Confeccionar un buen presupuesto: clave para no perder dinero en tu actividad

El presupuesto es el documento por excelencia del autónomo. No sólo porque le permite cobrar lo que le corresponde por su trabajo, también porque es la carta de presentación del negocio y, muchas veces, la primera toma de contacto que tendrá con el cliente. ¿Cuánto hay que cobrar por los servicios para no pillarme el dedo con los gastos? ¿Estarán dispuestos los clientes a pagar el precio que les propongo? Son algunas de las dudas frecuentes a la hora de presupuestar un trabajo. Para resolverlas, el autónomo debe tener en cuenta varios aspectos.

A la hora de fijar el precio de los servicios las estimaciones no son suficientes. Gastos fijos, inversiones, material o  margen de beneficio. Son sólo algunos de los muchos conceptos que debe incluir el presupuesto. No tenerlos en cuenta puede dar como resultado un precio demasiado alto -se pierden clientes- o demasiado bajo -se pierde dinero-. Estos son los criterios para calcularlo. 

Criterios a tener en cuenta antes de hacer el presupuesto

Es frecuente que la primera vez que un autónomo envía un presupuesto a su cliente pase por alto algunas aspectos fundamentales. Y, esto, puede generar perdidas en el negocio. La Confederación Española de la Pyme (CEPYME) aconsejó cuatro claves que todo trabajador por cuenta propia debería tener en cuenta antes de hacer un presupuesto: 

• Cubrir costes: Es la base de cualquier presupuesto. En el precio del producto o servicio deben estar incluidos todos los costes, desde el alquiler del local- en caso de tenerlo- hasta las inversiones realizadas, algunos impuestos y el precio de los materiales o gastos asociados al trabajo que se va a realizar.
• Margen de beneficio:  Quizás sea este el punto que más suelen pasar por alto los autónomos. El beneficio siempre debe calcularse con un porcentaje añadido al coste total. Que este margen de ganancias sea mayor o menor dependerá de la estrategia comercial con el cliente - por ejemplo, si es la primera vez que demanda los servicios-. Además, hay que tener en cuenta que el margen de beneficio dependerá del coste del trabajo,.A menos gastos, más posibilidades habrá de ampliar el porcentaje de ganancias sin que el precio final sea demasiado alto.
• Precio de mercado:  Un presupuesto no sólo debe calcularse en función de las cuentas del propio negocio, también hay que tomar como referencia los precios de los competidores. Si, en relación a la competencia, los precios del autónomo son muy altos es probable que acabe perdiendo clientes, si son demasiado bajos, es probable que esté perdiendo dinero.
• Promociones: Dentro del precio también hay que tener en cuenta posibles promociones. Si el autónomo está empezando, puede que sea interesante ofrecer precios más bajos, o fidelizar clientes con algún tipo de oferta. En todo caso, estas promociones tienen que calcularse teniendo en cuenta los apartados anteriores para evitar vender productos a un precio inferior al de elaboración o con márgenes demasiado bajos.

A partir de estos criterios, será más fácil fijar un precio. En todo caso, hay métodos para calcularlo. Los expertos de  la banca Laboral Kutxa explicaron cómo deberían fijar los autónomos su precio por hora para, a partir de ahí, elaborar un presupuesto que les permita cubrir gastos y generar beneficios. 

Cómo calcular un presupuesto

1. Fijar un objetivo: ¿Qué cantidad bruta queremos ganar al año?

O en otras palabras, ¿Cuánto pretende cobrar el autónomo anualmente? Para responder a esta pregunta no sólo hay que tener en cuenta lo que se desea ganar, también en qué punto se encuentra el negocio, lo consolidado que está y si ya tiene -o no- clientes fidelizados . Desde Laboral Kutxa pusieron como ejemplo un autónomo cuyo objetivo es ganar 21.000 euros brutos al año y tener un mes de vacaciones. 

2. Calcular los gastos fijos de la actividad

El autónomo debe tener en cuenta todos los gastos a los que hace frente durante el año. Desde el alquiler del local o gastos de Internet, hasta la gestoría, o la cuota de autónomos. Eso sí, desde la caja de ahorros vasca, aconsejaron "calcularlos siempre sin IVA" ya que el impuesto se sumará después al precio de la hora de trabajo. Por ejemplo, podría darse el caso de un autónomo que tenga unos gastos fijos anuales de 6.180 euros.

3. Sumar el objetivo de ganancias brutas y gastos fijos anuales 

Con estos datos, se podrá calcular lo que -como mínimo- habrá que facturar al año para alcanzar los objetivos. Siguiendo el mismo ejemplo, la suma anual sería 21.000 euros (como objetivo de ganancias anuales) + 6.180 ( gastos fijos anuales) =27.180 euros.

4. Calcular la facturación mensual

Una vez calculado el total anual que hay que facturar, se dividirá entre los meses de actividad, (en este caso, restando el mes de vacaciones que el autónomo prevé cogerse). Así, se dividirá el total de facturación anual 27.180 por 11 meses (si el autónomo coge un mes de vacaciones) = 2470 euros para facturar cada mes.

5.Calcular el precio por hora

En función a esta facturación mensual se calculará el precio por hora, teniendo en cuenta "las horas productivas de  cada jornada (por ejemplo 5 al día)". En este caso, si un mes tiene 20 días laborables, las horas productivas mensuales serán 100 ( multiplicando  20×5 ). Por supuesto, eso no quiere decir que se trabaje tan sólo 5 horas al día, sino que éstas serán los horas de trabajo que se pueden vender, mientras que el resto es tiempo que no se factura: comercial, contabilidad, reuniones, formación, viajes, etc " explicaron desde Laboral Kutxa.

Teniendo en cuenta que el objetivo de facturación mensual, en este caso, es de 2.470 euros y las horas que se pueden incluir en un mes de trabajo son 100,  habría que dividir  2.470 euros / 100 = 24,70 euros/hora.

A partir de aquí, y sabiendo ya cuanto vale cada hora de trabajo,  tan sólo quedará saber cuantos horas va a dedicar el autónomo al servicio que está presupuestando. Si, por ejemplo, estima que en el trabajo que va a hacer para el cliente invertirá unas 40 horas, bastará con multiplicar su precio/hora por 40. Al resultado, habrá que sumarle después, en cada presupuesto, el material que se vaya a necesitar para el proyecto.

¿Qué debe incluir un presupuesto?

1.- Datos de la empresa: en este apartado deben detallarse todos los datos del negocio que ofrece el producto o el servicio, como: nombre, razón social, NIF, domicilio fiscal, datos de contacto… Toda la información referente al negocio y que pueda servir al cliente para conocer los datos básicos de la empresa y dónde poder localizarla.

2.- Datos del cliente: tanto si es persona física como si es persona jurídica. En el presupuesto deben detallarse también los datos principales del cliente: nombre, DNI, domicilio, número.

3.- Descripción del producto o servicio contratado: una vez detallados todos los datos hay que describir aquello por lo que el cliente va a pagar. Es una parte fundamental dentro del presupuesto, en ella deben quedar especificados todos los materiales que se necesitan y la cantidad, el tiempo estimado que se va a tardar y los costes asociados. Por ejemplo: en el caso de que se trate de un autónomo albañil al que han contratado para reformar un baño, en este apartado deberá especificar qué azulejos necesita y el número; el tiempo que tardará la obra; la necesidad de pedir una licencia de obras… Asimismo, los expertos recomiendan describir también cómo va a quedar el trabajo final para que los clientes puedan hacerse una idea.

4.- Coste: en este aparto el autónomo deberá indicar el coste que tendrá, este deberá estar desglosado sin el IVA y con el importe final con IVA que se aplica.

5.- La forma de pago: si será en efectivo, con tarjeta o con un ingreso en cuenta -en este caso especificar el número de cuenta-; si será un pago único o a plazos;  si habrá que abonar la mitad antes de empezar el proyecto o todo después. Dependerá siempre de los costes previos, de la forma de trabajar del propio autónomo y sector, y finalmente del producto o del servicio.