Cómo deducir los gastos del coche en el IRPF e IVA si eres autónomo
El declarante está obligado a demostrar que su uso está completamente relacionado con su actividad profesional y a justificar los gastos con facturas.
Cómo deducir los gastos derivados de la compra o mantenimiento de un vehículo o el consumo de combustible, peajes o incluso los recibos de aparcamiento cuando éste se utiliza al servicio del propio negocio, constituye una de las principales preocupaciones para los autónomos.
La respuesta a esta cuestión no es sencilla, pues la maraña normativa -afecta a varios tributos como el IVA y el IRPF- y la exigencia por la Agencia Tributaria de facturas, justificantes y pruebas variopintas cuya valoración es competencia exclusiva suya, desincentivan muchas veces la solicitud de estas deducciones.
Antes de comenzar, hay que distinguir entre las posibles deducciones que afectan al IVA y al IRPF. Según explica BBVA en su portal ‘Con tu empresa’, en el caso del IVA, la adquisición del vehículo y los gastos asociados a su utilización -reparaciones, cambios de piezas, revisiones…- pueden desgravarse al 100% siempre los profesionales se dediquen en exclusiva a actividades vinculadas con el transporte. Sería el caso, por ejemplo, de los camioneros, taxistas, profesores de autoescuela o mensajeros/repartidores.
Hacienda especifica los casos en que es posible deducir el 100% del IVA:
- Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías.
- Vehículos para la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.
- Los que prestan servicios de enseñanza a conductores mediante contraprestación.
- Utilitarios usados para pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas.
- Turismos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
- Los vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad.
Para el resto de los autónomos, la normativa establece un límite en la desgravación de estos gastos del 50%. Gastos que deberán acreditar de manera específica ante la Agencia Tributaria.
¿Y cómo demostrar a Hacienda que esos gastos son derivados de la actividad profesional? Pues mediante facturas, recibos y, si es necesario, incluso una relación detallada de los desplazamientos realizados, de los clientes y las poblaciones visitadas. Si dicha lista no convence a la Agencia Tributaria, es posible que exija al autónomo aún más pruebas, como la correspondencia electrónica mantenida con dichos clientes -consultas, presupuestos, confirmaciones de actividad…- que corroboren la realización de las visitas para prestar servicios o entregar mercancías.
Gastos deducibles en el IRPF
Los autónomos también pueden imputar determinados gastos derivados del uso del vehículo en la declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, pero también deberán ser capaces de demostrar ante Hacienda que estos costes están completamente ligados a su actividad. En última instancia, recalcan los expertos de BBVA, es la Agencia Tributaria quien tiene la última palabra, es decir, el poder decidir si los gastos son deducibles o no.
En general, el autónomo debe de estar preparado para acreditar ante la Agencia Tributaria todas aquellas situaciones que justifiquen que el uso que se ha hecho del vehículo es con una finalidad estrictamente profesional.
En este caso, hay gastos como combustible, peajes y aparcamiento en parkings públicos, cuya deducción está de nuevo condicionada a que el vehículo que los origina esté afecto a la actividad económica.
Y en este punto, el Reglamento del IRPF es claro: no considera afectados los vehículos que se utilicen simultáneamente para actividades económicas y para necesidades privadas, salvo que la utilización para estas últimas sea “accesoria y notoriamente irrelevante”, entendiendo como irrelevante “que se produzca en días u horas inhábiles”. Esta condición no es aplicable a los vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías, transporte de viajeros, enseñanza de conductores, desplazamientos de agentes de comerciales o a los que son objeto de cesión de uso con habitualidad y onerosidad. Los bienes afectos deben figurar en la contabilidad o registros oficiales de la actividad económica.
En el caso de los turismos que se presuman afectados de manera exclusiva, deberán probar ese hecho ante la Agencia Tributaria. Si su uso está acreditado debidamente, podrán deducir todos los gastos anteriormente expuestos. De lo contrario, no podrán beneficiarse de ninguna deducción.
