Cinco consejos para evitarte problemas con Hacienda si tienes un negocio

Ni la pandemia ni el verano ni la crisis económica frenaron las inspecciones de Hacienda. Al contrario, tras el estado de alarma, el Fisco volvió en todo su esplendor aunque, esta vez, con la intención de centrarse más en las grandes empresas que en los pequeños negocios.

A pesar de ello, los autónomos no pueden descartar la visita de  los inspectores de Hacienda y, cuantas más discrepancias tiene un contribuyente, más posibilidades tendrá de ser llamado. "Es así de sencillo. Mucho más teniendo en cuenta el escaso número de efectivos que hay y el tiempo de trabajo que recae sobre cada uno. No es posible investigar a todos, pero sí se puede hacer una labor de concienciación y centrarse en las discrepancias más abultadas", explicó a este diario José María Mollinedo, secretario general de Gestha. 

Esas discrepancia pueden ser muy variadas: "personas que presentan bajas rentas o bajos beneficios y que, sin embargo, tienen desde vehículos de gama alta hasta embarcaciones recreativas o incluso son titulares de una tarjeta visa oro. Ese tipo de cuestiones, que son signos externos, ya nos determinan y levantan las sospechas", comentó Mollinedo.  

Las cinco normas básicas para evitar problemas con Hacienda

Sin embargo, y más allá de este tipo de indicios, también hay medidas y acciones que forman parte del día a día de cualquier autónomo o empresario, que son sencillas de llevar a cabo pero muy efectivas a la hora de evitar posibles inspecciones de Hacienda. La empresa de facturación Quipu elaboró una guía con cinco normas que debe seguir cualquier negocio para no tener problemas con el Fisco.

Emite siempre factura

Todo autónomo que realice una venta o servicio debe emitir factura por ella. Aunque parece evidente, es también la norma más importante para evitar cualquier problema con Hacienda. Se deben emitir "con su IVA e IRPF pertinente, si así se requiere. La relevancia de las facturas está en que Hacienda quiere una justificación de tu actividad, para verificar que has prestado un servicio y has pagado tus impuestos por ello", explican desde Quipu

Exige siempre factura

Casi tan importante es emitir como recibir factura por todos los gastos relacionados con la actividad. En este caso, podría serlo incluso más, ya que estas facturas de proveedores lo que permiten hacer es la desgravación de los gastos. Y, si el autónomo deduce cualquiera de estas compras en su declaración pero no tiene factura para justificarlo, el Fisco lo entenderá también como fraude. 

Además, tan importante es que haya factura como que ésta esté correctamente realizada. Como norma general y para no tener problemas con las deducciones, estos documentos deben contar siempre con:

• Número y, dependiendo del caso, serie: la Ley establece que en caso de serie la numeración de las facturas será correlativa.
• La fecha en la que se ha expedido la factura, es decir, el día, el mes y el año en el que se realizó el trabajo o se vendió el producto.
• Datos (nombre, apellidos, razón o denominación social completa) tanto del comprador como del vendedor que emite la factura
• Número de Identificación Fiscal de la empresa obligada a expedir la factura.
• Descripción de la transacción.
• Cantidad total.
• El tipo impositivo o tipos impositivos que se aplicarán (IVA, IRPF…).

Libro de registro, IVA, IRPF, ingresos y gastos.

Aunque muchos autónomos no lo sepan, la llevanza de los libros contables es una obligación. No sólo eso, se deben guardar durante cinco años y, de no hacerlo, el negocio pueden enfrentarse a una sanción. De hecho, éste es precisamente uno de los motivos más frecuentes por los que el Fisco suele sancionar al colectivo.

Los trabajadores autónomos están obligados a anotar con claridad y exactitud los ingresos y gastos de su actividad en los libros contables. Si éstos no se llevan o no se llevan como se debería, se estaría cometiendo una infracción tributaria penada con una multa de, como mínimo, 150 euros, según el artículo 200 de la Ley General de Tributaria.

Conservar todos los documentos de alta o contratos

La gestión documental es otra de las cuestiones más importantes y también de las que más problemas generan a los autónomos. "No sólo debemos guardar los libros de registro, facturas, tíquets etc.. también tenemos que guardar todos esos documentos que forman parte de nuestro negocio. Desde nuestra alta como autónomos, hasta los contratos de arrendamiento, préstamos o, si eres una empresa, los documentos de constitución", explican desde Quipu.

Ésta es una de las claves en las que suelen fijarse los técnicos y también una de las medidas más sencillas pero eficaces para evitar problemas con la Agencia Tributaria.

Ojo con el domicilio fiscal

Aunque no lo parezca, los errores en el domicilio fiscal pueden generar más de un problema al autónomo. "Cuando nos damos de alta, establecemos un lugar como nuestro domicilio fiscal donde desarrollamos nuestra actividad o bien donde vivimos. Este lugar es imprescindible para que Hacienda se comunique con nosotros. Es decir, necesitamos informar correctamente sobre nuestro domicilio fiscal a la Agencia Tributaria para así poder recibir comunicaciones o requerimientos cuando ésta lo requiera", explicaron desde Quipu

Si al segundo intento de comunicación por parte de Hacienda no hay respuesta, el procedimiento -sea cual sea- seguirá adelante y "no podremos oponernos a posteriori", añadieron desde la plataforma de facturación.  

¿Y en qué suelen fijarse los inspectores durante las visitas?

No hay una respuesta exacta. Por razones obvias, Hacienda no desvela todos sus métodos y focos de interés. Sin embargo, existen pistas que pueden ayudar al autónomo a hacerse una idea. Los expertos coinciden en que hay cinco claves en las que los inspectores suelen mostrar mayor interés en las investigaciones.

• Libros de IVA 

Los inspectores comprobarán los libros de IVA, especialmente de aquellos autónomos que hayan solicitado la devolución de este impuesto.  

• Coherencia entre compras y volumen de ventas 

Una de las cuestiones a las que más presta atención la Agencia tributaria es a la coherencia entre el volumen de ventas y todas las compras que se hayan realizado durante el mismo ejercicio. 

• Modelo 347 

Hacienda suele comprobar las diferencias observables en el Modelo 347, en el que se deben incluir todas las operaciones superiores a 3005 euros anuales. 

• Gastos deducidos 

Los gastos deducidos son la piedra angular de cualquier inspección de Hacienda. El autónomo deberá tener mucho cuidado con cualquier deducción que haga. Por más que sea deducible, es recomendable tener todas las justificantes necesarios para ahorrarse problemas con el Fisco. Además, la empresa Billin recordó que hay que tener especial cuidado con los gastos que suelen generar dudas y son la mayoría. Las deducciones del vehículo son las que más llaman la atención de los inspectores y hay muchas que los autónomos piensan que pueden hacer y luego no son aceptadas por Hacienda.

• CIF intracomunitario 

La solicitud del CIF intracomunitario suele ser motivo de visita al domicilio fiscal. Más aún cuando no cuadra la información suministrada desde Europa con la declaración realizada en España por el contribuyente.