Los cuatro libros fiscales obligatorios que debe tener un autónomo

Los trabajadores autónomos están obligados a llevar un registro fiscal de su actividad. Esto se realiza mediante la cumplimentación de los libros obligatorios de IVA y aunque éstos son cuatro, los expertos jurídicos recomiendan tener cinco.

“Antes Hacienda se encargaba de vender estos libros y los autónomos tenían que comprarlos, pero ahora basta con presentar cualquier documento que acredite la información” explicó el abogado laboralista, Alberto Ara. Éste experto señaló que los profesionales por cuenta propia -y sus gestores- suelen utilizar principalmente programas de facturación con los que se puede hacer el registro de la documentación pedida o, también utilizando hojas de Excel”.

En realidad, la norma tributaria no obliga a llevar los libros obligatorios de IVA en un formato específico. De hecho, señala que pueden utilizarse los medios electrónicos o informáticos, siempre y cuando éstos permitan garantizar al obligado su conservación, la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria, señaló Samuel de la Huerta, asesor fiscal de la editorial jurídica Sepín en una guía sobre el IVA publicada en Autónomos y Emprendedores.

Uno de los aspectos fundamentes que deben conocer los trabajadores por cuenta sobre los libros obligatorios fiscales es que todos están obligados a presentarlos, si bien éstos varían en función de si el autónomo está en régimen simplificado o en régimen de equivalencia.

Libros para autónomos en régimen simplificado de IVA

Los trabajadores autónomos que coticen por estimación directa están obligados a presentar cuatro tipos de libros:

• Libro registro de facturas expedidas o emitidas

En este libro se recogerán todas las facturas, sujetas a IVA, que ha emitido un trabajador autónomo a lo largo del año. En ellas debe aparecer obligatoriamente la siguiente información: el número de la factura, la fecha de la factura, el NIF y nombre del cliente, base imponible de la operación, tipo impositivo de IVA, cuota de IVA, y el importante total de la operación.

• Libro registro de facturas recibidas.

Al igual que en el anterior, en este libro debe quedar constancia de las facturas que ha recibido el negocio a lo largo de un ejercicio. Se trata de aglutinar en un mismo documento todas las facturas y documentos de los gastos producidos por la actividad. Éstos deben contener la siguiente información: número de la factura, fecha de la operación, concepto, NIF y nombre del Proveedor, base imponible, tipo y cuota de IVA, importe total de la operación.

• Libro registro de bienes de inversión.

En el caso de que el autónomo haya invertido en algún bien para su actividad deberá llevar un registro de éstos. Se trata de todos aquellos elementos que se utilizan en la actividad, pero que requieren cierta inversión como una furgoneta, equipos informáticos u, otros materiales.

En este fichero, deben aparecen todos los datos de la factura y también habrá que indicar cuál y cómo será su amortización.

• Libro de registro de determinadas operaciones intracomunitarias

Este libro sólo es obligatorio para los trabajadores por cuenta propia que esté inscritos en el Registro de devolución mensual del IVA-IGIC y, por lo tanto, deban presentar autoliquidaciones o declaraciones correspondientes al Impuesto sobre Sociedades, al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) o al Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) por medios telemáticos. Éstos estarán obligados a presentar mensualmente una 'Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registros' (modelo 340), tal y como establece la Agencia Tributaria.

A parte de estos cuatro libros, el experto jurídico, Alberto Ara, recomendó llevar también un registro o libro de suplidos. "Los suplidos son los ingresos que recibe en ocasiones el autónomo a cuenta de algo, pero es dinero que no es suyo, sino que lo utiliza para tramitar y cubrir ciertas obligaciones de su cliente (por ejemplo, la compra de unos materiales)". Ara aconsejó "tener un libro o registro de ellos, porque al final es dinero que entra en la cuenta corriente del autónomo, y aunque él no utilice, Hacienda sí puede pedir explicaciones”

Libros para autónomos en recargo de equivalencia

Los autónomos que trabajen en el régimen de recargo de equivalencia no están obligados a llevar libros contables. No obstante, sí deberá tener libros de IRPF según el régimen por el que haya optado, que, normalmente, suele ser el de estimación directa simplificada. En este caso tendrán que llevar los libros de registro de ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión.  En el régimen de estimación objetiva o módulos, serán los libros registro de ventas e ingresos y bienes de inversión.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los libros?

Según explicó Ara, los libros obligatorios de IVA deben guardarse alrededor de cuatro años y medio, que “es el tiempo obligado para guardar las facturas". Cuatro años desde el día siguiente al plazo de finalización de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación.

No obstante, el periodo de conservación de los libros puede ampliarse cuando la factura corresponda a la compra de un bien. "En estos casos, el plazo de cuatro años de conservación de facturas computará desde el ejercicio en el que finalice su amortización ampliado a 9 años, para el caso de bienes cuyo valor supera los 3.005,06 euros, y a 14 años en el caso de inmuebles”, señalaba de la Huerta.

Éste asesor también señalaba que, "los empresarios o profesionales que invirtiesen en oro, deberán conservar las copias de las facturas durante un período de 5 años".

Esta obligación de conservación se extiende a los 10 años en la actividad profesional de cambio de moneda, intermediación en la concesión de préstamos o créditos. como: promotor, agente, comisionista o intermediario inmobiliario; auditor, contable, asesor fiscal, abogado, procurador o asesor en operaciones de compraventa de inmuebles, gestión de patrimonios, creación de sociedades o fideicomisos (trusts) o ejerzan funciones de dirección o de consejero de administración de sociedades, comerciantes profesionales de joyas, piedras o metales preciosos, de arte o antigüedades, entre otros, a computar desde el final del ejercicio en el que hubieran realizado las operaciones indicadas, en tanto son profesiones que guardan relación con actividades susceptibles de blanqueo de capitales

Consejos para presentar los libros

El asesor fiscal, Samuel de la Huerta, apuntaba que los libros de registro debían presentarse sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras. Y que los errores se rectificarían mediante una nueva anotación.

Asimismo, para el cumplimiento de los libro decía que podían emplearse medios electrónicos o informáticos siempre que éstos permitiesen garantizar al obligado a su conservación, la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria. Deberán conservarse los programas, ficheros y archivos informáticos de soporte, así como los sistemas de codificación utilizados.