Muchos autónomos no saben cuáles son los libros fiscales que obligatoriamente deben tener de cara a Hacienda

Los autónomos en estimación directa tienen la obligación de ir cumplimentando una serie de libros fiscales  que pueden ser requeridos por Hacienda y que tienen que ver con el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Se trata de un registro en el que los profesionales deben reflejar sus facturas recibidas, emitidas y bienes de inversión. "Una serie de datos importantes que Hacienda puede requerirles en caso de alguna inspección o comprobación de la gestión tributaria del trabajador por cuenta propia", explicó, Joan Torres, presidente de la Federación Española de Asociaciones Profesional de Técnicos Tributarios y Asesores Fiscales (FETTAF).

A día de hoy son tres los libros fiscales obligatorios que los autónomos tienen que cumplimentar. No obstante, existen otros dos que, si bien no tienen ese carácter obligatorio, la mayoría de los expertos consultados recomiendan tenerlos para evitar problemas con la Administración. “Hace años, Hacienda se encargaba de vender estos libros y los profesionales tenían que comprarlos, pero ahora basta con presentar cualquier documento que acredite dicha información”, añadió Torres. Este experto señaló que los profesionales por cuenta propia -y sus gestores- suelen utilizar principalmente programas de facturación con los que se puede hacer el registro de la documentación pedida o, también utilizando hojas de Excel”.

En realidad, la norma tributaria no obliga a llevar los libros obligatorios de IVA en un formato específico. De hecho, la ley recoge que pueden utilizarse los medios electrónicos o informáticos, siempre y cuando éstos permitan garantizar al obligado su conservación, la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria, explicó por su parte Samuel de la Huerta, asesor fiscal de la editorial jurídica Sepín.

Libros obligatorios para autónomos en régimen simplificado de IVA

Los trabajadores autónomos que coticen por estimación directa están obligados a presentar tres tipos de libros:

• Libro registro de facturas expedidas o emitidas

En este libro se recogerán todas las facturas, sujetas a IVA, que ha emitido un trabajador autónomo a lo largo del año. En ellas debe aparecer obligatoriamente la siguiente información: el número de la factura, la fecha de la factura, el NIF y nombre del cliente, base imponible de la operación, tipo impositivo de IVA, cuota de IVA, y el importante total de la operación.

• Libro registro de facturas recibidas

Al igual que en el anterior, en este libro debe quedar constancia de las facturas que ha recibido el negocio a lo largo de un ejercicio. Se trata de aglutinar en un mismo documento todas las facturas y documentos de los gastos producidos por la actividad. Éstos deben contener la siguiente información: número de la factura, fecha de la operación, concepto, NIF y nombre del Proveedor, base imponible, tipo y cuota de IVA, importe total de la operación.

• Libro registro de bienes de inversión

En el caso de que el autónomo haya invertido en algún bien para su actividad deberá llevar un registro de éstos. Se trata de todos aquellos elementos que se utilizan en la actividad, pero que requieren cierta inversión como una furgoneta, equipos informáticos u, otros materiales. En este fichero, deben aparecen todos los datos de la factura y también habrá que indicar cuál y cómo será su amortización.

Otros dos libros que recomiendan los expertos

• Libro de registro de determinadas operaciones intracomunitarias

Según el presidente de FETTAF, este libro sólo es obligatorio para operaciones triangulares, es decir entre sociedades que sean del mismo grupo o que tengan alguna vinculación. De hecho, Torres señaló que aquellos autónomos que hagan operaciones intracomunitarias sólo tendrán que incluirlas en los libros de facturas expedidas y recibidas. 

Además, este libro también será de carácter obligatorio para aquellos trabajadores por cuenta propia que esté inscritos en el Registro de devolución mensual del IVA-IGIC y, por lo tanto, deban presentar autoliquidaciones o declaraciones correspondientes al Impuesto sobre Sociedades, al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) o al Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) por medios telemáticos. Éstos estarán obligados a presentar mensualmente una 'Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registros' (modelo 340), tal y como establece la Agencia Tributaria.

• Libro de suplidos

Los expertos recomiendan también llevar también un registro o libro de suplidos. "Los suplidos son los ingresos que recibe en ocasiones el autónomo a cuenta de algo, pero es dinero que no es suyo, sino que lo utiliza para tramitar y cubrir ciertas obligaciones de su cliente (por ejemplo, la compra de unos materiales)", explicó Joan Torres. "Tener un libro o registro de ellos es importante porque al final es dinero que entra en la cuenta corriente del autónomo, y aunque él no utilice, Hacienda sí puede pedir explicaciones”.

Libros para autónomos en recargo de equivalencia

Los autónomos que trabajen en el régimen de recargo de equivalencia no están obligados a llevar libros contables. No obstante, sí deberán tener libros de IRPF según el régimen por el que haya optado, que, normalmente, suele ser el de estimación directa simplificada. En este caso tendrán que llevar los libros de registro de ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión. En el régimen de estimación objetiva o módulos, serán los libros registro de ventas e ingresos y bienes de inversión.

¿Por cuánto tiempo tienen que guardarse estos libros?

Según explicó el abogado laboralista Alberto Ara, los libros obligatorios de IVA deben guardarse alrededor de cuatro años y medio, que “es el tiempo obligado para guardar las facturas". Cuatro años desde el día siguiente al plazo de finalización de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación.

No obstante, el periodo de conservación de los libros puede ampliarse cuando la factura corresponda a la compra de un bien. "En estos casos, el plazo de cuatro años de conservación de facturas computará desde el ejercicio en el que finalice su amortización ampliado a 9 años, para el caso de bienes cuyo valor supera los 3.005,06 euros, y a 14 años en el caso de inmuebles”, señalaba de la Huerta. Este asesor también señalaba que, "los empresarios o profesionales que invirtiesen en oro, deberán conservar las copias de las facturas durante un período de 5 años".

La obligación de conservación se extiende a los diez años en la actividad profesional de cambio de moneda, intermediación en la concesión de préstamos o créditos, como: promotor, agente, comisionista o intermediario inmobiliario, auditor, contable, asesor fiscal, abogado, procurador o asesor en operaciones de compraventa de inmuebles. Otras profesiones de este ámbito son: la gestión de patrimonios, creación de sociedades, fideicomisos, comerciantes profesionales de joyas. Todos ellos deben tener en cuenta que el periodo empieza a computar desde el final del ejercicio en el que hubieran realizado las operaciones indicadas, en tanto son profesiones que guardan relación con actividades susceptibles de blanqueo de capitales.