Adaptarse al teletrabajo no es fácil, te damos algún consejo para llevarlo bien
En los últimos días ha sonado con fuerza el término teletrabajo a raíz de la emergencia sanitaria que atraviesa el país por la pandemia del coronavirus. Parece un concepto fácil, pero no lo es.Te damos algunas ideas si te lo has autopimpuesto o lo has implantado en tu negocio.
Trabajar en remoto ha pasado en los últimos días de ser una opción a convertirse en una necesidad para algunos negocios que pueden permitírselo y que sólo así tienen posibilidad de no poner en riesgo de contagio por coronavirus a los que nos rodea . Aunque el Gobierno suprimió la obligación de las empresas a facilitar el teletrabajo en la versión final del decreto del estado de alarma aprobado el pasado sábado, sigue siendo más que recomendable. De hecho, en el borrador había un capítulo que establecía que “los empleadores, tanto públicos como privados, estarán obligados a facilitar medidas que permitan la prestación laboral o funcionarial de los empleados por medios no presenciales, siempre que ello sea posible”.
Esta solución aconsejada para frenar la propagación del COVID-19 obliga a muchos negocios a tomar medidas para adaptar sus tareas diarias al trabajo en remoto. El principal problema reside en que la mayoría no tienen sus rutinas adaptadas al trabajo a distancia: según datos del INE, sólo un 7% de trabajadores españoles (1,4 millones de personas) teletrabajaba de manera ocasional antes de que empezaran los primeros contagios en España por el coronavirus. Y adaptarse a ello no es fácil.
"La implantación del teletrabajo depende mucho del tipo de actividad. En el caso del turismo, la hostelería, el comercio o la agricultura ponerlo en marcha es, en la mayoría de los casos, inviable ya que el trabajo a distancia implica que la actividad en cuestión se desarrolle a través de herramientas informáticas y de las telecomunicaciones", apuntó Belén García Romero, autora del libro El teletrabajo.
Pero, aquellos negocios cuya actividad está basada total o parcialmente en actividades administrativas que se pueden resolver mediante herramientas informáticas o digitales, pueden desarrollar la mayor parte o incluso todo su trabajo a distancia, ¿cómo deben implantarlo?
La implantación del teletrabajo
Lo ideal hubiese sido tener mecanismos laborales y de organización preparados para trabajar a distancia antes de que llegara este momento. Sin embargo, una de las ventajas del teletrabajo es que no necesita de equipos ni dispositivos sofisticados. Con un ordenador, conexión a internet y aplicaciones de gestión gratuitas, como Google, es posible desarrollar la actividad de muchos pequeños negocios digitales.
Según Sage, se deben seguir una serie de pasos. Lo primero que hay que hacer es tener el material adecuado (ordenadores y wifi, principalmente). Además, es importante que el autónomo o sus empleados manejen las soluciones y aplicaciones más útiles para la situación. Por ejemplo, contar con softwares de gestión online o en la nube podría facilitar mucho la puesta en común del trabajo diario y la comunicación entre todo el equipo. Desde la startup de renting de coches 'Vamos', un negocio que ya ha implantado el trabajo a distancia, aseguraron que con Pipedrive, software de ventas instalado en la nube, pueden teletrabajar a tiempo real, "dando una atención igual de instantánea a sus clientes".
Para una buena gestión de la actividad a distancia, también se debe evaluar qué tareas son imposibles de desempeñar con el teletrabajo y poner a punto las que sí que se puedan llevar a cabo. Por ejemplo, en el caso de las reuniones presenciales es posible transformarlas en digitales gracias a las plataformas de videollamadas como, por ejemplo, Skype. Simplemente hay que programarlas y acordar qué plataforma se utilizará para llevarlas a cabo.
Es imprescindible respetar los horarios y establecer la comunicación
En cuanto a los diferentes empleados que desarrollarán la actividad, los expertos aseguraron que según “la experiencia, formación y habilidades, cada trabajador tendrá una capacidad para afrontar el proceso. Hay personas del equipo más disciplinadas que otras. Por ello, tal y como aconsejaron los expertos, se deben establecer unos horarios y una plataforma para trabajar a tiempo real como, por ejemplo, WhatsApp Business. Se trata de una aplicación de descarga gratuita, desarrollada especialmente para pequeños negocios, que ofrece herramientas para automatizar, organizar y responder rápidamente a los mensajes. Asimismo, cabe mencionar que, aunque se use el mismo smartphone y ordenador para uso personal y profesional, es muy importante separar unas herramientas de otras.
Otro de los puntos a tener en cuenta para cualquier negocio que se esté planteando el teletrabajo es que la comunicación en tiempo real con todo el equipo es básica. "Es importante trazar un flujo adecuado de información, saber cuándo transmitir cada parte del plan que deba recibir la plantilla y quién y cómo habrá de comunicarlo”, afirmaron los expertos de diferentes empresas de soluciones en la nube. Además, será muy útil la elaboración de indicadores de seguimiento para saber si se está operando de forma eficiente.
Establecer una rutina y un espacio de trabajo
Ya sea un negocio con varios trabajadores o un autónomo sin empleados a su cargo, es fundamental seguir una serie de pautas para ser disciplinado. Lo primero que hay que tener en cuenta es que se debe trabajar "igual de preparados que si fuéramos al trabajo" indicó Fernandez Jaria, autor de Trabaja en modo actitud. Para él, también es importante que el día empiece perfectamente planificado. Por ello, hay que ponerse un horario, seguir una rutina y hacer una serie de descansos.
Los descansos son tan imprescindibles como el mismo trabajo. Muchas veces se tiende a dedicar todas las horas del día dado que el autónomo se encuentra en casa disponible. Además, el autónomo o su trabajador suele tener "mala conciencia" porque se encuentra haciendo su tarea en un entorno "agradable", puede realizar su tarea en pijama, acercarse a la nevera y servirse cualquier cosa, conversar con su familia o compaginar su trabajo con tareas de casa. Precisamente el consejo es no tener cargo de conciencia. Lo principal es que el trabajo salga adelante, el "como" y lo que nos rodea es accesorio. Por ello, es importante hacer descansos y no obsesionarse por el hecho de estar en casa y con "demostrar" que se está trabajando. Hay que trabajar, sacar los temas adelante, mejor incluso que en la oficina, pero con un horario. Sin sobreactuar porque uno se encuentra en casa. En definitiva: hay que respetar los horarios y los ritmos del negocio, así como la flexibilidad y las pausas que se toman en una jornada habitual. Y, por supuesto, saber parar.
En cuanto al espacio de trabajo, se deben cumplir las mismas rutinas que si se desempeñara en la oficina, sin mezclar espacios de ocio y de trabajo en el hogar. Es decir, la idea es preparar un lugar idóneo para el desarrollo de la actividad, con mesa y silla cómodas y buena iluminación. Debe ser también un sitio aislado, donde las distracciones sean las menores posibles para no interrumpir la concentración, según la guía publicada por Opinno de trabajo deslocalizado. Y más ahora que los niños y el resto de la familia están en el hogar y pueden mezclarse los lugares de trabajo, con los de ocio o estudio de otros miembros de la casa.
En cuanto a la operación retorno a la normalidad,es posible que en algunos casos se termine por implantarse el teletrabajo definitivamente en algunas tareas en las que ha rendido particularmente bien. Este podría ser una consecuencia de la crisis del coronavirus. Una posibilidad es implantarlo en periodos concretos como el verano o algún día a la semana. En cualquier caso, vuelve a ser muy importante el reajuste de procesos y la comunicación con todo el equipo.
Cuidado con los ciberdelincuentes
Ahora que el teletrabajo es una necesidad impuesta para algunos negocios en un tiempo límite y sin margen para tomar las medidas pertinentes, ¿están los autónomos en situación de vulnerabilidad con el trabajo a distancia?
Los ciberataques constituyen uno de los principales enemigos de los pequeños negocios. Los expertos de KeepCoding -el centro de formación de alto rendimiento en programación y tecnología-, dieron una serie de consejos para garantizar la seguridad durante periodos de teletrabajo, ya que además de contar con seguros de protección, se deben llevar a cabo una serie de buenas prácticas.
Para garantizar la seguridad de los datos e información de la empresa en los accesos al sistema desde casa, es recomendable utilizar una conexión de Internet privada y no conectarse bajo ninguna circunstancia desde redes públicas. También se debe evitar instalar juegos y programas cuya procedencia sea desconocida.
Además, muchos trabajadores por cuenta propia utilizan sus propios dispositivos para trabajar desde casa. Una práctica que entraña un riesgo de seguridad pues, en muchas ocasiones, no cuentan con el software y políticas de seguridad necesarios. Por ello, es importante crear un perfil diferente para uso personal y profesional, es decir, debe haber un control de identificación, como usuario y contraseña.
Igualmente, no todos los miembros del equipo deberían tener acceso a toda la información de manera remota; lo recomendable es definir unos roles de los usuarios que requieren acceso y la información concreta a la que puede acceder cada uno de estos perfiles. También es necesario establecer los datos que requieren de una mayor protección. Asimismo, se recomienda el acceso en remoto sólo a los dispositivos en los que se pueda aplicar herramientas de seguridad y protección, que cuenten con un software actualizado de seguridad ante posibles amenazas.
