Todo lo que debes saber para emitir una factura a un cliente extranjero

Cada vez más autónomos venden sus productos o servicios en el extranjero, tanto a empresas como a particulares. A finales de 2018, un 5% de los afiliados al RETA, nada menos que 160.000 autónomos, vendían en mercados extranjeros, según cifras de la Federación de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA). Esta cifra duplica la de hace diez años, en buena parte, gracias al auge del comercio electrónico, la vía preferida de los pequeños exportadores.

La búsqueda de oportunidades fuera de las fronteras nacionales puede traer grandes beneficios para el negocio. Sin embargo, existen trabas que el autónomo debe aprender a manejar. Algunas de ellas son los costes añadidos, los envíos -en algunos casos-, los cobros y, por supuesto, las facturas. Hay ciertas cosas que debería plantearse el trabajador por cuenta propia antes de emitir un recibo a un cliente extranjero por que,dependiendo a quien vaya dirigido, la forma de hacerlo puede cambiar y mucho.

¿La factura va dirigida a una empresa o a un particular? ¿Es un producto o un servicio? ¿La operación se realiza en la Unión Europea o fuera de ella? Son sólo algunas de las preguntas que debería hacerse todo autónomo exportador antes de hacer la factura para su cliente.

Facturas a clientes europeos

Lo primero que debe saber el autónomo que vende en el extranjero pero dentro de la Unión Europea es que tiene que inscribirse en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Esto se puede hacer en las casillas 582 y 584 del modelo 036 de alta en autónomos. Con el NIF facilitado tras el alta en las operaciones comunitarias, el autónomo ya podrá operar en el extranjero con total libertad.

Tras haber completado el registro, una de las preguntas más recurrentes es: ¿debo incluir el IVA en la factura? Lo cierto es que no hay una respuesta absoluta, depende. Según el cliente al que vaya dirigida, la factura tendrá que incluir IVA o estará exenta del impuesto.

• Cuando el autónomo venda productos o servicios a una empresa de la UE, no es necesario incluir el IVA en la factura. Eso sí, será condición sine qua non que ambas partes estén registradas en el ROI. Será, por tanto, la empresa destinataria la que tribute en su país de origen y no el autónomo.
• Si por el contrario, la venta del bien o servicio va dirigida a un particular, residente en la UE, se aplicará el IVA del mismo modo que si la venta se realizará dentro de España. La plataforma de gestión empresarial SAGE, apuntó algunas excepciones a esta norma."Estarán exentos de IVA los servicios de telecomunicación, radiodifusión, televisión o electrónicos".

A pesar de que la forma de incluir y declarar los impuestos cuando el destinatario es un particular no varía respecto a las operaciones dentro de nuestras fronteras, las obligaciones tributarias en una venta a un negocio extranjero sí lo hacen. En este caso, además de presentar el correspondiente modelo 303 del IVA, el autónomo deberá hacer la presentación del modelo 349 de operaciones intracomunitarias. 

Facturas a clientes fuera de la UE

Cuando un autónomo decide ir más allá de las fronteras de la UE, la venta deja de ser una operación intracomunitaria y ya puede considerarse una exportación propiamente dicha. Los trabajadores por cuenta propia que realicen operaciones fuera de las fronteras comunitarias no tendrán que incluir el IVA en su factura.

Así lo explica el artículo 21 de la ley del IVA, en el que se prevé que "estarán exentas del impuesto aquellas entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad por el transmitente o por un tercero que actúe en nombre y por cuenta de éste." Esta norma es igual de válida para la venta de servicios fuera de la UE.

¿Cómo realizar la factura en ambos casos?

A pesar de algunas especificidades, una factura que se dirige a un cliente extranjero, es un recibo más. Como tal, deberá contar con una serie de datos identificativos de la operación, muy similares a cualquier otra factura emitida dentro del territorio español. El número de la factura; la fecha de expedición; las condiciones y plazos de pago -muy importantes para evitar retrasos indeseados-; el concepto por el que se emite el recibo; los datos del cliente y por supuesto los datos del autónomo que emite la factura, son algunos de los puntos que deberían aparecer en una factura a un cliente extranjero, como en cualquier otro caso. 

Sin embargo, hay algunas especificidades que adquieren especial relevancia cuando la factura va dirigida a un cliente extranjero. Al tratarse de una operación que puede estar exenta de impuestos, el autónomo debe tener especial cuidado a la hora de justificar en la factura los impuestos de la transacción. Tanto si se aplican impuestos, como si no, se deberá detallar el IVA aplicable o, en su defecto, el artículo de la Ley del IVA en el que se basa la exención del pago del impuesto. 

Por supuesto, para evitar contratiempos, es muy recomendable manejar o contar con alguien que sepa el idioma del cliente al que va dirigido la factura. En la misma línea, SAGE recomendó  "facturar en el idioma del cliente, para así, poder enviar una copia en español y la otra en el idioma correspondiente".