Los problemas de los autónomos con la Administración electrónica

A la ‘Administración Electrónica’, es decir,a  la posibilidad de poder realizar cualquier gestión si necesidad de pasar por ninguna ventanilla, aún le faltan dos años para que esté completamente implementada en España. Debería haber estado lista el 2 de octubre de este año pero, a la vista está que no hay tiempo suficiente, el Gobierno ha decidido prorrogar su puesta en marcha mediante el Real Decreto-ley 11/2018. La propia normativa, publicada en el Boletín Oficial del Estado el pasado 4 de septiembre, reconoce que la Administración aún no está preparada ni tecnológica, ni jurídicamente para ser electrónica. Los autónomos son los que mejor conocen esta falta de preparación de la Administración con la gestión digital de los trámites administrativos porque están obligados a realizar muchas más gestiones que el resto de los ciudadanos.

Poder llevar a cabo diversos trámites online debería ayudar los trabajadores por cuenta propia a ahorrar tiempo y evitar tener que desplazarse. Pero chocan una serie de dificultades y fallos que muchas veces frustran su tarea. Según el despacho Life Abogados, “el sistema electrónico, por sus deficiencias, puede afectar de forma irremediable al cumplimiento de los deberes del contribuyente”.

La mayoría de los problemas tienen un denominador común y es que la tecnología falla. Y si esto sucede, los usuarios pueden llegar a sufrir recargos porque la web no funciona en el último momento y el autónomo puede retrasarse en la presentación de algún impuesto, o puede ser penalizado por no recibir correctamente las notificaciones de la Agencia Tributaria. Además, cuando se producen este tipo de errores no encuentran y no existen herramientas para poder justificarlos y subsanarlos. Life Abogados ha identificado siete de los principales problemas que tienen las personas físicas y las empresas con la AEAT digital.

1. Muchos de los contribuyentes no saben si están obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración Pública. Según el bufete están obligados a comunicarse digitalmente todas las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica y las personas físicas que ejercen una actividad profesional que requiera colegiación -así como sus representantes-. Estarían también obligadas las comunidades de bienes, las herencias yacentes y las comunidades de propietarios.
2. La poca preparación de las Administraciones Públicas. Muchas administraciones no tienen una vía electrónica de comunicación efectiva. De hecho, la lentitud de respuesta de muchos ayuntamientos ha provocado que personas que están obligadas a relacionarse de forma telemática, tengan que presentar reclamaciones y otro tipo de documentación en papel, por teléfono o presencialmente ante los funcionarios.
3. El mal funcionamiento. A veces el sistema da fallos e impide que los usuarios puedan presentar a tiempo sus declaraciones, autoliquidaciones o recursos. Esto se traduce en recargos automáticos sus presentaciones. Esta es la razón por la que los funcionarios de la Agencia Tributaria (AEAT) recomiendan a los usuarios no dejar todo para el final. Sin embargo, Life Abogados señala que el último minuto del último día de plazo es tan hábil como el primero, por lo que no es admisible que el sistema pueda colapsarse o funcionar indebidamente.
4. La falta de capacidad del sistema para aceptar el tamaño de un archivo puede imposibilitar su presentación. Los contribuyentes tienen que fraccionar o reducir el peso del documento.
5. Problemas de acceso a las notificaciones electrónicas. No existe ninguna garantía legal para el ciudadano si el sistema del notificaciones electrónicas de la Agencia Tributaria no funciona correctamente, lo que le obliga a mantener una alerta constante y acceder de forma periódica al buzón de su Dirección Electrónica Habilitada (DEH) o a la sede electrónica de la AEAT.
6. La falta de un sistema de actuación si los destinatarios no ven sus notificaciones. Si el receptor no puede acceder al contenido de una notificación electrónica, se entiende que ésta se ha producido una vez transcurridos 10 días naturales. Las comunicaciones y notificaciones se pueden visualizar durante 90 días en la DEH y, después, sólo en la sede electrónica de la AEAT. Según el bufete se han producido casos en los que, por ejemplo, una sociedad mercantil no ha podido acceder a sus notificaciones durante un largo periodo de tiempo y desde el punto de vista jurídico se ha hecho válida la notificación,pues han pasado 10 días, lo que ha dado lugar a liquidaciones administrativas, recargos, acuerdos de naturaleza recaudatoria y sanciones. En este sentido, Life Abogados recuerda que el sistema de notificaciones electrónicas pretende facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Por ello, si una empresa no accede de forma sistemática a sus notificaciones electrónicas, Hacienda debería detectar esta eventualidad y darle solución, tratando de buscar otras vías de comunicación, en vez de acumular notificaciones –a menudo sanciones y recargos- no visualizadas.
7. La dificultad para identificar el certificado electrónico de cada destinatario en el acceso a su buzón: En el caso de sociedades mercantiles y de otras entidades, el sistema exige identificar a la persona física al obtener el certificado electrónico que permitirá el acceso a las notificaciones. Pero una misma persona física que representa a varias entidades dispone de varios certificados electrónicos, de manera que su nombre y NIF aparecen identificados siempre en primer lugar en el “nombre” del certificado electrónico, lo que puede llevar a equívocos.