Cómo gestionan sus tareas los autónomos que siempre deben estar disponibles

Hay profesiones en las que la jornada se extiende hasta tarde, incluyendo sábados domingos. Por ejemplo, un fontanero puede tener una urgencia un martes a las tres de la madrugada, un periodista freelance a veces tiene que cubrir actos en domingo o un representante de artistas tiene que lidiar su agenda con las de sus clientes durante toda la semana.

Para poder cumplir con todo lo que conlleva este tipo de jornadas, los profesionales siempre disponibles suelen centrarse en las tareas importantes, deshaciéndose de lo que no es necesario. Pero, ¿cómo saber lo que es realmente importantes para el desarrollo de la actividad? Pues bien, como indica el asesor José Miguel Sánchez, la procrastinación (dejar las cosas para luego) muchas veces viene provocada por la imposibilidad de no llegar a todas las tareas, es decir, a la sensación de no tener tiempo para nada y eso nos lleva a dejar las cosas para mañana. Para evitarlo, es fundamental organizar bien el calendario.

Método Kaban o cómo controlar el tiempo 

Un método de trabajo basado en el calendario es Kanban, también conocido como tarjeta visual porque se trabaja a través de un diagrama con tres columnas en diferentes colores en el que se agrupan las tareas. Por ejemplo, un periodista freelance podría poner en azul los eventos a cubrir, en amarillo las reuniones con los medios y en rojo las fechas de entrega. Todo esto es para tener visibilidad y anticiparse.

Tampoco podemos olvidarnos a la hora de organizar el calendario de los imprevistos y dejar huecos para “apagar fuegos”, ya que hay asuntos que no podemos controlar, y aún más en el caso de los autónomos que deben estar siempre disponibles. Eso sí, hay que saber si realmente se trata de una urgencia para poder priorizar. En este sentido, hay que tener presente la famosa regla de los dos minutos: si surge una tarea que se puede resolver en menos de dos minutos, se debe acometer de inmediato y no posponerla, ya que se tarda más tiempo en agendarla que en hacerla en ese mismo momento. 

Una de las tareas que más tiempo quita y que descuadra el calendario es el correo electrónico. Según los expertos, para una buena gestión de esta herramienta, lo primero que hay que hacer es deshacerse de lo que no se necesite, es decir, hacer una primera lectura para eliminar los correos que no interesen. A continuación, se debe contestar en orden a todos los correos, hasta dejar la bandeja de entraba vacía. Pero, ¿qué pasa con esos correos sesudos que cuesta tiempo contestar? Los métodos de optimización recomiendan crear una carpeta para mandar ahí estos mensajes en la segunda lectura. Después, llega el momento de remangarse y contestar esos emails complicados, ya que no se trata de dejarlos sin contestar, sino de optimizar el tiempo. De hecho, si cuesta mucho y va a crear tiempos muertos, es mejor pasar a otra tarea y volver a ellos más tarde, dejando reposar la idea de lo que se va a responder.

Además, es fundamental organizar bien las reuniones, ya que en España se invierte casi el 20% del tiempo de la jornada laboral en este tipo de encuentros. Y es que, la facturación y la productividad de un negocio, en muchos casos, queda ligada a si han sido reuniones productivas o no. Para ello, hay que preparar lo que se va a tratar y fijar un tiempo para que no se extienda demasiado, ya que si son muy largas se pierde la atención y no se avanza. De esta forma, se cumplirán los objetivos deseados y no descuadrarán el calendario.

Coordinar la agenda del negocio junto con la de los clientes

Ignacio Cabra, fundador de Masha - una agencia de comunicación y representación de artistas fundada en 2017 - nos cuenta su método de gestión del tiempo. “Como representante, tengo que ser muy organizado, ya que he de coordinar la agenda de diferentes influencers, junto con la de la agencia y la mía personal”.

Masha, lleva la representación de varias artistas de moda con una agenda todoterreno, entre las que cabe mencionar a Paula Loves o Anabel Hernandez.  “Nos aseguramos de que en sus trabajos se cuide hasta el último detalle, por ello contamos con estilistas, fotógrafos, videógrafos, y un sin fin de medios para que el éxito sea el único resultado posible”, apunta el fundador.

Para ello, se encarga de organizar sus agendas: reuniones, producciones de fotos, viajes.... “Tengo todos sus correos profesionales en mi móvil para poder organizar todo el proceso”, apunta. Concretamente el fundador de Masha recibe una media de 40 correos diarios, sin contar spam y publicidades. “Lo primero que hago al levantarme y antes de acostarme es revisar todos los mensajes, tanto del email, como de las redes sociales”. Y es que en la actualidad no solo se utiliza el correo como herramienta de trabajo sino, que entra el juego Whastsapp, Instagram… De hecho, asegura que mucha gente manda propuestas a través de Instagram, aunque posteriormente se formalizan con un correo electrónico. “No se puede descuidar ninguna red porque si no se podrían perder colaboraciones. Y es que, gestiono todo desde mi perfil personal @chetebe y el de las chicas”, explica.

Además, para tener todo bajo control, empieza la jornada una o dos horas antes que el resto y dedica los primeros 15 minutos del día a repasar el trabajo principal del día anterior, lo que hay que hacer ese día y los próximos. “Tengo un calendario con todo divido en tres colores: amarillo para los eventos y reuniones que hay que acudir, rojo para fijar cuando tienes que publicar en sus redes sociales y magenta para agendar los viajes”.

¿Su mejor aliado? El smartphone como herramienta de trabajo. “Mientras superviso una sesión de fotos puedo pedir un FreeNow para recoja a una de mis chicas, contestar a un correo para una futura colaboración y revisar calendario para que no se me pase nada”, afirma. Y es que, las nuevas tecnologías están facilitando que los emprendedores puedan realizar las tareas desde cualquier lugar, simplemente descargando una serie de aplicaciones móviles. “El hecho de trabajar en la nube da mucha flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar”.