Si aún no tienes un sistema de registro de jornada, te contamos los distintos tipos que existen

El próximo domingo la rutina en la jornada laboral de muchos trabajadores experimentará algún cambio. A sus obligaciones habituales tendrán que añadir un nuevo paso: registrar la hora a la que empiezan y acaban su turno, algo que quizá no estaban haciendo. Y es que el 12 de mayo entra en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, que obliga a todos los negocios a llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados. Es decir, muchos trabajadores que "no fichaban", tendrán que hacerlo por ley a partir del próximo lunes por muy pequeño que se el negocio en el que trabajen. 

La nueva normativa que tiene el objetivo de “corregir la situación de precariedad, bajos salarios y pobreza que afecta a muchos de los trabajadores que sufren los abusos en su jornada laboral, según recoge el Real Decreto-Ley, ha sido criticada por las asociaciones de trabajadores autónomos, la patronal de los empresarios (CEOE) e incluso abogados laboralistas, que ven en ella una traba más a la que los emprendedores van a tener que hacerle frente, según recogía hace unas semanas Autónomos y Emprendedores.

Para Lorenzo Amor, presidente de la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) la obligación a registrar la jornada laboral va a afectar especialmente a los pequeños negocios, en concreto a los autónomos empleadores y recuerda que el “el 95% de las empresas en España tiene menos de cinco trabajadores”.

 Asimismo, Amor explicó que desde ATA “están a favor” de que se cumplan con los contratos y las jornadas laborales alcanzadas, “pero que esta nueva imposición -el registro de horarios- en la época del teletrabajo, de la movilidad y en la era digital sólo es una traba añadida para el empleador, que tendrá que perseguir a sus empleados para cumplir con la Ley”. La patronal de los empresarios, CEOE, coincide con el presidente de ATA y considera la medida “un cambio hacia lo antiguo”.

Lo más importante: notificar a los empleados del sistema que se elija

El registro de la jornada laboral es una medida que nunca ha terminado de cuajar en España y que ha tenido varias idas y venidas. Así lo explican en el Real Decreto-Ley, en el que se hace mención a una serie de sentencias tanto del Tribunal Supremo, como de la Audiencia, que han ido hacia adelante y hacia atrás hasta que finalmente la historia ha acabado con su aprobación.

Una aprobación que para el secretario general de general del Consejo Español para Registro de Jornada (CERJ), Jose Ramón Urtubi, “es precipitada. Se le ha dado luz verde y se va a poner en marcha sin estar completamente desarrollada”, pues no tiene en cuenta las particularidades de muchos sectores y las nuevas formas de trabajo. Urtubi añadió que además “ahora sin Gobierno no se puede avanzar en una mejora”.

Independientemente de que el registro de de horarios sea una traba o una regulación precipita, la realidad es que el próximo domingo 12 de mayo todos los negocios, pequeños, medianos y grandes, deberán llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados. De lo contrario, podrían incurrir en multas que oscilan entre 60 y 6.025 euros. En este sentido, el secretario general de CERJ advierte que “aunque es muy poco probable que en los primeros días se produzcan inspecciones de trabajo para ver si se está cumpliendo con el nuevo Real Decreto Ley. Lo que sí puede ocurrir es que sean los propios trabajadores, quiénes debido a diferentes desavenencias con la empresa, denuncien que en su trabajo no se están realizando los registros. Y aquí el derecho laboral va a fallar a favor de los empleados…”.

Por ello Urtubi recomienda al empleador que avise, notifique e informe a todos sus empleados de que tiene que instaurar en su negocio por obligación un sistema de registro de jornada laboral. Además aconseja hacerlo “mediante un comunicado, el envío de emails o cualquier otra forma que deje constancia”.

¿Qué tipo de sistema de registro de horarios me conviene más?

Desde un folio que los trabajadores tienen que firmar hasta sistemas de reconocimiento facial o dactilar. Cada autónomo empleador puede elegir el modelo que más le convenga para que sus trabajadores puedan registrar su horario laboral. Según explican desde la web de la consultora empresarial DMS Consulting, cualquier método es válido “siempre y cuando conste la hora de entrada y salida y el nombre del trabajador” y ofrece una comparativa de los distintos sistemas de registro:

El registro de la jornada en papel

Aunque la utilización de este método es completamente legal y va a ser uno de los métodos “más usados en pequeñas empresas que no quieran asumir ningún coste extra”, pues solo es necesario un folio que el trabajador tenga que completar, cuenta con una serie de desventajas. Una de ellas es la gestión documental. Los autónomos tienen que guardar las hojas mensuales de cuatro años de cada trabajador. A ello se añade al posible extravío de los papeles o su facilidad para la falsificación.

Desde DMS Consulting creen que actualmente hay métodos tecnológicos más efectivos y económicos, por lo que desaconsejan su uso “salvo en aquellas micro-pymes que no puedan asumir ni un céntimo más de coste".

El registro de la jornada con máquinas de fichaje con tarjeta o pin

Pasar una ficha por una maquina o introducir un pin personal en un dispositivo era uno “de los sistemas más utilizados en grandes empresas hasta la aparición de los sistemas de registro por dispositivo móvil o huella dactilar” asegura DMS Consulting. La automatización y digitalización de los documentos o su validez en sede judicial son algunas de sus grandes ventajas.

Sin embargo, este sistema requiere de una inversión que, según la consultoría, ronda entre 250 euros y 600 euros por aparato. Otras desventajas son que un trabajador pueda fichar por otro o que no se pueda utilizar en empresas con trabajadores móviles.

El registro de la jornada con sistemas por huella digital o reconocimiento fácil

Es uno de los sistemas más innovadoras y el que utilizan compañías tecnológicas como Amazon, apunta la Consultingdms. Sin embargo, el problema de este sistema está en la legalidad del mismo, pues el reconocimiento facial o la huella digital están considerados como “un dato biométrico de categoría especial según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)”. Por lo que aconsejan que “si existen otros sistemas menos intrusivos y que no traten, sin ser estrictamente necesario, datos biométricos, opta por esos otros sistemas…”

El registro de la jornada con un dispositivo móvil, tablet u ordenador

Que los trabajadores utilicen un móvil, la tablet o el ordenador para registrar su entrada y salida laboral es un método relativamente nuevo. Para la consultoría, éste cuenta con una serie de ventajas como que se pueden utilizar tanto en negocios con centros fijos o móviles, que no tienen un alto coste y que automatizan la información. El coste de este sistema suele rondar los 10 euros en adelante y se incrementa en función del número de trabajadores.

No obstante, también tiene desventajas. Una de ellas, tal vez la más importante, tiene que ver con la propiedad del aparato que se utilice, pues si es un móvil, tablet u ordenador de la empresa no habrá problema, pero si es del trabajador, hay que permitor que éstos puedan negarse a utilizar su móvil para fichar. La fórmula es solicitar permiso escrito del trabajador para que se descargue en su móvil la aplicación que le permitirá decir a qué hora comienza o termina su jornada. Otro aspecto negativo es la geolocalización ya que hay dudas si el empresario que tiene a un trabajador en teletrabajo debe saber en casda momento dónde se encuetra. Por tanto la geolocalización “debe estar limitada exclusivamente al momento de entrada y salida, y se deben crear cláusulas informativas”, para avisar e informar a los trabajadores sobre la utilización de este método.