Hacienda resuelve a través de su portal las dudas que le plantean los autónomos sobre la factura electrónica
La factura electrónica obligatoria es una de las grandes reformas a la que los trabajadores por cuenta propia tendrán que hacer frente en los próximos años. Se trata de una de las novedades incluidas dentro de la Ley Crea y Crece, aprobada por el Congreso de los Diputados el pasado 30 de junio y publicada en el BOE en septiembre de 2022.
Dicha normativa obligará a todos los autónomos y empresas a expedir y remitir facturas utilizando herramientas digitales, para garantizar así una mayor trazabilidad y un control de los pagos. Se trata de una medida que preocupa a una gran parte de los autónomos, ya que si no desarrollan la factura digital en el plazo establecido, podrían sufrir multas de hasta 10.000 euros.
No obstante, aunque a partir de 2023 la factura electrónica tomará un importante papel, su obligación se implementará en dos fases, dependiendo de la facturación del autónomo. La primera fase será para todas las empresas y autónomos que tengan una facturación anual superior a ocho millones de euros. Todos ellos estarán obligados a emitir facturas electrónicas el año que viene, es decir, en el plazo de un año desde la publicación de la norma en el BOE.
La segunda fase será para todas las empresas y autónomos que tengan una facturación anual inferior a ocho millones de euros. Todos ellos tendrán que aplicar esta medida en un plazo de tres años desde la entrada en vigor de la medida. Es decir, será en 2025 cuando la factura electrónica sea obligatoria para estos. Aunque es mejor estar preparados, sobre todo si se tiene como cliente a alguna administración.
Actualmente, los autónomos y pequeños negocios que presten servicios a las administraciones públicas están obligados a emitir facturas electrónicas. Algo que sucede desde enero de 2015. Por tanto, supone una importante novedad para el resto de los autónomos y negocios, por lo que han sido muchas las dudas que han ido surgiendo en los últimos meses.
El Ministerio de Hacienda, a través del portal web FacturaE, ha publicado una guía con las preguntas más frecuentes sobre la emisión y recepción de facturas electrónicas.
¿Qué se necesita para poder expedir facturas electrónicas?
Tal y como explican desde la página web oficial FacturaE, actualmente hay tres maneras posibles de expedir facturas electrónicas:
- Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas. “Este programa puede estar instalado en el ordenador o se puede acceder a él a través de Internet. En ocasiones pueden bastar los programas ofimáticos.
- Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica
- Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica, “lo que también se denomina informalmente ‘autofacturación’”.
¿Sirve cualquier programa informático o servicio de facturación para enviar facturas electrónicas?
Uno de los aspectos más importantes que se debe tener en cuenta a la hora de emitir facturas electrónicas es el programa informático a utilizar. No sirve cualquier programa informático o servicio de facturación para enviar facturas electrónicas.
“Hay que asegurarse de que el programa informático o el servicio de facturación pueda crear facturas con unos requisitos técnicos compatibles con los del destinatario de la factura electrónica”, recoge el portal web dependiente del Ministerio de Hacienda.
¿Se puede obligar a los clientes a aceptar facturas electrónicas?
Actualmente, para poder enviar facturas electrónicas, se necesita el consentimiento expreso del destinatario. El artículo 63.3 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por Real Decreto legislativo 1/2007, de 16 de noviembre establece que en los contratos con consumidores y usuarios, estos tendrán derecho a recibir la factura en papel.
“En su caso, la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que el empresario haya obtenido previamente el consentimiento expreso del consumidor. La solicitud del consentimiento deberá precisar la forma en la que se procederá a recibir la factura electrónica, así como la posibilidad de que el destinatario que haya dado su consentimiento pueda revocarlo y la forma en la que podrá realizarse dicha revocación. El derecho del consumidor y usuario a recibir la factura en papel no podrá quedar condicionado al pago de cantidad económica alguna”, señala el Ministerio de Hacienda a través del portal FacturaE.
¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?
Además del consentimiento del destinatario, la factura electrónica debe cumplir el resto de requisitos de cualquier factura. El medio de expedición de una factura, ya sea electrónica o en papel, “debe garantizar los siguientes requisitos desde su expedición y durante todo el periodo de conservación: legibilidad, autenticidad e integridad”. Con la factura electrónica, los dos últimos requisitos “ya estarían garantizados”.
- Legibilidad: significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos. “Los autónomos no tienen que preocuparse por este requisito, ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet”.
- Autenticidad del origen de la factura: significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, así como la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
- Integridad del contenido de la factura: significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.
¿Cómo se garantiza la autenticidad y la integridad de una factura electrónica?
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica se pueden garantizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel. Es decir, “mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta”.
No obstante, para el caso particular de la factura electrónica, la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido: la firma electrónica, el intercambio electrónico de datos o los medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
¿Es obligatorio que una factura electrónica esté firmada electrónicamente?
No es necesario que una factura electrónica sea firmada a través de la firma electrónica. Si bien es cierto que la firma electrónica garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, hay otras formas alternativas de hacerlo.
“Puede hacerse también con controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicio que la misma documenta. También puede hacerse con el intercambio de datos o con los medios validados por la AEAT.
¿Se admite como factura electrónica un PDF enviado por correo-e sin firma electrónica?
Algunas de las dudas más frecuentes que tienen los autónomos están relacionadas con el sistema que puede utilizarse para realizar las facturas electrónicas.
Tal y como explican desde el portal oficial FacturaE, las facturas en formato PDF serán admisibles, como cualquier otro sistema adoptado, “en la medida en que los controles de gestión usuales de la actividad permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios, o se garanticen de algún otro modo la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura”.
¿Qué hay que hacer con las facturas electrónicas una vez hayan sido enviadas?
Igual que sucede con las facturas en papel, los autónomos tienen la obligación de conservar las copias de las facturas electrónica expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. Es decir, durante el plazo de cuatro años.
“Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen su legibilidad, autenticidad e integridad. También debe garantizarse el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En el caso particular de las facturas electrónicas, se garantizará el acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria”, explican desde el Ministerio de Hacienda.
¿Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado?
Tal y como recoge el portal web FacturaE, una factura electrónica puede pagarse mediante adeudo domiciliado si se cumplen los siguientes requisitos:
- Que el deudor acredite su consentimiento mediante el documento que establece la Ley 16/2009, de 13 de noviembre, de servicios de pago
- Que en un anexo de la factura electrónica se incluya este documento
- Que en una extensión de la factura electrónica se incluya la identificación de la cuenta de pago del deudor
- Que la factura electrónica no se haya emitido a consumidores y usuarios
- Que la factura electrónica no se haya emitido a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público
¿Es posible instar al pago de una factura electrónica mediante una acción ejecutiva?
Una factura electrónica llevará aparejada ejecución siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:
- Que exista un acuerdo firmado previo entre las partes por el que la parte deudora acepta dotar de eficacia ejecutiva a cada factura y en el que se hace referencia a la relación subyacente que haya originado la emisión de la factura.
- Que en un anexo de la factura electrónica se incluya este acuerdo.
- Que en la factura electrónica figure su carácter de título ejecutivo.
- Que la factura electrónica no se haya emitido a consumidores y usuarios.
- Que la factura electrónica no se haya emitido a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.
“La falta de pago de la factura que reúna estos requisitos faculta al acreedor para instar su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva de las previstas en el artículo 517 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil”, explican.
