí donde muchos se equivocan: "no existen los mismos gastos deducibles en todos los negocios. Un sofá puede ser deducible para una oficina y no serlo para un comercio. Con los autónomos, la mayoría de errores vienen casi siempre de intentar desgravar compras personales como si fueran de la empresa", explicó José María Mollinedo, secretario general del sindicato de técnicos de Hacienda, Gestha.

Además, según apuntó Mollinedo, "en la próxima declaración de IVA es posible que algunos se dejen llevar por la tentación de introducir más gastos de los debidos para pagar menos. De por si, en los cierres de año se suelen buscar todas las facturas posibles para reducir el importe de la declaración en la temida cuesta de enero. A esto, se junta que muchos autónomos llevan arrastrando desde hace meses una situación económica muy complicada que puede empujarles a incluir gastos cuya factura pertenece a otros trimestres fiscales, a dar por deducibles algunas compras que no lo son e incluso a declarar gastos que ni si quiera tienen factura".

Errores a evitar en la próxima declaración de IVA

El artículo 95 de la Ley del IVA en su punto uno aclara que “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”. El problema viene a la hora de discernir lo que de verdad está directa y exclusivamente relacionado con la actividad del autónomo y lo que se puede justificar como tal.

En todo caso, según los inspectores y expertos consultados, en la próxima declaración, todo gasto que no pueda justificarse al 100% que se haya hecho en relación a la actividad del autónomo más vale no presentarlo a Hacienda.

Y aquí no sólo entra la propia naturaleza del gasto, es decir, si está vinculado o no con la actividad, sino también la presentación de la factura, "que normalmente es donde más suelen fallar los autónomos. De hecho, los errores formales son los más frecuentes en el colectivo y hay que recordar que en muchos casos también acarrean sanción", explicó el secretario general del sindicato de técnicos de Hacienda.

Los defectos formales en una factura suelen traer problemas a los autónomos Que no aparezca el tipo impositivo en la factura o que esté mal calculado; que no aparezcan todos los datos del destinatario o que no se incluya el número de factura, son tan sólo algunos de los defectos formales más habituales, que complicarán la deducción de un gasto.

Incluir gastos que quedan fuera del trimestre fiscal 

Además, según el secretario general de Gestha, es muy frecuente que a final de año, muchos autónomos incluyan en la declaración de enero facturas cuya fecha ya no pertenecería, en este caso, al 2020, sino al 2021. "Un error muy común es introducir compras que se han hecho a final de año en la declaración de enero siendo que, en algunos casos, la fecha de la  factura de esos gastos ya no es diciembre sino enero y, por tanto, ya no forma parte del cuarto trimestre".

Cabe recordar que en la primera declaración del año, lo que se declara son los impuestos del cuarto trimestre del ejercicio anterior. Y, "aunque algunas compras se hayan hecho en ese trimestre, lo que importa es la fecha de la factura. Si la factura tiene fecha de enero, aunque la compra se hiciera en diciembre, no puede declararse como si fuera del cuarto trimestre, sino que debería deducirse ya en la siguiente declaración de IVA, que se presenta en el mes de abril".

Normalmente, añadió Mollinedo, "si no existe voluntad de ocultación, la Agencia Tributaria suele pasar por alto este tipo de errores y lo único que exige es su rectificación. Sin embargo, si se comprueba que la factura ha sido manipulada, es decir, que se ha cambiado la fecha para incluirla en esta próxima declaración, ahí sí que se impondrían multas bastante altas y de forma automática".

Deducir gastos sin factura

Según aseguraron diferente asesorías consultadas, los tickets de cualquier servicio como el transporte público, son rechazados por Hacienda en casi todos los casos. Al no aparecer la identidad del destinatario de los servicios u otros requisitos de facturación, no se contempla como gasto deducible para el autónomo, sea cual sea el servicio o bien que haya consumido.

Es un error frecuente por parte de los autónomos que se intenten desgravar gastos, "como material en una papelería o productos de limpieza en una droguería, cuya única justificación sea el ticket emitido por este negocio. Esto no se admite en ningún caso porque no contienen los datos de la empresa que vende ni los del autónomo que compra", señaló el secretario general de Gestha.

Además, añadió José María Mollinedo, es muy común que los autónomos deduzcan gastos "teniendo sólo un albarán, por ejemplo, para justificar la compra. Esto no es válido a ojos de Hacienda, ni tampoco lo es un recibí". 

Intentar deducir gastos personales como si fueran del negocio

Por otro lado, en estas fechas, el autónomo puede tener la tentación de incluir facturas de gastos personales, "como por ejemplo la adquisición de un sofá, y que se haga pasar ese mobiliario como mobiliario deducible. En ocasiones, la propia descripción de la factura da entender que eso no es de la actividad y puede llevar a verificar en una visita al autónomo si ese sofá realmente está en el negocio. Si no lo está, se entiende que no es deducible", comentó José María Mollinedo.. 

Por supuesto, "hay algunos gastos, y especialmente en esta época, como son los boletos de lotería de Navidad y demás apuestas, que no pueden incluirse en ningún caso", explicó el secretario general de Gestha. De hecho, las ocurrencias de algunos autónomos han llevado a muchos asesores a verse en la tesitura de intentar justificar gastos que no son deducibles en ninguna circunstancia. Es el caso de las joyas, tabaco, donativos o recibos de bares -que nada tienen que ver con los gastos deducibles por manutención- 

Si la Administración verifica que estos gastos no forman parte de la actividad del autónomo, éste se podría enfrentar a sanciones de hasta el 20%, el 30% o incluso el 50% sobre el importe de la deducción, además, de la devolución de lo deducido.

Gastos difícilmente deducibles  

• Gastos de restauración:

Según apuntan desde Gestha, la deducción de gastos de representación es, en casi todos los casos, una batalla perdida para el autónomo. Para justificar los gastos de una comida en la que el autónomo invita a sus clientes habría que demostrar que este gasto en el restaurante tiene una finalidad única y exclusivamente comercial. ¿Cómo aportar pruebas que justifiquen tales circunstancias?

Según los expertos, Hacienda no contempla la factura que emite el restaurante como prueba suficiente. Demostrar con pruebas sólidas la finalidad de una comida resulta tan complicado que podría considerarse un gasto casi imposible de deducir sin riesgo de sanción. 

• Ropa de trabajo

Además según, Domingo Gallego, asesor jurídico de ATA, hay también otros gastos de difícil justificación como es el caso de la ropa de trabajo. Según el asesor, se considera de uso particular a pesar de que el autónomo pueda necesitar un traje o cualquier otra prenda para desarrollar su actividad. “A no ser que la compra se realice en una tienda especializada en ropa de trabajo, se trataría de un gasto de muy difícil justificación".

• El teléfono móvil

Lo mismo sucede con el teléfono móvil. Un autónomo tiene bastante difícil justificar que utiliza el teléfono móvil tan sólo para su actividad. En muchos casos, para justificar la deducción de este gasto, Hacienda pedía que se probase que las llamadas fueran derivadas de la actividad, es decir, que se producían con clientes, o que se hubieran hecho tan sólo en días hábiles. Se trata de una prueba inviable. ¿Cómo justificar  que todas las llamadas han sido a clientes? ¿Qué hay de las llamadas que se producen por cualquier circunstancia fuera de días laborables?” apuntó la abogada.  

• Gastos relacionados con el vehículo

Los gastos derivados del vehículo también suelen ser de muy difícil justificación. Normalmente, la propia naturaleza del gasto impide la prueba. Es el caso del combustible, las reparaciones del vehículo, los peajes o los parkings. “Hacienda suele cuestionar este tipo de compras, es casi imposible probar que el combustible del vehículo se ha utilizado única y exclusivamente para el desarrollo de la actividad. Lo mismo sucede con las reparaciones, no existen pruebas irrefutables de que estos gastos hayan sido imprescindibles para el desarrollo de la actividad” explicaron desde del despacho de abogados Ático Jurídico.

Para deducir el 100% del IVA de la compra del vehículo sin correr el riesgo de tener que devolver el importe deducido y enfrentarse a una sanción, el autónomo tiene que ser un profesional que se dedique en exclusiva a actividades vinculadas con el transporte.  Para especificar aún más, Hacienda prevé una serie de casos en los que sí es posible deducir el 100% del IVA en la adquisición de un vehículo.

• Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías
• Vehículos para la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación (por ejemplo, taxistas).
• Los que prestan servicios de enseñanza a conductores mediante contraprestación (Vehículos de autoescuela).
• Utilitarios usados para pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas.
• Turismos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
• Los vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad.